Office Mitarbeiter

**Deine Aufgaben**:
**Du bist der Profi im Hintergrund - schnell, organisiert und immer einen Schritt voraus?**

Als unser Office-Mitarbeiter (m/w/d) sorgst du dafür, dass alles läuft: Du koordinierst Termine, hältst den Post
- und Reiseverkehr am Rollen, bereitest Meetings vor und behältst auch im Hintergrund den Überblick. Dabei agierst du mit Präzision, Weitblick und einem Lächeln. Wenn dir ein strukturierter Arbeitsalltag genauso wichtig ist wie uns - dann freuen wir uns auf dich

Deine Wesentlichen Aufgaben im Überblick:

- ** Postbearbeitung**:Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post sowie Versand von Ausgangspost. Verwaltung des E-Mail-Schriftverkehrs.
- ** Telefonzentrale**: Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie allgemeine Kommunikation mit Besuchern und externen Ansprechpartnern
- ** Terminorganisation**: Planung, Koordination und Nachverfolgung von internen und externen Terminen. Fristenüberwachung und Erstellen von Wiedervorlagen
- ** Office Management**: Verantwortung für die Büroversorgung (z. B. Getränke, Büromaterialien), Überprüfung von Lagerbeständen, Durchführung der Inventur und Nachbestellungen.
- ** Besprechungsräume**: Vorbereitung und Nachbereitung von Konferenzräumen für Meetings und Veranstaltungen
- ** Reiseplanung und -organisation**:Buchen von Geschäftsreisen, Koordination von Unterkünften und Transport sowie die Vorbereitung aller notwendigen Reiseunterlagen
- ** Spesenmanagement**: Erstellung und Prüfung von Spesenabrechnungen
- ** Team-Events**: Organisation und Durchführung von Teamevents, Workshops oder Offsites
- ** Fuhrparkmanagement**: Betreuung und Koordination firmeneigener Fahrzeuge (inkl. Wartung, An-/Abmeldung etc.) Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation der Führerscheine von Dienstwagen-Nutzern
- ** Reinigungskoordination**: Organisation, Kontrolle und Qualitätssicherung der Reinigungsdienstleistungen einer externen Firma. Durchführung der täglichen Reinigung der Kaffeeküchen und wöchentlichen Pflege der Büropflanzen.
- ** Kunden
- und Lieferantenmanagement**:Pflege und Verwaltung von Kunden
- und Lieferantendaten, Ansprechpartner für Mitarbeiter, externe Partner und Dienstleister
- ** Vertretungsaufgaben**:Vertretung des Mitarbeiters im Bereich Assistenz der Geschäftsführung bei Abwesenheit.

**Dein Profil**:

- Erfolgreich abgeschlossene **kaufmännische Ausbildung**, z. B. als Industriekaufmann (m/w/d), als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder ähnliche Qualifikation
- Erste **Berufserfahrungen**im Bereich Assistenz (m/w/d), Allrounder (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d) oder Sekretär (m/w/d) wünschenswert
- Sichere **Deutsch
- und Englischkenntnisse** in Wort und Schrift
- Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und **Hands-on-Mentalität**:

- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein **freundliches Auftreten**:

- Sicherer Umgang mit **MS Office** (Outlook, Word, Excel)
- Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise

**Warum wir?**:

- ** Erholungsurlaub**:Bei uns hast Du bis zu 35 Tage Erholungsurlaub pro Jahr. Wir wissen, wie wichtig es ist, sich zu erholen und neue Energie zu tanken.
- ** Unterstützendes Team**:Freue dich auf ein hilfsbereites Team aus erfahrenen Kollegen und flachen Hierarchien. Wir arbeiten zusammen in einer positiven und kooperativen Atmosphäre, in der jeder zählt.
- ** Attraktives Gehalt**:Wir honorieren deine Leistung und Erfahrung mit einem attraktiven Gehalt. Bei uns wirst du fair und transparent entlohnt.
- ** Moderne Arbeitsumgebung**:Unsere Büros sind modern und nachhaltig gestaltet und wir arbeiten mit neuesten Technologien und modernsten Arbeitsmitteln, die dir helfen, effizient und produktiv zu sein.
- ** JobRad**:Nutze das JobRad-Programm und lease ein Fahrrad oder E-Bike zu attraktiven Konditionen. Pendle umweltfreundlich zur Arbeit oder genieße deine Freizeit auf dem Rad.
- ** Zuschuss zum Deutschlandticket**:Wir unterstützen deine umweltfreundliche Mobilität Unsere Mitarbeiter erhalten einen Zuschuss zum Deutschlandticket, damit du bequem und kostengünstig den öffentlichen Nah
- und Fernverkehr nutzen kannst.
- ** Regelmäßige Teamevents**:Wir glauben an den Wert von Teamzusammenhalt und Spaß. Deshalb veranstalten wir regelmäßig Teamevents wie Sommerpartys und Cocktailabende, bei denen du deine Kollegen besser kennenlernen und gemeinsam feiern kannst.
- ** Persönliche Kreditkarte**:Unsere Mitarbeiter erhalten ihre persönliche PANTOPIX Kreditkarte (Mastercard) mit monatlichem Guthaben, dass du flexibel einsetzen kannst. Eine zusätzliche Anerkennung deiner wertvollen Arbeit bei uns.

**Über uns**:
PANTOPIX steht für intelligente Lösungen in der Technischen Kommunikation. Unser Fokus liegt auf der Beratung, Umsetzung und dem Betrieb von Systemen zur technischen Kommunikation und Informationsmanagement. Wir sind bei der Nutzung moderner Technologien, wie Wissensgraphen und künstlicher Intelligenz ein ernstzunehmender Player auf dem Markt. Mit unserer langjährigen Expertise unterstü