Executive Assistant Gl-assistenz

Unsere Klientin ist ein führender Dienstleister, der Lieferanten und Händler entlang der gesamten Wertschöpfungskette unterstützt. Mit langjähriger Markterfahrung bietet sie Lösungen in den Bereichen Zahlungs
- und Planungssicherheit, Datenmanagement, Marktanalysen sowie Digitalisierung und Automatisierung. So schafft sie effiziente, sichere und zukunftsorientierte Strukturen, die unternehmerisches Wachstum ermöglichen. Mit über 14’000 Lieferanten und 150 Handelsunternehmen profitiert eine breite Marktlandschaft von den innovativen Dienstleistungen unserer Klientin, die mit eigenen Gesellschaften europaweit vertreten ist.

Per Januar 2026 (oder früher) suchen wir eine versierte und gewinnende Persönlichkeit, die Freude daran hat, eine spannende Herausforderung in einem Unternehmen mit einer starken Unternehmenskultur anzunehmen - eine vielseitige Aufgabe in einem modernen Umfeld, das sich stetig weiterentwickelt und auf eine starke digitale Zukunft setzt.

**Executive Assistant | on-site**

Sie managen das Backoffice in enger Abstimmung mit Ihren Assistenzkolleginnen im benachbarten Ausland. Das aufgrund komplexer Netzwerke umfassende Agenda-Management haben Sie im Griff, und notwendige Zusammenhänge erkennen Sie rasch. Anfragen selektionieren Sie und treffen, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Sie fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu anderen Abteilungen, dem Verwaltungsrat sowie zu Gruppengesellschaften im In
- und Ausland. Sie haben Einblick in richtungsweisende Entscheidungen, was diese Position zu einer Vertrauensstellung macht.

**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Überblick**

Im Zentrum stehen die administrative Steuerung des Tagesgeschäfts, ein stetiges «am Ball bleiben» sowie themen
- und standortübergreifendes Mitdenken. Aufgrund mannigfaltiger Themen und einer agilen Unternehmensführung gilt es, das Tagesgeschäft punktgenau zu steuern.
- Komplexe Termin
- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen.
- Organisation Meetings, Telefon
- und Video-Konferenzen. Es gilt, die vielfältigen Engagements vorausschauend zu koordinieren (Einladungen, Lunches, Dinner).
- E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items.
- Erstellung von vertraulicher Korrespondenz (D/E); Erstellung von Unterlagen nach Vorgabe.
- Unterstützung bei Events und Kongressen.
- Dokumentenmanagement, Vor
- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch.
- Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management.
- Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse.
- Stellvertretung der Assistenzkolleginnen in der Schweiz; gelegentlich vor Ort.

**Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten**

Besonderes Augenmerk liegt auf Ihrer Persönlichkeit: vorausschauend, verlässlich und mit Freude daran, ein anspruchsvolles Office zu führen: Ein Höchstmass an Professionalität und Flexibilität ist ebenso Voraussetzung wie eine präzise, kollaborative Arbeitsweise. Zudem werden gelegentliche Reisebereitschaft (im planbaren Rahmen) und Präsenz vor Ort (Standort Offenburg) erwartet. Was ist darüber hinaus gefragt?
- Eine kaufm. Ausbildung kombiniert mit relevanter Weiterbildung bspw. Europasekretär/in, Fremdsprachenkorrespondenz, Management Assistant,
- 8-10 Jahre Assistenzerfahrung auf GL-Stufe.
- Ausgeprägtes Organisationstalent: Sie erkennen Abhängigkeiten, ziehen die richtigen Schlüsse und handeln im Rahmen Ihrer Entscheidungskompetenz.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten; Sie finden immer den richtigen Ton, sind zugänglich und respektvoll.
- Sie können differenziert auf Fragestellungen eingehen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
- Sie sind eine unkomplizierte Persönlichkeit, die weiss, wo sie steht - «geerdet» und resilient.
- Deutsch sprechen und schreiben Sie fliessend und stilsicher und Englisch beherrschen Sie auf Stufe B2.
- Sehr gute IT-Kenntnisse: MS Office und Kollaborationstools (OneNote, Zoom, Teams, etc.).
- Ein Höchstmass an Diskretion verbunden mit diplomatischem Geschick: Sie sind zurückhaltend, wo angebracht und gleichzeitig ein «enabler», wenn erforderlich - das Erbringen einer Top-Dienstleistung ist Ihre Passion.
- Neuen Themen und Aufgaben begegnen Sie offen und interessiert, immer bereit zu wachsen und sich zu entwickeln.
- Nicht zuletzt haben Sie Sinn für Humor, denn dieser kommt - bei aller Dynamik im Alltag - nicht zu kurz.

**Worauf Sie sich freuen dürfen**

Art der Stelle: Vollzeit

Gehalt: 70.000,00€ - 85.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

- Firmenevents
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

- Assistenz: 8 Jahre (Erforderlich)

Sprache:

- Deutsch (Erforderlich)
- Englisch (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor