Assistenz in Der Wissenschaftsverwaltung

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar
- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar
- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem
- und Paläoklimaforschung.
- Assistenz in der Wissenschaftsverwaltung (m/w/d)

**Hintergrund**
Das Helmholtz-Institut für Funktionelle Marine Biodiversität (HIFMB) ist ein Forschungsinstitut mit Sitz in Oldenburg. Es erforscht die marine Biodiversität und ihre Bedeutung für die Funktion mariner Ökosysteme. Damit entwickelt es die wissenschaftlichen Grundlagen für den Meeresschutz, die marine Governance und das Ökosystemmanagement.

**Ihre Aufgaben**
Allgemeine Assistenz
- und Sekretariatsaufgaben: Sie sind in enger Abstimmung mit den fachlich Vorgesetzten Kerngruppenleitungen, dem Standortmanagement und der Gruppe Wissenschaftsstrategie und -management verantwortlich für allgemeine Aufgaben, die bei den zukünftig 6 wissenschaftlichen Kernarbeitsgruppen am HIFMB anfallen:

- Korrespondenz, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache, Bearbeitung von Texten
- Terminkoordination
- Terminvor
- & nachbereitungen
- Organisatorische Vor
- und Nachbereitung sowie Begleitung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings, Gremiensitzungen und sonstigen Terminen (Terminermittlung, Protokolle, Buchung & Vorbereitung Raum, Kommunikation)
- Unterstützung weiterer administrativer Prozesse (z.B. Einstellung von Hilfskräften, Dienstreisen)

Bestellungen und Beschaffung: An der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung am HIFMB und dem AWI in Bremerhaven sollen Sie bei den umfangreichen Bestell
- und Beschaffungsvorgängen unterstützen. Zum großen Teil handelt es sich hierbei um Laborzubehör, darunter auch Chemikalien und Gefahrstoffe. Die einzelnen Aufgaben hierbei sind:

- Unterstützung von Wissenschaftler:innen bei zum Teil komplizierten und umfangreichen Bestellanforderungen im AWI Beschaffungssystem
- Ermitteln von Beschaffungs
- und Sicherheitsbestimmung bei Vor-Ort-Beschaffungen
- Organisation des Informations
- und Dokumentenflusses
- Bearbeitung der Rückfragen der Rechnungsprüfung
- Bearbeiten von Reklamationen und Rücksendungen
- Unterstützung bei Notbeschaffungen
- Unterstützung des technischen Personals am HIFMB bei der Organisation von Anlieferung
- Unterstützung des technischen Personals am HIFMB bei der Warenannahme und Wareneingangsprüfung

Unterstützung Drittmittelprojekte: In enger Abstimmung mit den Kerngruppenleiter:innen, der Administration am HIFMB sowie der Drittmittelabteilung am AWI, sind Sie zuständig für allgemeine Aufgaben einzelner Drittmittelprojekte. Darunter fallen unter anderem:

- Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten verschiedener Fördereinrichtungen, national & international)
- Betreuung und Koordination des Berichtswesens
- Ausfüllen der Budget
- und Antragsformulare
- Organisation der Projekttreffen (s. dazu auch AV4)

Gäste und Gastwissenschaftler:innen**:Regelmäßig kommen Gäste ans HIFMB, darunter fallen sowohl Gastwissenschaftler:innen (GoVs), die für einen längeren Zeitraum in die Arbeitsgruppen kommen, als auch Besucher, die für wenige Tage die Arbeitsgruppen besuchen und in der Regel einen Vortrag halten. Zur Betreuung dieser sind Sie zuständig für u.a. die folgenden Aufgaben:

- Betreuung und administrative Ansprechperson von Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern sowie eingeladenen Rednerinnen und Rednern
- Buchen von Reisen und Hotel in Absprache mit Reisekostenabteilung und Reisenden
- Buchen von eigenen und fremden Veranstaltungsräumen
- Angebotseinholung und Beauftragung von Cateringdienstleistern
- Vorbereiten der Veranstaltungsräume, Auf
- und Abbau der Beschilderung und Wegführung,
- Zusammen mit technischem Personal am HIFMB Auf
- und Abbau der Technik (Präsentationsrechner, Beamer, Lautsprecher, Mikrophone und Netzzugang)
- Führung der unterstützenden studentischen Hilfskräfte
- Durchführen von Auslagenerstattungen
- Ggf. Anlegen von Gast-ohne-Vergütungs-Anträgen

Helmholtz Program-Oriented Funding (POF): In der Helmholtz-Gemeinschaft ist die Forschung in Programme organisiert. Sie unterstützen das Wissenschaftsmanagement und der/die verantwortlicheN Wissenschaftler:in (z. B. Unterthemensprecher) bei Organisations
- und Berichtsaufgaben.

**Ihr Profil**

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Aus
- oder Weiterbildung zum/zur Fremdsprachensekretär:in oder für Bürokaufleute oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. eine kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung. Sie verfügen nachweislich über sehr gute Fremdsprachen