Reprographic Mail Operator

Bürodienstleister

Adresse: Taunusanlage 9-10, 60329 Frankfurt, Deutschland

Vertrag: Unbefristet, Vollzeit

Schichten: 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, rotierend 06:30-15:00, 09:00-17:30 und 10:30-19:00 mit einer 30-minütigen, unbezahlten Mittagspause

Arbeitsmodell: Vollständig vor Ort

Williams Lea sucht einen Reprografie-Mail-Operator, der unserem Team beitritt

Williams Lea ist ein führender globaler Anbieter von geschäftskritischen Unterstützungsdiensten, bekannt für die Bereitstellung effizienter, technologiegestützter Lösungen für bedeutende Kunden in Investmentbanken, Anwaltskanzleien und professionellen Dienstleistungsunternehmen. Mit nahezu 7.000 Mitarbeitern weltweit konzentrieren wir uns darauf, hochwertige, kundenorientierte Dienstleistungen in komplexen, hochregulierten Umgebungen anzubieten.

Reprografie und Dokumentenerstellung
- Bedienung von Reprografie-Geräten zur Erstellung von Dokumenten gemäß Kundenvorgaben - mit höchster Genauigkeit und Qualität.
- Durchführung von Endbearbeitungsaufgaben wie Binden, Laminieren und Zuschneiden zur Bereitstellung professioneller Materialien.
- Überwachung und Auffüllung von Verbrauchsmaterialien (z. B. Papier, Toner) sowie Kalibrierung und Wartung der Geräte für optimale Leistung.
- Behebung von Geräteproblemen und Eskalation technischer Störungen an die Operations Managerin bzw. den Operations Manager.
- Vorbereitung physischer Dokumente für das Scannen durch Entfernen von Heftklammern, Befestigungen und anderen Hindernissen.
- Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen (z. B. als PDF) mithilfe von Scannern.

Poststelle und Kurierdienste
- Sortierung, Verteilung und Bearbeitung aller eingehenden und ausgehenden Postsendungen - termingerecht und effizient.
- Verwaltung von Kurierdiensten durch Annahme, Erfassung und Versand von Paketen sowie Nachverfolgung der Zustellungen.
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Verpackung von Sendungen gemäß den Buchungsrichtlinien für Kuriere.

Aktenverwaltung und administrative Unterstützung
- Pflege strukturierter Ablagesysteme für physische und digitale Unterlagen zur einfachen Auffindbarkeit und ordnungsgemäßen Archivierung.
- Durchführung von Dateneingaben und Pflege von Protokollen für Auftragsverfolgung, Postbearbeitung und Scanvorgänge.
- Unterstützung bei der Verwaltung von Büromaterialien, einschließlich Bestandskontrolle und Nachbestellung.
- Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.

Kundenservice und Kommunikation
- Aufbau positiver und professioneller Beziehungen zu Kundinnen und Kunden als Ansprechpartner für Dokumentenerstellung und Postdienste.
- Fachkundige Beratung zu Reprografie-Dienstleistungen, Produktionsmethoden und möglichen Einsparpotenzialen.
- Zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen mit klarer Kommunikation und serviceorientierter Umsetzung.
- Eigenverantwortliche Lösung von Kundenanliegen oder Beschwerden in Zusammenarbeit mit dem Management.

Teamarbeit und Compliance
- Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung von Teamzielen und Einhaltung der Service-Level-Agreements (SLAs).
- Teilnahme an Teammeetings und aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und der Steigerung der Kundenzufriedenheit.
- Einhaltung von Gesundheits
- und Sicherheitsrichtlinien sowie Gewährleistung eines sauberen und sicheren Arbeitsumfelds.

Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung
- Sorgfältige und termingerechte Ausführung aller Aufgaben unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards.
- Identifikation von Optimierungspotenzialen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Kundenerlebnisses.
- Hohe Detailgenauigkeit bei der Dokumentenbearbeitung, Digitalisierung und Produktion.

Anforderungen
- Berufserfahrung in der Reprografie, Druckproduktion oder Postbearbeitung mit fundierten Kenntnissen der entsprechenden Geräte und Prozesse.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams) zur Erledigung administrativer Aufgaben und Kommunikation.
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit zur Sicherstellung der Genauigkeit bei der Dokumentenerstellung, Postbearbeitung und Digitalisierung.
- Vertrautheit mit Wartung, Fehlerbehebung und Pflege von Reprografie
- und Postbearbeitungsgeräten.
- Kundenorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und professionellem Auftreten.
- Fähigkeit zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit - flexibel und anpassungsfähig gegenüber Kunden
- und Unternehmensbedürfnissen.
- Belastbarkeit und Leistungsfähigkeit auch unter Zeitdruck.
- Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten - sicher im Umgang mit Kundinnen, Kunden und Kolleginnen, Kollegen auf allen Ebenen.
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse zur effektiven Kommunikation in einem zweisprachigen Arbeitsumfeld.
- Ausgeprägte Problemlösungskompetenz mit der Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative bei der Bearbeitung von Auf