Vorstandssekretär (M/w/d)

Das Forschungszentrum Jülich adressiert mit seiner Mission einer nutzeninspirierten Grundlagenforschung die großen, gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und forscht hierzu in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie. Im wissenschaftlichen Geschäftsbereich II sind die Institute für Energie
- und Klimaforschung, die Zentralinstitute für Engineering, Elektrotechnik und Analytik sowie das Institut für Nachhaltige Wasserstoffwirtschaft verortet. Das Forschungszentrum betreibt in diesen Bereichen Spitzenforschung, unter anderem zu neuen Ansätzen und Technologien, die zur Bewältigung der Energiewende und Klimakrise beitragen. Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zu diesen Themen leisten und unser Vorstandsmitglied mir Ihrer Expertise und Ihrem Organisationsgeschick unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

**Ihre Aufgaben**:

- Eigenverantwortlicher Neu-Aufbau des Vorstands-Sekretariats
- Effektives, umfangreiches Terminmanagement für das Vorstandsmitglied
- Unterstützung und Entlastung des Vorstandsmitglieds bei allen anfallenden administrativen Belangen
- Strukturierte Vor
- und Nachbereitung von (internationalen) Dienstreisen sowie Organisation von Meetings mit nationalen und internationalen Gästen für das Vorstandsmitglied
- Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen, Tagungen und Arbeitstreffen
- Zielgerichtete, effektive Aufbereitung eingehender Anfragen und Informationen
- Annahme, Weiterleitung und Vermittlung von Telefonaten sowie Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails
- Erstellung von allgemeinen Schriftstücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korrespondenz (selbständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch)
- Enger fachlicher Austausch mit den anderen Vorstandssekretariaten, den Vorstandsreferent:innen, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen

**Ihr Profil**:

- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats
- und Administrationsaufgaben
- Freude an der serviceorientierten Unterstützung des Vorstandsmitglieds und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen
- Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Äußerst sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft und Vertrauenswürdigkeit

**Unser Angebot**:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

- Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
- Umfassende Trainingsangebote: Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen - individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und die fachliche Weiterqualifizierung im Rahmen der Einarbeitung sind daher für uns selbstverständlich
- Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik. Wir bieten u.a. (mobile) Eltern-Kind-Büros, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden und Unterstützung durch die Kolleg:innen der Stabstelle „Büro für Chancengleichheit“
- 30 Tage Urlaub und eine Regelung für freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten und Neujahr)
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie eine Betriebssportgemeinschaft mit vielfältigen Angeboten
- Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Wir bieten Ihnen spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld im Rahmen einer Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche). Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre, bietet jedoch die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.