Sekretär:in

Seit zwei Generationen steht unser Familienunternehmen für Innovation und Tradition im Schwimmbadbau. Mit einem tiefen Verständnis für technische Exzellenz, Ästhetik und Umweltbewusstsein gestalten wir Erlebniswelten im öffentlichen und privaten Sektor. Dabei sind es nicht nur unsere atemberaubenden Schwimmbadprojekte, die uns auszeichnen, sondern auch die Werte, die in unserem Unternehmen verankert sind: Teamgeist, Fortschrittlichkeit und ein starkes Bewusstsein für gesellschaftliche Verantwortung, besonders im Bereich der Schwimmausbildung von Kindern.
Wir glauben daran, dass unser Erfolg maßgeblich von den Menschen geprägt wird, die mit uns arbeiten. Deshalb setzen wir uns dafür ein, dass jeder Mitarbeiter nicht nur ein Teil unserer Geschichte, sondern auch ein Teil unseres Erfolgs ist. Bei uns finden Sie nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern eine Berufung - und das in einem jungen, dynamischen Team, das sich durch ein freundschaftliches Betriebsklima auszeichnet.
Wenn Sie nach einer Position suchen, bei der Sie nicht nur Ihre Fähigkeiten und Ihr Wissen einbringen, sondern auch von zahlreichen Vorteilen profitieren können, dann sind Sie bei uns genau richtig.
Aufgaben
Ihre Aufgaben als Sekretärin (m/w/d) in unserem Familienunternehmen:
**1. Allgemeine Sekretariatsaufgaben**: Übernahme klassischer Aufgaben wie Telefondienst, Terminkoordination und -verwaltung sowie Korrespondenzführung in deutscher und gegebenenfalls englischer Sprache.
**2. Unterstützung der Geschäftsleitung**: Vorbereitung von Unterlagen für Geschäftstermine, Organisation von Geschäftsreisen und Abwicklung der damit verbundenen administrativen Tätigkeiten.
**3. Dokumentenmanagement**: Erstellung, Überarbeitung und Archivierung von Verträgen, Angeboten und anderen wichtigen Unternehmensdokumenten.
**4. Kommunikationsschnittstelle**: Erster Ansprechpartner (m/w/d) für Kunden, Lieferanten und Partner. Professionelle Repräsentation des Unternehmens sowohl telefonisch als auch persönlich.
**5. Verwaltung und Organisation**: Bestellwesen, Materialverwaltung und allgemeine Büroorganisation, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten.
**6. Meeting
- und Eventkoordination**: Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings, Schulungen und Firmenveranstaltungen.
**7. Zusammenarbeit mit Fachabteilungen**: Unterstützung der Projektabteilungen bei administrativen Aufgaben und Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf.
**8. Berichtswesen**: Erstellung von Reports und Präsentationen zur Unterstützung der Geschäftsleitung.
9. Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung interner Prozesse: Sie sind Teil unserer Innovationskultur und tragen dazu bei, Prozesse ständig zu optimieren und Digitalisierungsmaßnahmen voranzutreiben.
**10. Verwaltung der digitalen und physischen Ablage**: Sicherstellung, dass alle Dokumente und Datenbanken aktuell und leicht zugänglich sind.
Wir suchen eine engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die sich durch Organisationsgeschick, eine selbstständige Arbeitsweise und Teamfähigkeit auszeichnet. Wenn Sie bereit sind, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und unsere Leidenschaft für den Schwimmbadbau teilen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung
Qualifikation
Gesuchte Qualifikationen für die Position als Sekretärin (m/w/d):
**1. Berufserfahrung**: Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen, vorzugsweise in mittelständischen oder familiengeführten Unternehmen.
**2. Bildung**: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Ein Studium im Bereich Büromanagement oder Betriebswirtschaft ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
**3. Sprachkenntnisse**: Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert, um internationale Kunden und Partner betreuen zu können.
**4. IT-Kompetenz**: Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook). Kenntnisse in branchenspezifischer Software oder im Umgang mit CRM-Systemen sind ein Plus.
**5. Organisationsfähigkeit**: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick über mehrere Aufgaben gleichzeitig zu behalten.
**6. Kommunikationsstärke**: Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit Kunden, Lieferanten und Kollegen. Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
**7. Teamfähigkeit**: Die Fähigkeit, effektiv in einem Team zu arbeiten, Feedback anzunehmen und bei Bedarf Führungsaufgaben innerhalb des Teams zu übernehmen.
**8. Flexibilität**: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und Arbeitslasten, besonders in Spitzenzeiten.
**9. Detailorientierung**: Ein hohes Maß an Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details, besonders beim Umgang mit Dokumenten und Daten.
**10. Vertraulichkeit**: Ein ausgeprägtes Verständnis für Diskretion und Vertraulichkeit, insbesond