Teamassistenz/ Sekretariatsmitarbeiter

Für unseren Kunden suchen wir ab sofort eine/n

Teamassistenz/ Sekretariatsmitarbeiter (m/w)

in Teilzeit 20-25 Std.

Aufgaben
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Besucheranmeldungen durchführen
- Bestellung von Verbrauchsmaterial (z. B. Büromaterial, Masken etc.)
- Bewirtung organisieren (Bewirtungsbelege ausstellen, Getränke
- und Essensbestellungen, Küche)
- Vorbereitungen für neue Mitarbeiter treffen (EVAA, Möbel, PC, Telefon, digitalen Info-Ordner erstellen und auf Aktualität prüfen etc.)
- Übernahme der Telefonzentrale und zentrales E-Mailpostfach verwalten
- Koordination der Aktualisierungen der Firmenhomepage
- Masterfolien Firmenpräsentation erstellen bzw. aktualisieren
- Schriftverkehr extern
- Dokumente prüfen und in den Unterschriftenzyklus geben
- Prüfung und Aktualisierung der E-Mail-Verteiler in Outlook
- Post verteilen und abholen
- Disposition und Abwicklung von Kundenbestellungen (Auftragsbestätigung, Bestellung von benötigten Materialien bei SCM initiieren, Tracking von Lieferterminen und Abstimmung mit der Fertigung bei Änderungen, Kommunikation von Abweichungen an den Kunden, Information des Kunden über Warenausgang, ggf. Trackingnummer, Rechnungsstellung)

Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Idealerweise vorhandene Kenntnisse in der Reisekostenabrechnung
- Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen
- Zuverlässigkeit, Flexibilität und Motivation