Beschäftigen Im Verwaltungsdienst

In der Fakultät III - Sprach - und Kulturwissenschaften - ist **zum nächstmöglichen Zeitpunkt** die Stelle einer/eines **Beschäftigten im Verwaltungsdienst (m/w/d)** Entgeltgruppe 6 TV-L zur Aufgabenerfüllung im Institut für Anglistik/Amerikanistik im Umfang der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollbeschäftigten vertretungsweise befristet bis 31.12.2027 zu besetzen. Der Bedarf innerhalb der Fakultät III an weiterer Verwaltungstätigkeit mit der Möglichkeit an einer Stellenaufstockung auf bis zu Vollzeit ist nicht ausgeschlossen. Es erwartet Sie ein vielfältiger Arbeitsplatz, auf dem Sie Ihre Aufgaben mit einem großen Maß an Selbständigkeit erfüllen können. Ihre Tätigkeit beinhaltet die Erledigung von Verwaltungs - und Organisationstätigkeiten als administrative Unterstützung in Forschung und Lehre des Instituts. Sie sind Teil eines Teams von administrativ Beschäftigten, die sowohl innerhalb des Instituts als auch innerhalb der Fakultät gut vernetzt sind und sich gegenseitig in ihren Aufgaben unterstützen, die gegenseitige Vertretung innerhalb des Instituts ist erforderlich. **Zu den Aufgaben (Veränderungen vorbehalten) gehören insbesondere** - Mitwirkung bei Personalangelegenheiten (administrative Betreuung der Einstellungsverfahren bei Hilfskräften und Wiss. Mittelbau) - Koordination und Zusammenstellung des Lehrangebots (Mitwirkung bei der Zusammenstellung des Lehrangebots und Eingabe in Stud.IP) inkl. Erstellen von Raum - und Zeitplänen für die Lehrveranstaltungen und Veröffentlichung im Internet/Stud.IP) - Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten und administrative Unterstützung der Institutsleitung (Postverteilung, Schriftverkehr insbesondere per E-Mail, Dokumentationen, Raumverwaltung Büroräume, Beschilderungen, Pflege von Internetseiten) - Bearbeitung von Beschaffungsangelegenheiten (unter Nutzung von "EDE") Zu den Aufgaben im Sinne der gegenseitigen Vertretung gehört die Übernahme weiterer administrativer Tätigkeiten im Institut, hier insbesondere die Verwaltung und Überwachung der Finanzmittel einschl. Studienqualitätsmittel und Drittmittel unter Verwendung von SAP sowie und Sitzungsbetreuung. **Voraussetzungen** - Abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs - bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Verwaltungs-bzw. Bürobereich - Nachweis umfangreicher EDV-Kenntnisse durch Zeugnisse o. ä., insbesondere - MS Office (Word, Excel, ggf. PowerPoint), sicherer Umgang mit E-Mail und Internet (die souveräne Anwendung gängiger EDV-Programme ist für die Tätigkeit unerlässlich) - Team - und Kooperationsfähigkeit (Abstimmung innerhalb von mehrgliedrigen Arbeitsabläufen und effektive Zusammenarbeit mit Zuständigkeiten an Schnittstellen ist erforderlich) **Erwünscht sind** - Gute Sprachkenntnisse in Englisch (B2 bzw. 4 Jahre Schulenglisch) - Einschlägige Erfahrungen in Büroorganisation, Schriftverkehr, Aktenführung, Umgang mit Publikum/Kunden, Abwicklung von Bestellungen etc. und im Umgang mit Rechtsvorschriften (z. B. erworben im Rahmen einer Aus-/Fortbildung oder durch entsprechende Berufstätigkeit) - Eigenverantwortliches Handeln, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick und Kommunikationsfähigkeit, nachgewiesen durch entsprechende Berufserfahrungen/Arbeitszeugnisse - Kenntnisse und Erfahrungen mit weiterer universitätsspezifischer Software (EDE, Stud.IP, Typo3, SAP) und in der Nutzung von Videokonferenzsystemen - (z. B. BigBlueButton) - Kenntnisse in der Überwachung von Finanzmitteln, Abrechnung von Leistungen, Rechnungsprüfung, Buchführung o. ä. (z. B. erworben im Rahmen einer Berufsausbildung) sind von Vorteil, ebenso wie Kenntnisse in Sitzungsorganisation und Protokollführung Bewerbungen von Berufsanfängerinnen oder Berufsanfängern sind ebenso willkommen wie solche von Personen, die nach einer Familienphase wieder in den Beruf einsteigen möchten. Die Verteilung bzw. Ableistung der Arbeitszeit erfolgt nach Absprache, ein Teil der Arbeitsleistung kann im Rahmen der gesetzlichen Regelungen grundsätzlich auch am mobilen Arbeitsplatz erbracht werden. Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Sie haben die Möglichkeit, an der Universität von vielen zusätzlichen Angeboten zu profitieren, vom Hochschulsport über eine umfangreiche interne Weiterbildung bis zur Möglichkeit, die Mensa oder das JobTicket des Verkehrsverbundes Bremen/Niedersachsen (VBN) zu nutzen. Bitte beachten Sie, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden; reichen Sie daher bitte keine Originale ein. Auskünfte erteilt Frau Lohwasser, Telefon 0441/798-2339 (ggf. Rufumleitung) bzw. Die Fakultät III gibt Bewerbenden grundsätzlich im Rahmen von Vorstellungsgesprächen G