Vorzimmerkraft Im Büro Der Gruppenleitung Ii a

Im Geschäftsbereich des

**Ministerpräsidenten**
**des Landes Nordrhein-Westfalen
ist im Büro der Gruppenleitung II A „Ressortkoordination I“ zum 1. Januar 2025 die unbefristete Stelle

**einer Vorzimmerkraft (m/w/d)**:
zu besetzen. Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen.

**Was den Arbeitsplatz besonders macht**:
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.

**Der Gruppe II A obliegen die nachfolgenden Zuständigkeiten**:

- Koordinierung relevanter politischer Fragestellungen in den Bereichen:

- Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie
- Arbeit, Gesundheit und Soziales
- Landwirtschaft, Verbraucherschutz, Umwelt, Naturschutz und Verkehr
- Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung
- Beobachtung und Analyse grundlegender politischer und gesellschaftlicher Entwicklungen in diesen Themenfeldern, Beobachtung und Begleitung der Parlamentstätigkeit sowie der Arbeit der relevanten Institutionen und Fachorganisationen, Kontakte zu Verbänden und UnternehmenBegleitung von bzw. Mitwirkung in interministeriellen Arbeitsgruppen, Gremien und Ausschüssen des Landtages

Sie haben die Chance in einer spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumgebung Nordrhein-Westfalen mitzugestalten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah an der Landespolitik. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

**Um welche Aufgaben geht es konkret?**:
Als Vorzimmerkraft unterstützen Sie die Gruppenleitung II A bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und tragen darüber hinaus zu einem reibungslosen Ablauf der Verfahren der Ressortkoordination bei. Konkret fallen insbesondere folgende allgemeine Sekretariatsaufgaben an:

- Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
- Bearbeitung und Weiterleitung des Postein
- und Postausgangs (überwiegend im digitalen Verfahren)
- Terminmanagement unter Verwendung von Outlook
- Fertigen von diversem Schriftgut (nach Vorlagen, zum Teil auch selbständige Korrespondenz)
- Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
- Besprechungsassistenz (Vor
- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen, (techn.) Vorbereitung von Video
- und Telefonschaltkonferenzen)
- Zusammenstellung von Termin
- und Laufmappen (überwiegend elektronisch)
- Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler)
- Vor
- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In
- und Auslandsflügen, Hotelreservierungen, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen)
- Elektronische Veraktung/ Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten)
- Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen
- MaterialmanagementVertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung

**Was bringen Sie mit?**:
**Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen**:

- abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
- professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
- sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlooksichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

**Von Vorteil sind**:

- hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst
- Kenntnisse in der Anwendung der digitalen Akte und E-LaufmappeKenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

**Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet**:

- ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
- Organisationsfähigkeit
- freundliches und verbindliches Auftreten
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- zeitliche Flexibilität in der ArbeitszeitgestaltungOffenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

**Hier noch einige Rahmenbedingungen und Hinweise**:
In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche