Verwaltungsleitung (M/w/d)

Verwaltungsleitung (m/w/d)

Staatliche Zeichenakademie Hanau

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Über uns

An der Staatlichen Zeichenakademie Hanau ist die Stelle einer/ eines Verwaltungsleiterin/ Verwaltungsleiters zu besetzen.
Es steht eine Stelle der Besoldungsgruppe A 11 HBesG oder Entgeltgruppe E 11 TV-H zur Verfügung.
Die Staatliche Zeichenakademie Hanau ist eine der renommiertesten und ältesten eigenständigen staatlichen Fachschulen in Deutschland. Ausgebildet werden in Vollzeit der BFS, Goldschmiedinnen und Goldschmiede, Silberschmiedinnen und Silberschmiede, Metallbildnerinnen und Metallbildner, Graveurinnen und Graveure sowie Edelsteinfassinnen und Edelsteinfasser. Zur Liegenschaft gehört eine technisch umfangreiche, sehr moderne Ausstattung mit sehr vielfältig ausgestatteten Werkstätten und Maschinen und umfangreichen sicherheitsrelevanten Arbeitsabläufen auch im Gefahrstoffbereich.
Als Verwaltungsleiter/in arbeiten Sie eng mit dem Schulleiter, der stellvertretenden Schulleiterin und der Koordinatorin zusammen und sind auch für die Verwaltungsangestellte, den Haushandwerker und zwei Auszubildende leitend verantwortlich.
Sie beraten und leiten Entscheidungen in den Bereichen der Personalverwaltung der Verwaltung, Liegenschaftsverwaltung, Haushalts
- und Finanzplanung sowie der Arbeitssicherheit. Des Weiteren unterstützen Sie die Schulleitung sowie die schulischen Fachgremien bei der Umsetzung der schulischen Aufgaben und Planungen. Sie sorgen für die Angebote, Arbeitsmittel, gewährleisten kaufmännische Korrektheit bei allen Personal
- und Sachangelegenheiten und verwalten diese. Im Auftrag der Schulleitung tragen Sie in Ihrer Funktion Verantwortung für einen reibungslosen täglichen Ablauf des Schulbetriebs und anfallender Veranstaltungen.

Ihre Aufgaben
- Aufgabenschwerpunkte:

- Mitglied der Schulleitung auf Leitungsebene und Teilnahme an wesentlichen Konferenzen
- Leitung, Koordination und Organisation des Rechnungswesens und des allgemeinen Verwaltungsbereichs sowie des Einkaufs (inklusive Beschaffungs-, Ausschreibung
- Vertragswesen, Investitionsplanung, Controlling)
- Vertretung der Schulleitung bei Liegenschaftsangelegenheiten gegenüber dem Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen (LBIH) (einschließlich Reparatur
- und Unterhaltsplanung und Schließplan der Schlüsselvergabe)
- Leitung beim Einsatz des Personals in den Bereichen der Verwaltung und des Rechnungswesens
- Leitung der Verwaltung des gesamten Personal-Vertragswesen u. deren Nebentätigkeitsmeldungen
- Leitung des jeweiligen Hausmeisters (extern im Vertrag), -der Verwaltungsangestellten, -dem Haushandwerker und der zwei Auszubildenden
- Budgetangelegenheiten in Absprache mit der Schulleitung: Leitung, Planung, Durchführung und Rechenschaftslegung für die Staatliche Zeichenakademie mit der finanziellen Steuerung von Schulabläufen, sowie Sicherheits-, Beschaffungsverwaltung (auch H-Stoffe)
- Durchführung der Investitionsplanung in Zusammenarbeit mit der Schulleitung und den fachlichen Gremien (auch Großanschaffungen)
- Koordination und Mitwirkung zur Planung der Schulfeste
- und Jahresabschlussarbeiten sowie besonderer Anlässe
- Leitung der Aufarbeitung von Daten zur Analyse von Geschäftsprozessen
- Verwaltung der Personalangelegenheiten in Kooperation mit der personalführenden Dienststelle des Staatlichen Schulamtes in Weilburg
- Koordination und Organisation des Arbeitsschutzes und der Sicherheitsbestimmungen für den Verwaltungs-, Werkstatt-, und Schulbereich mit der Sicherheitsbeauftragten sowie MAS
- Sicherstellung des Schulbetriebs im Sekretariat
- Personalentwicklung und Personalführung, Führen von Personalgesprächen der Verwaltung in Absprache mit dem SL

Unsere Anforderungen
- Zwingend erforderlich:
Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor, Diplom), oder Laufbahnbefähigung für den
gehobenen Dienst in der allgemeinen Verwaltung oder Finanzverwaltung (Bachelor, Diplom FH)

Erwünscht werden:

- Mehrjährige Tätigkeit im öffentlichen Dienst, insbesondere als Mitarbeiter einer Verwaltungseinheit oder eine vergleichbare mehrjährige Tätigkeit in einem Wirtschaftsunternehmen
- Kenntnisse in der Durchführung von Buchhaltung, kaufmännischem Rechnungswesen und Finanzplanung und Einkauf sowie Hausverwaltung
- Kenntnisse im Bereich des öffentlichen Haushaltsrechts
- Kenntnisse in der Anwendung des SAP-Systems, insbesondere der SAP-Module FI, CO und PSM
- Sicherer Umgang mit dem Microsoft-Office-Paket, insbesondere vertiefte Kenntnisse in Excel

Überfachliche Kompetenzen:

- Erfahrung in der Mitarbeiter
- und Personalführung, insbesondere Führungsstil, der auf kooperative und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Berufsgruppen ausgerichtet ist
- Hohe Flexibilität und Eigenverantwortlichkeit, Konzeptionelles Handeln und organisatorisches Geschick
- Verantwortungsbewusstsein, Planungs
- und Organisationsfähigkeit
- Fachübergreifendes, wirtschaftliches Denken
- Belastbarkeit, Dialog
- und Kommunikationsfähigkeit,