Executive Assistant

vor 2 Wochen

Berlin, Deutschland OptioPay Group Vollzeit

ÜBER DEN JOB

Wir suchen eine\*n engagierte\*n, erfahrene\*n und zuverlässige\*n Executive Assistant (f/m/x), der unserem Geschäftsführer bei allen anfallenden Aufgaben unterstützt. Als Executive Assistant (f/m/x) planst und koordinierst Du den Zeitplan und die Kommunikation des Geschäftsführers und kümmerst Dich proaktiv um sein Tagesgeschäft, indem Du sicherstellst, dass alle administrativen und organisatorischen Aufgaben reibungslos ablaufen. In dieser Schlüsselposition bist Du auch für die Koordinierung und Durchführung verschiedener Projekte mit internen und externen Stakeholdern zuständig.

YOUR ROLE
- Du arbeitest eng mit unserem Geschäftsführer bei verschiedenen Projekten und Themen zusammen, indem Du verschiedene interne und externe Stakeholders koordinierst und mit ihnen kommunizierst
- Du bist ein\*e zuverlässige\*r Gatekeeper\*in, welche\*r mit vertraulichen Informationen umgehen kann und in der Lage ist, Entscheidungen mit gutem Urteilsvermögen und ausgezeichneter Kommunikation zu treffen
- Du kontrollierst die Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen, indem Du Protokolle erstellst, Maßnahmen sorgfältig verfolgst und Präsentationen vorbereitest
- Du managest Projekte mit knappen Deadlines und arbeitest effizient und unabhängig, wobei Du viele Aufgaben gleichzeitig und mit Leichtigkeit bewältigst
- Du schaffst ein hervorragendes Umfeld für die Abteilung, indem Du die Firmenkultur vorantreibst und Positivität, Energie und Begeisterung ausstrahlst
- Du übernimmst die Verantwortung für die Organisation von Außenterminen

DEINE QUALIFIKATIONEN
- Du hast mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung des Senior Managements gesammelt
- Du hast ein Gespür für Prioritäten und Dringlichkeit und kannst entsprechend umorganisieren
- Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und stellst sicher, dass Feingefühl, Diskretion und Diplomatie bei deinen Interaktionen im Vordergrund stehen
- Du verfügst über erstklassige schriftliche und kommunikative Fähigkeiten in Englisch und Deutsch
- Du bist kunden-, lösungsorientiert, diskret und belastbar und verfügst über ausgezeichnete Organisations
- und Multitasking Fähigkeiten
- Du bist ein Naturtalent im Beziehungsaufbau und verfügst über einwandfreie Fähigkeiten im Umgang mit Stakeholdern
- Du bist eine proaktive, pragmatische und sympathische Persönlichkeit, die gerne mit unterschiedlichen Personengruppen zusammenarbeitet
- Du bist hochprofessionell, engagiert, einfallsreich, detailorientiert und arbeitest gerne in einem schnelllebigen, dynamischen Büro, in dem Du über den Tellerrand hinausblickst und ein außergewöhnliches Serviceniveau bieten musst

WHAT WE OFFER
- flexibles Arbeitsumfeld mit einem hybridem Arbeitsmodell auch nach Covid-19 & flexible Arbeitszeiten
- regelmäßige Team Events und Workshops
- multinationales und diverses Team aus 20+ Ländern
- Wissenstransfer und -austausch über die OptioAcademy - Möglichkeit individuelle Fähigkeiten mit Kollegen zu teilen, z.B. Weinprobe, Design Basics, Techno
- neueste Hardware für alle Mitarbeiter
- attraktiver Bürostandort in der Nähe des Potsdamer Platzes mit einer wunderschönen Dachterrasse
- Self-development Budget
- Onboarding Programm, damit Du selbstbewusst bei uns starten kannst

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Voryntisy Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Role DescriptionThe Executive Assistant provides high-level administrative and operational support to senior executives, enabling them to focus on strategic priorities. This role involves managing schedules, coordinating communications, preparing reports, and assisting with project management. The Executive Assistant acts as a key liaison between executives,...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Lynvora Vollzeit 45.000 € - 70.000 € pro Jahr

    Role DescriptionThe Executive Assistant provides high-level administrative support to senior executives, ensuring smooth and efficient daily operations. This role involves managing schedules, coordinating meetings, handling communications, and supporting strategic initiatives. The Executive Assistant acts as a trusted point of contact between the executive...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Point Nine Vollzeit

    Point Nine is a seed-stage venture capital firm focused on B2B SaaS and Marketplaces. Since 2008, we’ve been amongst the first investors in companies like Algolia, Brainly, Chainalysis, Contentful, Delivery Hero, DocPlanner, Factorial, Loom, Mambu, NexHealth, Revolut, Tenderly and Tier and are proud to have one of the highest “seed-to-winner” rates of...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Kaizen Asset Management Services Vollzeit 45.000 € - 75.000 € pro Jahr

    Job Title: Executive Assistant (Remote) – Executive, HR & OperationsReports To: CEO – SocientaJob Summary:Socienta is looking for a highly skilled and versatile Executive Assistant to provide comprehensive support across executive, HR, and operational functions. This mixed-role position goes beyond traditional administrative duties, requiring leadership...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland aba Logistics GmbH Vollzeit

    **Benefits bei unseren Kunden**: **Neben der fairen und attraktiven Vergütung werden Ihnen folgende Zusatzleistungen angeboten**: - Attraktive Vergütung - Flache Hierarchien - kurze Entscheidungswege - Ausführliche Einarbeitungszeit - Regelmäßige Fortbildungen - Bis zu 30 Urlaubstage - flexible Arbeitszeiten - Option auf Homeoffice - Zentral **Das...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland Pupil Labs GmbH Vollzeit

    **Location: Berlin**: **Full time (30-40h/week)**: **Summary**: We are looking for an Executive Assistant to work directly with our CEO and members of our leadership team at Pupil Labs. You must be proactive and be able to work autonomously as well as collaboratively on a diverse range of projects and tasks. We seek a team player who is organized and able to...

  • Customer Service Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Connecticut Shotgun Manufacturing Co. Vollzeit

    We are seeking a highly motivated and versatile individual to join our team as a Customer Service Executive Assistant. This unique role combines the responsibilities of providing exceptional customer service and supporting executive-level staff in a fast-paced environment. As the Customer Service Executive Assistant, you will be the main point of contact for...

  • Executive Assistant

    vor 14 Stunden

    Berlin, Berlin, Deutschland Burgermeister Franchise GmbH Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Executive Assistant (m/w/d) für den CEO BurgermeisterBerlin, DeutschlandAngestellte/rVorstand, GeschäftsführungÜber BurgermeisterSeit der Gründung im Jahr 2006 hat sich Burgermeister von einem kultigen Berliner Geheimtipp zu einer der bekanntesten Burgermarken Deutschlands entwickelt. Der erste Standort – im ehemaligen Toilettenhäuschen am...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland az GmbH Personalberatung Vollzeit

    Berlin - Administration & Assistance - Käufmännische Spezialist:in **Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) **:ID: 4802 — Ansprechpartner:in: Christian Kersten Teilzeit möglich Homeoffice möglich Bezahlte Weiterbildung Betriebliche Altersvorsorge Projektverantwortung BVG-Ticket Zentrale Lage 60.000 € - 72.000 € pro...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland GetYourGuide Vollzeit

    **About GetYourGuide**: GetYourGuide is the globally leading marketplace for unforgettable travel experiences. Travelers use GetYourGuide to discover the best things to do in a destination. Since its founding in 2009, people from all over the world have booked more than 135 million tours, activities, and attraction tickets through GetYourGuide. Powered by a...