Referent Der Geschäftsführung

Die LITTLE BIRD GmbH ist ein erfolgreiches IT-Unternehmen mit Sitz in Berlin. Unsere Software revolutioniert die Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Kinderbetreuungsplätzen: Eltern erhalten faire Chancen auf einen Betreuungsplatz, Einrichtungen werden im Alltag entlastet und städtische Verwaltungen gestalten Betreuung zuverlässig und digital.

Unsere Gründerin Anke Odrig erlebte 2006 selbst, wie zeit
- und nervenaufreibend die Kitaplatzsuche sein kann - der Auslöser für die Gründung der LITTLE BIRD GmbH war. Was mit dieser persönlichen Erfahrung begann, ist heute eine Lösung, auf die über 600 Städte setzen.

Mit inzwischen 25 Bausteinen - von Platzanmeldung und Vergabe über Organisation und Kommunikation bis hin zum Management - begleiten wir den gesamten Prozess der Kinderbetreuung Ende-zu-Ende. Gemeinsam mit der InstiKom GmbH und ihren Lösungen KIKOM App und KIKOM Pay wachsen wir zur LITTLE BIRD Gruppe und bauen unseren Service bundesweit aus - mit weiteren Angeboten für Eltern, Einrichtungen und Träger.

Dafür braucht unsere Geschäftsführung eine starke rechte Hand, die mitdenkt, mitsteuert und mitgestaltet.

**Deine Mission**:
Du bist die operative und strategische Verlängerung der Geschäftsführung: Du bündelst Informationen, priorisierst, bereitest Entscheidungen vor, treibst eigene Themen und hältst die Taktung im Alltag.

**Was du mitbringst**
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Chief of Staff, Persönliche:r Referent:in, PMO, Projektleitung).
- Starke Organisation, Antizipation und Verbindlichkeit - du bleibst dran, bis ein Ergebnis steht.
- Exzellentes Deutsch in Wort & Schrift; sicher in klarer, adressatengerechter Kommunikation.
- Datenkompetenz (Excel/Pivots, Pragmatismus in BI/Reports).
- Tool-Souveränität (Microsoft 365, CRM/HelloHQ, RapidMail, Redmine/Jira, Bookstack, Superset, Nextcloud).
- Diskretion, Ownership-Mindset - und Empathie für Teams, Kunden & Partner.

**Was du bewegst**
- **Prioritäten & Kalender**: Du sorgst für Fokus, Puffer und Tempo - von Jour fixe bis Reisen.
- **Meetings, die wirken**: Agenda, Unterlagen, klare Entscheidungsvorlagen (1-Pager), Protokolle & konsequentes Nachfassen.
- **Reporting & Klarheit**: Monatliche Scorecard (z. B. OKR-Fortschritt, Releases, SLA/Support, Angebote & Leads, Uptime/Backups, Fokus auf KPIs) inkl. Kurzkommentar & Next Steps.
- **Eigene Projekte**: z. B. Webinar-Serie, Ausbau Knowledge-Base, Automatisierungen für Follow-ups, Compliance-Dokus
- **Schnittstelle & Stimme**: Du koordinierst über Teams hinweg und vertrittst die GF in ausgewählten Terminen.

**Was wir dir im LITTLE BIRD Alltag bieten**:

- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, der Dir Sicherheit und langfristige Perspektiven bietet.
- Wir setzen auf** eine offene und herzliche Führung durch Vorbild**: Unsere Geschäftsführung und Teamleiter arbeiten aktiv im Team mit und teilen Verantwortung und Aufgaben.
- **Ein Job mit echtem Sinn**: Wir unterstützen Eltern, Betreuungsanbieter und Kommunen deutschlandweit bei der Suche, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen.
- **Großartiges Team**: Arbeite eng mit einem humorvollen, hilfsbereiten Team zusammen. Schau gern mal in unser Culturebook und bei Instagram.
- **Mitgestaltung** - Du gestaltest den Weg des Unternehmens aktiv mit, kannst Dich in unterschiedlichen Bereichen einbringen und gemeinsam mit uns wachsen.
- **Workation**:Die Möglichkeit, bis zu 30 Tage pro Jahr flexibel von einem Ort Deiner Wahl aus zu arbeiten
- **Gemeinsame Teamevents** - Wir sind EIN Team, nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch bei Team
- und After-Work-Events.

**So läuft der Prozess**
- **Bewerbung** - wir lesen sorgfältig.
- **Erstes Gespräch** - mit GF/Leitung.
- **Mini-Case** - 1-seitige Entscheidungsvorlage + kleine Priorisierungsaufgabe.
- **Kennenlernen** - Team & Arbeitsweise live erlebe

Schick uns deinen CV mit **frühestmöglichem Start** und **Gehaltsrahmen**. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen

**Uns ist besonders wichtig, etwas über dich und deine Motivation zu erfahren - dein Anschreiben spielt für uns also ein zentrale Rolle.