Vorzimmer Amtsleitung

Die Stadtverwaltung Mainz ist Dienstleisterin für Mainzer Bürger:innen und eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region. Im Team Mainz sind ca. 5.000 Mitarbeiter:innen täglich für unsere Stadt im Einsatz. Wir verstehen uns als moderne Dienstleisterin, die offen ist für Verbesserungen, Anpassungen und Innovationen. Wir bieten qualitativ anspruchsvolle öffentliche Dienstleistungen für die Einwohner:innen und die Wirtschaft unserer Stadt. Wir suchen Verstärkung für **unser Naturhistorisches Museum**: **Vorzimmer Amtsleitung (m/w/d)** **Informationen zur Stelle**: - Besetzung ab: **ab 01.01.2025** befristet/unbefristet: **unbefristet** Stundenumfang: **Vollzeit** (39 Wochenstunden)** Vergütung: **Entgeltgruppe 7 TVöD** Bewerbungsfrist: - **22.11.2024** **Aufgaben**: - Bearbeitung aller eingehenden und ausgehenden Korrespondenzen (E-Mail, Briefe, Pakete etc.) - Führung der Registratur - Schreibarbeiten, Erstellen von Dokumenten in MS-Office, Beschlussvorlagen für die städtischen Gremien - Telefondienst - Abrechnung und Einzahlung der Einnahmen und Spenden - Verwaltung der Barkasse - Betreuung des Kassensystems und Datensicherung - Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen - Empfangstätigkeiten und Gästebewirtung - Teilnahme an Besprechungen und Führen der Protokolle - Pflege des Terminkalenders und Unterstützung bei der Planung von Terminen **Wir bieten**: - Eigenverantwortliches Arbeiten - Home-Office bzw. mobile Arbeit und flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitrahmen (sofern dienstlich möglich) - Standortsicherheit im Stadtgebiet Mainz - Eine große Bandbreite an fachlichen und persönlichen Fort - und Weiterbildungen - Ein Jobticket im Rahmen des Deutschlandtickets - Kostenfreie bzw. vergünstigte dienstliche und private Nutzung des Fahrradsystems "meinRad" (Fahrradvermietsystem in Mainz, Wiesbaden, Ginsheim-Gustavsburg und Budenheim) - Eine überwiegend arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge (ZVK) - Die verlässlichen Regelungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst, z.B. - ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (bei Bewährung in der Probezeit) - 30 Tage Urlaub - Jahressonderzahlung **Ihr Profil**: - Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung - Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit - Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten - Sehr gute Organisations - und Zeitmanagementfähigkeiten - Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in MS-Word und MS-Excel - Kenntnisse in dem Programm Lotus Notes sind wünschenswert - Bereitschaft, sich in das Programm „Session“ einzuarbeiten - Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit - Englisch in Wort und Schrift (verhandlungssicher) ist wünschenswert Die Förderung von Vielfalt in der Verwaltung ist ein Leitziel der Landeshauptstadt Mainz. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind uns willkommen. Wir begrüßen besonders Bewerbungen von Frauen, da wir im Rahmen unseres Gleichstellungsplanes bestrebt sind, den Frauenanteil auf dieser Funktionsebene zu erhöhen. Als familienorientiertes Unternehmen forciert die Stadtverwaltung Mainz die Einrichtung von Home-Office bzw. mobiler Arbeit.