Assistenz (M/w/d) Für Programmleitung Und Projektteam

Vor 3 Tagen

Berlin, Deutschland newVation GmbH Vollzeit

**Das sind wir**:
newVation ist der Experte für Know-how-Vermittlung und spannende Jobs im Energie
- und Infrastruktur-Sektor. Wenn du Dynamik und Herausforderungen suchst, finden wir sie für dich: mit einer projektbezogenen Anstellung bei Deutschlands attraktivsten und innovativsten Anbietern.

**Deine Aufgaben**:
Bereit für eine spannende Reise durch die Welt der Projektorganisation? Wir suchen eine Assistenz (m/w/d) für die Programmleitung und das Projektteam, die mit ihrem Organisationstalent und ihrer Kommunikationsstärke dazu beiträgt, wegweisende Projekte im Energiesektor erfolgreich zu unterstützen und die Welt ein wenig grüner zu gestalten.

Deine Mission umfasst:

- Organisation und Koordination von internen und externen Projektmeetings inklusive Raumbuchung, Catering, Einladungsversand, Protokollführung und Aufgabenverfolgung
- Veranstaltungsmanagement für Workshops und externe Termine mit anderen Übertragungsnetzbetreiber
- Unterstützung bei Reiseorganisation (Buchung von Hotel, Zug, Flug, Mietwagen) für projektbeteiligte Mitarbeitende
- Erstellung und Bearbeitung von IT-Tickets (z. B. über das System Heat)
- Unterstützung bei der Darstellung und Überarbeitung von Prozessen und Richtlinien
- Durchführung von Bestellvorgängen im SAP-System sowie Abrechnung von Waren und Dienstleistungen
- Interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste
- Pflege der Ablage und Dokumentation, inkl. Berichtswesen und Erstellung von Foliensätzen für interne Stakeholder
- Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten sowie Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs
- Organisation und Durchführung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende

**Dein Profil**:

- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Assistenz
- oder Büroorganisationsfunktionen, idealerweise mit vier Jahren Erfahrung im projektbezogenen Umfeld
- Fundierte Kenntnisse in organisatorischen und administrativen Abläufen
- Sicherer Umgang mit MS Office, SAP und digitalen Tools für Projektarbeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (B2-Niveau)
- Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit

**Das bieten wir**:

- **New Work**: hybrides Arbeiten
- ** individuelle Konditionen**:besonderes Gehaltspaket, unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Urlaubstage
- ** Benefits**: betriebliche Krankenversicherung (bKV mit Zahnzusatzversicherung und stationärer Versorgung), betriebliche Altersvorsorge (bAV mit hoher Arbeitgeberförderung), JobRad, Corporate Benefits
- ** Zuschuss**:Fahrtkostenpauschale, BahnCard, Zweitwohnungszuschuss
- ** Weiterentwicklung**:individuelle Weiterentwicklungsprogramme, training on the job und workshops
- ** Events**:regelmäßige Teamevents, Firmenfeiern und networking events

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen

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