Büroleitung (M/w/d)

**Stellenbeschreibung Büroleitung / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) ab sofort**

**Büroorganisation in Eigenverantwortung**:

- Verantwortung für die allgemeinen Büroabläufe in Präsenz vor Ort:

- Post
- und Paketbearbeitung
- Verwaltung des Info-E-Mail-Postfachs
- Bestellungen von Büromaterial und Küchenbedarf
- Kurierbuchungen
- Fuhrparkverwaltung
- Reinigungsprozesse koordinieren und überwachen
- Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate
- Empfang und Betreuung von Kundinnen, Geschäftspartnerinnen und Besucher*innen in professioneller und freundlicher Weise
- Vor
- und Nachbereitung von Terminen im Konferenzraum (Getränke, Heizung)
- Sicherstellung eines gepflegten und gut organisierten Arbeitsplatzes für alle
- Verwaltung der externen IT
- Bürostrukturen aufbauen und überwachen
- Büroprozessoptimierungen
- Immobilienverwaltung
- Koordination administrativer Abläufe sowie Unterstützung des Teams in organisatorischen Belangen

**Vorbereitende Buchführung in Eigenverantwortung**
- Überwachung der Buchhaltungsstruktur
- Einpflegen von Belegen / Belegverwaltung
- Anforderung von fehlenden Belegen
- Erste Ansprechperson für Finanz
- und Lohnbuchhaltung / Schnittstellenfunktion
- Verwaltung der Kasse: Belege auszahlen, Onlinekasse führen
- Ablage

**Personal intern, administrativ**:

- Vertragserstellung und -anpassungen
- Anmeldung von neuen Mitarbeitenden, Absprachen bzgl. Änderungen für Gehaltsabrechnungen mit dem Steuerbüro
- Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Überwachung von Dienstplänen
- Ausbildung der Auszubildenden (sofern vorhanden)
- Onboarding neuer Mitarbeitender
- Konzeption und Organisation von Teambuildingmaßnahmen
- Auswertung von Stundenerfassungssystemen und monatlicher Report an die Personalverantwortliche

**Personal extern, administrativ**:

- Anfragen von externem Personal und Dienstleistungsagenturen
- Personalübersichten für Veranstaltungen pflegen
- Erstkontakt für externes Personal bei Rückfragen
- Aufbau und Pflege einer Personaldatenbank in Eigenverantwortung

**Assistenz der Geschäftsführung**
- Terminverwaltung
- Reiseplanung
- Belegverwaltung
- Recherchearbeiten

**Assistenz des Projektteams**
- Hotelrecherche und -anfragen, Kostenübernahme, Stornierungsfristen
- Crewakkreditierung und Cateringanmeldungen
- Buchung von Flug
- / Zugtickets
- Buchung und Koordinierung von Mietfahrzeugen
- Koordination der An
- und Abreise von Mitarbeitenden
- Allgemeine Unterstützung der Projektleitenden

**Was wir uns wünschen**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit DATEV sowie sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office-Programmen (insbesondere Excel, Teams und Outlook Kalender)
- Erfahrungen im Umgang mit Personalverwaltungs
- und Zeiterfassungstools sind von Vorteil
- Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Konzentrationsfähigkeit und Genauigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
- Teamgeist und die Bereitschaft, Kolleg*innen aktiv zu unterstützen
- Freundliches, verbindliches Auftreten sowie sicheres und empathisches Kommunikationsverhalten
- Zuverlässigkeit, Beständigkeit, Diskretion und ein Auge für Ordnung und Detail

**Was wir bieten**:

- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, Karrierepläne und Arbeitszeitmodelle
- Eine familiäre Teamkultur und -atmosphäre
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgabe
- Option auf eine unbefristete Festanstellung in Teilzeit oder Vollzeit (vor Ort) mit leistungsgerechter Bezahlung
- Eine Küche fürs gemeinsame Essen, Mittagsverpflegung in der nahen Umgebung
- Jährliches Bruttogehalt zwischen 39.600 - 51.600 €

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung, Arbeitnehmerüberlassung

Gehalt: 3.300,00€ - 4.300,00€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 30-40 pro Woche

Arbeitszeiten:

- Keine Wochenenden
- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Betriebliche Weiterbildung
- Betriebsarzt/Betriebsärztin
- Firmenevents
- Kostenlose Getränke

Arbeitsort: Vor Ort

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 15.05.2025