Sekretärin/sekretär (W, M, D)

Der Landkreis Zwickau ist einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern. Aufgrund seiner landschaftlichen Vielfalt und seines kulturellen Erbes ist er einer der attraktivsten Lebensräume in Sachsen. Seine breit aufgestellte Bildungslandschaft garantiert eine durchgängige Betreuung und Ausbildung unserer Kinder und Jugendlichen.
Unsere moderne, dienstleistungsorientierte und familienfreundliche Landkreisverwaltung ist Dienstleister für rund 310.000 Bürgerinnen und Bürger sowie 14.000 Unternehmen und freut sich auf Ihre Mitarbeit
Das Landratsamt Zwickau sucht für den derzeitigen Standort Werdau
eine/einen
Sekretärin/Sekretär (w, m, d)
unter der Kennziffer 285/2024/DI im Dezernat Finanzen und Service
in Vollzeit mit 39 Wochenstunden
Stellenbewertung Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA
Beschäftigungsdauer unbefristet
Beschäftigungsbeginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt
**Ihr Aufgabengebiet**:
Sie betreuen das Sekretariat des Dezernenten vom Dezernat Finanzen und Service und arbeiten eng zusammen mit der Sachbearbeiterin Dezernatsleitung.
**Ihre Aufgaben sind schwerpunktmäßig folgende**:

- im Bereich des Vorzimmerdienstes, des Büromanagement und der Kommunikation:

- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Telefondienst sowie Vorbereitung von Video
- und Telefonkonferenzen
- Termine vereinbaren, organisieren und abstimmen
- Priorisieren von Telefonaten und Terminanfragen
- Festlegungen, Aufträge und Termine überwachen,
- Zuarbeiten anfordern, auswerten und zusammenstellen
- Informations
- und Auskunftserteilung
- Erledigung von Schreibaufträgen auf Basis unterschiedlicher Vorlagen (Diktat, Phonodiktat, Stichpunkte und Textbausteine, Teilakten usw.)
- Überarbeitung von Dienstanweisungen und Beschlussvorlagen des Dezernates nach Vorgaben
- Ablage sowie Archivierung von Schreiben, Dokumenten
- Digitalisieren der Bearbeitung von Vorgängen, E-Akte und Workflows organisieren
- bezüglich der Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:

- Unterlagen vorbereiten, zusammentragen und zusammen
- bzw. bereitstellen
- Teilnahme an Beratungen, Besprechungen, Sitzungen
- protokollieren, fertigen von Mitschriften und/oder Tonaufzeichnungen
- anfertigen von Protokollen und Niederschriften
- einholen erforderlicher Unterschriften
- ablegen, vervielfältigen, versenden der ausgefertigten Exemplare bzw. Dateien
- Ergebnisse weiterbearbeiten (Gesprächstermine organisieren, Beteiligte informieren, Maßnahmenübersichten erstellen und weiterleiten)
- zur Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation gehören:

- Post holen und E-Mails sichten sowie priorisieren
- Eintrag im Postbuch und verteilen entsprechend Festlegungen und Zuständigkeiten
- erstes Bearbeiten der Eingänge (z. B. Zuarbeiten anfordern und überwachen)
- Kontrolle der Wiedervorlagen
- alle Postausgänge der Dezernatsleitung (analog und digital) abschließend lesen, prüfen ggf. korrigieren oder Korrektur veranlassen
- in Bezug auf weitere organisatorische Aufgaben:

- Bestellung von Büromaterial, Vordrucke, Toner und Tintenpatronen etc.
- terminliche Überwachung notwendiger Belehrungen
- Meldung durchzuführender Reparaturen (z. B. Kopierer, Geräte)

**Unsere Erwartungen**:

- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder eine andere geeignete kaufmännische Ausbildung
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
- die Fähigkeit, strukturiert und nach zeitlichen Vorgaben zu arbeiten und Vorgänge zu priorisieren
- sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und schreibtechnische Fähigkeiten mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
- hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- zeitliche Flexibilität (Bereitschaft zur Anpassung der Arbeitszeit an dienstliche Bedürfnisse)
- sicheres, höfliches und wertschätzendes Auftreten sowie Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
- sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine zunehmend digitale Büro-, Termin
- und Aufgabenorganisation
- Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

**Wir bieten Ihnen**:

- eine unbefristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
- ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
- die Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
- ein offenes, transparentes Umfeld und das Angebot die Arbeit mitzugestalten
- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u. a. durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
- stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
- attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen in Form von steuer
- und sozialversicherungsf