Referent in Office Management

Wir kämpfen für eine Welt ohne Hunger und Not. Für alle Menschen. Unser Ziel: Leben retten und Menschen in Not wieder Hoffnung schenken. Möchtest du dabei mitwirken? Dann bist du bei dieser vielseitigen Position richtig

Aktion gegen den Hunger wurde 2014 als deutsche Sektion des internationalen Netzwerks Action Against Hunger gegründet. Seitdem setzen wir uns mit Energie und Überzeugung dafür ein, zu einem Wandel in Denken und Handeln beizutragen und mit unserer globalen Projektarbeit nachhaltige Veränderung zu bewirken. Weltweit unterstützen wir über 25 Millionen Menschen in 50 Ländern. Wir kämpfen gegen Mangelernährung, schaffen Zugang zu sauberem Wasser sowie gesundheitlicher Versorgung und unterstützen Menschen dabei, sich nachhaltige Lebensgrundlagen aufzubauen.

Wir arbeiten tagtäglich daran, die Vision von einer Welt ohne Hunger zu verwirklichen. Dabei suchen wir für unsere deutsche Sektion mit Sitz in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte und freundliche Person, die in Teilzeit mit 20-24 Stunden/Woche unser sympathisches und visionäres Team in administrativen und organisatorischen Themen unterstützt.

**Referent*in Office Management & Administration**:
Du verantwortest gemeinsam mit einer Kollegin unsere gesamte Büroorganisation und bist Ansprechpartner*in für alle Fragestellungen aus dem Team, die sich für deinen Aufgabenbereich ergeben. Du hast Freude daran, organisatorische Abläufe innerhalb deines Verantwortungsbereiches kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln und gestaltest somit unsere Abteilung Finanzen und Administration sowie die gesamte deutsche Organisation maßgeblich mit.

**Deine Aufgaben**:

- Du verantwortest unser Facilitymanagement und kümmerst dich um alle Themen rund um die Büro
- und Gebäudeverwaltung, bist die erste Ansprechperson für die Hausverwaltung und verschiedene Dienstleister und koordinierst interne und externe Anfragen.
- Du bist dafür zuständig, dass unser Team mit allen erforderlichen Büromaterialien und -equipments ausgestattet ist und unterstützt bei der Weiterentwicklung interner Einkaufsrichtlinien.
- Du bist Ansprechpartner*in für alle Belange des Arbeits
- und Gesundheitsschutzes und entwickelst die vorhandenen Konzepte entsprechend gesetzlicher Bestimmungen weiter.
- Du formulierst Richtlinien und Leitfäden für verschiedene interne Prozesse und Tools, um routinemäßige Abläufe in unserer Organisation voranzutreiben und den Mitarbeitenden Hilfestellungen zu geben.
- Du unterstützt uns bei der Entwicklung und Implementierung von Standardprozessen, bspw. innerhalb des Vertragsmanagements und der Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware.
- Du widmest dich allgemeinen Tätigkeiten wie der Erledigung von Korrespondenz (Post und Telefon), der Organisation von (digitalen) Meetings und dem Empfang von Dienstleistern und Besuchern.
- Du vertrittst deine Kollegin in den Bereichen IT-Infrastruktur, Telekommunikation und Datenschutz sowie bei der Rechnungsbearbeitung.
- Gemeinsam treibt ihr die gesamtorganisatorische Digitalisierung kontinuierlich durch die Recherche, Prüfung und Implementierung neuer Softwareprogramme entschieden voran.

**Dein Profil**:

- Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder möchtest dich in einzelne, dir noch unbekannte Aufgabenbereiche, einarbeiten.
- Dein Herz schlägt dafür, deinem Team unter die Arme zu greifen und sie bei all ihren vielfältigen Fragestellung zu begleiten.
- Du überzeugst mit einem ausgeprägten Organisationstalent und hast Freude daran, mehrere Bälle in der Luft zu halten. Dabei begeisterst du dich stets für neue Aufgaben.
- Du behältst einen umfassenden Überblick auch in stürmischeren Zeiten.
- Du arbeitest eigenverantwortlich und lösungsorientiert, gleichzeitig hat Teamarbeit für dich einen hohen Stellenwert.
- Du verfügst über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und hast Spaß an einer offenen und herzlichen Zusammenarbeit.
- Du verfügst über gute Kenntnisse der gängigen Microsoft Office Programme. Dabei hast du einen versierten Umgang mit Excel und es ist dir wichtig auf dem aktuellsten Stand neuer digitaler Entwicklungen zu sein, die unsere Arbeit erleichtern.
- Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Gute Englischkennnisse sind von Vorteil.

**Unser Angebot**:

- Wir bieten dir vielseitige Aufgaben und einen spannenden Gestaltungsspielraum in einer wichtigen Schnittstellenposition.
- Wir sind ein hoch motiviertes und sympathisches Team mit kurzen Entscheidungswegen.
- Wir leben eine Organisationskultur, in der eine wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe fest verankert ist und die Stärken und Potenziale von Mitarbeitenden gefördert werden. Ein guter Teamzusammenhalt und Humor/Freude bei der Arbeit sind uns dabei wichtig.
- Flexible Arbeitszeiten und regelmäßige Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich.
- Unser Büro befindet sich in bester Lage