Kaufmännische Assistenz

Das Zentrale Gebäudemanagement (ZGM) der Stadt Moers sucht zur Verstärkung seines Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) als
Kaufmännische Assistenz
Die Stadtverwaltung Moers versteht sich als ein moderner und dienstleistungsorientierter Anbieter von kommunalen Serviceleistungen. Aktuell sind mehr als 1.550 Mitarbeitende für die Belange der Bürger und Bürgerinnen tätig.
Die Grafenstadt Moers ist mit ihren über 100.000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine beliebte Wohn
- und Einkaufsstadt am linken Niederrhein in Nordrhein-Westfalen mit einer liebevoll restaurierten Altstadt. Zentral liegt das Moerser Schloss mit dem Schlosspark.
**Als Arbeitgeberin bietet Ihnen die Stadt Moers**:

- Einen krisensicheren und konjunkturunabhängigen Arbeitsplatz
- Unbefristete Teilzeitbeschäftigung (25 Wochenstunden)
- Tarifliche Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TVöD zzgl. jährlicher Leistungsprämie. Die Stufenzuordnung erfolgt abhängig von der spezifischen Berufserfahrung.
- Grundsätzlich 30 Urlaubstage
- Gleitende Arbeitszeit und variable Teilzeitgestaltungen mit guten Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Grundsätzlich Möglichkeit der Telearbeit bzw. Homeoffice, sofern die Tätigkeit dafür geeignet ist.
- Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Gute Zukunftsperspektiven in einem angenehmen Betriebsklima und einem attraktiven Arbeitsumfeld
- Fachbezogene und fachübergreifende Fortbildungen sowie die Möglichkeit zur Teilnahme an individuellen Weiterbildungen und Qualifizierungsmaßnahmen
- Angebot externer psycho-sozialer Mitarbeitendenberatung im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Möglichkeit der Gewährung eines zinslosen Darlehens für den Erwerb eines Fahrrads/E-Bikes

Zu den interessanten und vielfältigen Aufgaben gehören insbesondere:
**1) Assistenztätigkeiten**:

- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Koordination und Organisation von Besprechungen und Terminen
- Fertigung von Schriftstücken, Aktenvermerken und sonstiger Korrespondenz und Besprechungsprotokollen
- Vorbereitung der Sitzungen des Betriebsausschusses
- Vor
- und/oder Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen etc.
- Terminkoordination und Fristenkontrolle

**2) Finanzen/Büroorganisation**:

- Rechnungswesen / Buchungstätigkeiten
- Ein
- und Auslieferung von Bürgschaften
- Auftragserstellung und Ain den Buchungssystemen SAP und BTS
- Recherchieren und Klären von Fragestellungen
- Pflege von Dokumentenvorlagen

**3) Assistenztätigkeit im Bereich Rathausmanagement**:

- Abwicklung von Aufträgen und Abrechnungen sowie Inventarisierung im Bereich Möbelbeschaffung
- Priorisierung und Zuordnung der Bedarfsmeldungen, zur sach
- und termingerechten Abarbeitung

Es erwartet Sie ein freundliches, kollegiales und motiviertes Team. Eine Begleitung bei der Einarbeitung ist selbstverständlich vorgesehen.
**Qualifikation**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Verwaltungs
- oder Finanzbereich

oder
- Abgeschlossener Verwaltungslehrgang I

**Idealerweise verfügen Sie über**:

- Freundliches und sicheres Auftreten, Team
- und Kommunikationsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit
- Soziale Kompetenz im Umgang mit den Mitarbeitenden
- Eigeninitiative und -verantwortung
- Vorausschauendes Zeit
- und Selbstmanagement
- Hohes Maß an Engagement, Flexibilität und Belastbarkeit in Zeiten von Arbeitsspitzen
- Technisches Verständnis
- Sicheres schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- Kenntnisse im Bereich SAP und BTS wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) und gängigen Kommunikationsmedien (E-Mail, Chat, Videokonferenz)
- Interkulturelle Kompetenz

Für Auskünfte zum Stellenprofil steht Ihnen Frau Kasper-Wiesner (02841-201 447), Betriebsleiterin Zentrales Gebäudemanagement, gerne zur Verfügung.
Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.
Bewerbung schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Bewerbende, die besonderes ehrenamtliches Engagement aufweisen, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.
Ist das Angebot interessant für Sie? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte bis zum 29.09.2024 online über den unten stehenden Button „Online-Bewerbung“ und laden Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise) im Bewerbungsportal hoch. Das Hochladen Ihrer Bewerbung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.
Der Bürgermeister, Fachbereich 3 - Interner Service, 47439 Moers