Assistant Program Officer, Specialty Exchanges

Cultural Vistas Europe sucht zum 15. März 2025 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n **Assistant Program Officer, Specialty Exchanges (m/w/d)**in Vollzeit.
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- **Wir bieten Ihnen**:

- einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins am Brandenburger Tor mit flexibler Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office.
- aufgeschlossene Kolleg:innen und ein international geprägtes Team.
- maßgebliche Beteiligung am Aufbau neuer Strukturen und Arbeitsprozesse; Sie können Ihre eigenen Ideen in die Gestaltung Ihres Verantwortungsbereichs einbringen.
- Zusammenarbeit mit Kolleg:innen unseres Mutterkonzerns in den USA.
- Sie leisten einen wichtigen Beitrag zu einer Organisation, die gemeinnützige Zwecke verfolgt und internationale Zusammenarbeit fördert.
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- Zu den allgemeinen Aufgaben und Zuständigkeiten gehören unter anderem:
**Program Administration**:

- Unterstützt Program Officers und Senior Program Officers bei der Konzeption, Planung und Durchführung mehrerer, gleichzeitig stattfindender Austauschprogramme während des gesamten Programmjahres unter der notwendigen Anleitung.
- Übernimmt die Verantwortung für die Logistik und den thematischen Inhalt aller Programme, einschließlich der Reservierung von Reisen und Unterkünften im In
- und Ausland, des Abschlusses von Kranken
- und Haftpflichtversicherungen, der Recherche von kulturellen Aktivitäten, der Erstellung von Programmmaterialien und der Unterstützung bei der Budgetverwaltung und den Programmfinanzen.
- Begleitet bei Bedarf Gruppen vor Ort in einer unterstützenden Funktion.
- Dient als Hauptansprechpartner für alle Teilnehmer, einschließlich der Koordinierung von Auswahlgesprächen, Platzierungsgesprächen, Logistikanfragen und laufenden Teilnehmenden-Check-Ins während des Programms. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:

- Verwaltung und Beantwortung von Programmanfragen
- Sammeln und Erfassen von Bewerbungen sowie von An
- und Abreisedaten.
- Bearbeitung der von den Teilnehmern eingereichten Unterlagen und anderer Dokumente.
- Unterstützung von Programmorientierungen, um die Teilnehmer auf die Reise vorzubereiten.
- Organisation der Vorbereitungen für Orientierungsveranstaltungen zu Beginn des Austauschprogramms und/oder Abschlussreflexionen, in Absprache mit den Programmteams.
- Erstellt Material und Beiträge für die Programmdokumentation und Öffentlichkeitsarbeit in den sozialen Medien.
- Arbeitet eng mit anderen Abteilungen von Cultural Vistas zusammen, um die Programmanforderungen zu erfüllen (z. B. Buchhaltung, Personalwesen, IT, Marketing & Kommunikation, Programm Learning & Impact, ICDE&I).
- Überwacht Fristen und sorgt für eine regelmäßige Nachbereitung mit allen Beteiligten und Teilnehmenden.
- Setzt Prioritäten, löst Probleme und übernimmt mehrere Aufgaben in einer zeitbewussten, kundenorientierten Vorgehensweise.
- Entwickelt, pflegt und analysiert Daten aus Umfragen.
- Andere Aufgaben wie zugewiesen.

**Management von Kundenbeziehungen**:

- Direkte und kontinuierliche Pflege von Kundenbeziehungen durch pädagogische Betreuung, Unterstützung und proaktive Kommunikation, um sinnvolle Aktivitäten und einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten.
- Bietet exzellenten Kundenservice durch Telefon-/E-Mail-/E-Mail-Kommunikation mit allen internen und externen Partnern, einschließlich der Teilnehmer, des US-Außenministeriums und des Auswärtigen Amtes, der Mitglieder der Gemeinschaft und der in der EU und den USA ansässigen Organisationen.

**Professionelle Weiterentwicklung**:

- Entwickelt und pflegt ein fortgeschrittenes Wissen über bewährte Praktiken in der Programmverwaltung, Visabestimmungen und Antragsvoraussetzungen.
- Hält sich an die Richtlinien und Verfahren von Cultural Vistas sowie an die programmspezifischen Richtlinien, um Cultural Vistas ordnungsgemäß zu vertreten.
- Entwickelt und pflegt Branchenkenntnisse durch die Teilnahme an Workshops, Kursen und die Lektüre entsprechender Publikationen.
- Unterstützt die reibungslose Kommunikation mit den zuständigen Mitarbeitern in Bezug auf Initiativen sowie neue und bestehende Geschäfte.
- Überprüft die ordnungsgemäße Umsetzung von Aufträgen und gibt Feedback und Anerkennung.

Arbeitet in Übereinstimmung mit dem Auftrag, den Zielen, den Werten und der strategischen Ausrichtung von Cultural Vistas.
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- **Anforderungsprofil**:

- Bachelor-Abschluss plus 2-3 Jahre Erfahrung in Verwaltung und Projektmanagement. Erfahrung in einem interkulturellen Umfeld erforderlich (internationaler Austausch/Bildung, internationale Beziehungen usw.).
- Nachgewiesene Fähigkeit, Ergebnisse zu antizipieren und Probleme zu lösen.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen, Prioritäten zu setzen, zu organisieren und Entscheidungen in einem zeitkritischen Umfeld zu treffen.
- Ausgeprägte Fähigkeiten im Umgang mit Plattformen für soziale Medien und Kommunikation.
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, gutes Urteilsvermögen und Fähigkeit zu kritischem Denken.
- Nachgewiesene Fähigkeit, proaktiv, flexibel und innovat