Assistenz Im Fachbereich Innere Dienste

Pankow als bevölkerungsreichster Bezirk hat einen erhöhten Personalbedarf und sucht engagierte Kolleginnen und Kollegen, um den künftig steigenden Herausforderungen gewachsen zu sein. Als öffentlicher Arbeitgeber bietet das Bezirksamt Pankow ein breites Spektrum an Tätigkeiten und Karrierechancen. Da sich die Vielfalt unserer Bevölkerung auch in der Pankower Verwaltung widerspiegeln soll, freuen wir uns auf Bewerbungen aus allen Bevölkerungsgruppen. **Bewerben Sie sich jetzt - nutzen Sie Ihre Chance** ***Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Schule, Sport und Facility Management sucht ab sofort, unbefristet, eine**: **Assistenz im Fachbereich Innere Dienste (m/w/d)**: ***Kennziffer: 228-3306-2024**: **Entgeltgruppe: E6 (Bewertungsvermutung)** **Teilzeit mit 19,7 Wochenstunden****: **Geplanter Einsatzort: Berliner Allee 252-260, 13088 Berlin**: **:Der Fachbereich Innere Dienste ist Teil der Serviceeinheit Facility Management. Die Inneren Dienste unterstützen die Verwaltung in ihren Kernaufgaben und organisieren alles, um die bestmögliche Arbeitsfähigkeit aller Bereiche zu organisieren. Das Spektrum ist dabei weit gefächert, vom Management der Dienstgebäude inklusive der Beschaffung von Ausstattung, über die Bereitstellung von E-Bikes für Dienstgeschäfte, bis zu Transport - und Veranstaltungsdiensten usw. Mit Ihrer Tätigkeit sind Sie Dienstleister für alle Geschäftsbereiche des Bezirksamtes Pankow und haben im Wesentlichen folgende Aufgaben: - Assistenz und organisatorische Unterstützung des Fachbereichsleiters und den 3 Sachgebieten - Betreuung aller Geschäftsvorgänge im Fachbereich Innere Dienste - Sachbearbeitung in den Bereichen Flächenmanagement, Technische Hausverwaltung, Arbeits - und Brandschutz - Kontrolle und Koordination der Erledigung der Mängelprotokolle von Begehungen der Bürodienstgebäude des Bezirksamtes durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit inklusive Reporting gegenüber den Nutzern - Mitarbeit beim Aufbau eines Prozess - und Wissensmanagements - fachliche und organisatorische Unterstützung des Fachbereichs (Recherchen, Mitarbeit bei der Vorbereitung von Beratungen, Schulungen, Workshops u.a.) ***Formale Anforderungen**: - einen Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte:r, Immobilienkauffrau /- mann oder - vergleichbarer Berufsabschluss in der Verwaltung oder im Büromanagement oder - Abschluss des Verwaltungslehrgangs I der VAK Berlin oder - vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse ***Fachliche Anforderungen**: - Fundierte Fachkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation - gutes Darstellungsvermögen in Wort und Schrift, sichere Anwendung der DIN 5008 - Umfassende Kenntnisse von Microsoft Office Anwendungen; Microsoft Visio, fortgeschrittene Excel-Kenntnisse - Grundlegende Kenntnisse im Arbeits - und Brandschutz - Kenntnisse der Alla Raum, DIN 277 sowie der ASR A 1.2 - Kenntnisse des Haushaltsrechts (LHO und AV-LHO) und des Beschaffungswesens - Kenntnisse in den Instrumenten des Prozess - und Wissensmanagements - Kenntnisse der Aufbau - und Ablauforganisation in der Berliner Verwaltung, des Bezirksamtes und der GGO ***Außerfachliche Anforderungen**: - sich personen - und situationsbezogen austauschen - sich konstruktiv respektvoll mit anderen auseinandersetzen und partnerschaftlich zusammenarbeiten; Konflikte erkennen und tragfähige Lösungen anstreben - auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben - vorausschauend planen, strukturieren und entsprechend agieren - die Arbeit als Dienstleistung für die externen und internen Kund:innen begreifen - Probleme und Konflikte erkennen und tragfähige Lösungen anstreben - Ihr Denken und Handeln auf ein gewünschtes Ziel hin ausrichten und die erforderlichen Ressourcen effizient einsetzen - zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen treffen und dafür Verantwortung übernehmen Weitere Einzelheiten können dem Anforderungsprofil entnommen werden, welches Sie unter "weitere Informationen" finden. **Wir bieten...**: - ein** familienfreundliches Arbeitsumfeld** und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) sowie die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten - die **Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln**, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort - und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement - **aktive Gesundheitsangebote** während der Arbeitszeit - eine** kostenlose externe Sozialberatung**: - ein **vergünstigtes Firmenticket** für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine** Hauptstadtzulage**: - eine **Betriebsrente** (VBL) für Tarifbeschäftigte - eine Bezahlung nach