Fachreferent Betriebsorganisation Mit Fachlicher

Reference number 16/2024

Ziel der Funktion

Die Betriebsorganisation ist ein Aufgabenbereich, der im Verantwortungsbereich des Chief Operation Officer der Athora Deutschland angesiedelt ist. Zu diesem verläuft auch die direkte Berichtslinie. Die Funktion unterstützt sämtliche Bereiche der Athora Deutschland Gruppe hinsichtlich der Prozessoptimierung und -dokumentation, im Rahmen von Projekten sowie bei der Richtlinienpflege. Darüber hinaus sind die Bereiche Business Continuity Management, Outsourcing Management und Sourcing
- und Vendor Management dort angesiedelt.

Ihre Aufgaben

Diese Rolle bietet dem richtigen Kandidaten die Gelegenheit, im Bereich Betriebsorganisation zu arbeiten und gemeinsam mit den ihm fachlich zugeordneten Kollegen diesen neu gestalteten Bereich mit Leben zu füllen.

Prozessmanagement und Dokumentation:
- Analyse und Bewertung der Geschäftsprozesse (incl. Ressourcenbedarf)- Dokumentation aller Geschäftsprozesse (Unterstützung bei der Prozessaufnahme bzw. Beschreibung) sowie Erstellung von Organigrammen, Beratung und Begleitung der Fachabteilungen- Analyse von Organisationsstrukturen in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen sowie Erarbeitung von Vorschlägen zu Optimierungsmaßnahmen und Identifikation von Automatisierungs - und Outsourcingmöglichkeiten

Veröffentlichungen:
- Management der Veröffentlichungen von Arbeitsrichtlinien und Policies- Anstoß der jährlichen Überprüfung mittels Workflowmanagementtool

Business Continuity Management:
- Durchführung von Geschäftsauswirkungs
- und Risikoanalysen (BIA und RIA) in Zusammenarbeit mit dem Informationssicherheitsbeauftragten, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu bewerten- Entwicklung und Implementierung von Krisenmanagementplänen, einschließlich der Empfehlung und Unterstützung bei der Implementierung von Wiederherstellungsstrategien- Pflege, Verbesserung und regelmäßiges Testen und Aktualisieren von Geschäftskontinuitäts
- und Katastrophenwiederherstellungsplänen (ICT)- Identifizierung kritischer Dritter und Durchführung von Selbstbewertungen zur Minderung von Geschäftsauswirkungen- Koordination mit IT-Teams zur Gewährleistung effektiver ICT Disaster Recovery (DR) Lösungen und Verfahren, einschließlich der Organisation, Koordination und Berichterstattung über BC und IT DR Tests- Unterstützung bei externen Audits und Anfragen in Verbindung mit Resilienzaktivitäten- Bereitstellung von Schulungs
- und Sensibilisierungsprogrammen für die Mitarbeitenden- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Geschäftskontinuitätsstrategien mit den organisatorischen Zielen und Compliance-Anforderungen übereinstimmen- Enge Zusammenarbeit mit der Konzernmutter und Berücksichtigung der Gruppenvorgaben bei der Umsetzung aller oben genannten Aufgaben

Outsourcing Management:
- Verantwortung für das Outsourcing Management der Athora Deutschland und zentraler Ansprechpartner zu allen damit verbundenen Themen- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und regulatorischen Vorgaben, insbesondere der Meldungen an die BaFin über das MVP-Portal- Verantwortung für die Aktualität des Ausgliederungsverzeichnisses sowie Verwaltung und jährliche Überprüfung der damit verbundenen Dokumente und Aktualisierung und Umsetzung der Outsourcing-Leitlinie.- Organisation und Kontrolle der Erstanalysen, Due Diligences/ Risikoanalysen, SLA- und Vertragsüberprüfungen und Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominderung- Fortlaufende Information zu aktuellen und künftigen regulatorischen Entwicklungen

Sourcing
- und Vendor Management- Unterstützung der Fachbereiche bei der Identifikation, Auswahl und Bewertung von Lieferanten und Dienstleistern sowie bei der Vertragsgestaltung und -verhandlung- Entwicklung und Implementierung von Sourcing-Strategien zur Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung- Zentraler Ansprechpartner zu Themen der Beschaffung- Verantwortung für die Aktualität des Vertragsregisters sowie Verwaltung und jährliche Überprüfung der damit verbundenen Dokumente- Überwachung der Leistung von Dienstleistern und Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards- Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen zur Abstimmung von Anforderungen und zur Optimierung der Beschaffungsprozesse- Verantwortung für die Richtlinien zum Sourcing
- und Vendormanagement- Projektleitung und Projektmitarbeit bei operativen Projekten der Fachbereiche

Ihre fachlichen Fähigkeiten- Abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) in Wirtschaftswissenschaften (oder vergleichbar)- Mindestens 3 Jahre Berufs
- und Projekterfahrung im Bereich Betriebsorganisation in einem Versicherungsunternehmen, idealerweise mit Schwerpunkt Lebensversicherung, oder in der Beratung- Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung von aussagekräftigen Präsentationen- Erfahrung im Umgang mit Gremien und Entscheidungsträgern- Praktische Erfahrung in der Durchführung von Projekten zur Prozessoptimi