Verwaltungsmitarbeiter in

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Vollzeit

Sekretariat / Verwaltung

Die Verwaltung des Physikalischen Instituts sucht zur Verstärkung des bestehenden Teams Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit Schwerpunkt Drittmittelverwaltung eine*n
- Bewerbungsfrist: 15. Juni 2025
- Veröffentlichungsdatum: 19. Mai 2025
- Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
- Arbeitsumfang: Vollzeitstelle
- Kennziffer: 00004359

**Beschreibung**:
**Aufgaben**:

- selbstständige Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, EU u.a.), insbesondere:

- Mittelbewirtschaftung, -überwachung und -abrechnung nach Vorgaben der Zuwendungsgeber, des Landes Baden-Württemberg und der Universität
- Budgetierung
- Controlling
- Berichtswesen
- Unterstützung bei externen Audits/Prüfungen
- Beratung der Projektleiter*innen
- Koordination mit Zuwendungsgebern, zentraler Universitätsverwaltung u.a.
- Dokumentation
- Reisekostenverwaltung
- Personalsachbearbeitung
- sonstige Verwaltungsaufgaben nach Weisung

**Ihr Profil**:

- langjährige, einschlägige Erfahrung im Drittmittelbereich bzw. eine einschlägige, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare berufliche Qualifikation
- berufliche Erfahrung in der Drittmittel
- und / oder Finanzverwaltung von Vorteil
- idealerweise Erfahrungen an einer Universität oder Forschungseinrichtung sowie mit SAP/SRM
- sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbes. Excel
- Zahlenaffinität
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigeninitiative, Engagement und Bereitschaft, sich in neue Arbeitsbereiche einzuarbeiten
- eigenverantwortliche, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeit, Freude an komplexen Aufgabenstellungen, ein sicheres Auftreten sowie Teamfähigkeit

**Wir bieten**:

- eine vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einem kleinen, eingespielten Team
- Möglichkeiten, eigene Ideen einzubringen
- strukturierte Einarbeitung
- fachliche und überfachliche Weiterbildungsangebote
- Gleitende Arbeitszeit mittels Zeiterfassungssystem
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Zuschüsse zu JobTicket BW, Deutschlandticket Job und JobBike
- Betriebliches Gesundheitsmanagement und Hansefit

Abhängig von der Qualifikation ist eine Vergütung bis TV-L E9b möglich.

Die Stelle ist zunächst auf 3 Jahre befristet, mit der Option auf Entfristung. Die Vergütung erfolgt nach bis max. E9b TV-L.

Für die hier ausgeschriebene Position freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Frauen.

**Bewerbung**:
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004359 bis spätestens 15. Juni 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an: