Organisationstalent Mit Herz? Werde Teamassistenz

**Als Mitarbeiter**: in in unserem Büro unterstützt du der unsere Architekt: innen dabei umfangreiche Bauprojekte zu realisieren. Du bereitest wichtige Besprechungen vor, erstellst Protokolle und kümmerst Dich um die Nachverfolgung der besprochenen Maßnahmen und bist für die Mitarbeitereinführung neuer Kolleg: innen zuständig. Mit Deinem Organisationstalent und Deiner Hands-on-Mentalität gestaltest Du den Büroalltag effizient und sorgst dafür, dass unsere Architekt: innen sich voll und ganz auf ihre Projekte konzentrieren können.
Das klingt nach deinem zukünftigen Job? Dann bist Du der passende Baustein unseres 6-köpfigen Team in Köln als
Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d)
Und wer sind wir? PASD ist ein Architekturbüro aus Nordrhein-Westfalen und seit über 30 Jahren erfolgreich. Neben unserem Hauptsitz in Hagen haben wir Niederlassungen in Berlin, Hamburg und Köln. Gemeinsam setzen wir auf Teamgeist, Präzision und Innovation - und freuen uns auf Deine Unterstützung
Aufgaben
**Deine Aufgaben**:

- Organisation und eigenverantwortliche Leitung des Sekretariats in Köln, einschließlich der Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung in Hagen und den Teams an anderen Standorten zur standortübergreifenden Koordination organisatorischer Abläufe
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Bearbeitung des Postein
- und -ausgangs sowie allgemeine organisatorische Aufgaben
- Verantwortung für das Dokumentenmanagement, einschließlich Ablage, Wiedervorlage und Pflege wichtiger Akten und Unterlagen
- Protokollführung während Besprechungen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen zur Unterstützung einer effizienten Projektumsetzung
- Abwicklung der Korrespondenz mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten
- Vorbereitung von Statistiken und Auswertungen, beispielsweise für Projektübersichten oder KostenanalysenOrganisation von Veranstaltungen in der Niederlassung, wie Team-Meetings, Workshops oder Firmenfeiern

Qualifikation
**Für die Rolle relevant**:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im Bau
- oder Immobilienbereich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Excel und PowerPoint, sowie die Fähigkeit, diese in der täglichen Arbeit effektiv einzusetzen
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, besonders im Umgang mit standortübergreifenden organisatorischen Abläufen
- Souveränes und freundliches Auftreten, da die Position sowohl interne Teammitglieder als auch externe Partner: innen unterstützt
- Ausgeprägte Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Hohes Maß an Serviceorientierung und Eigeninitiative, mit dem Ziel, Prozesse zu optimieren und das Team aktiv zu entlasten
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein ergebnisorientierter Arbeitsstil, insbesondere bei der Protokollführung und Nachverfolgung von MaßnahmenBerufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise mit Fokus auf Assistenz
- oder Sekretariatsaufgaben in einem dynamischen Umfeld

**Benefits**:

- Ein unbefristetes und krisensicheres Arbeitsverhältnis
- Gleitzeit zwischen 7 Uhr und 9 Uhr
- Möglichkeit zur Voll
- oder Teilzeitbeschäftigung
- Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- 50 % Mobilitätszuschuss für das Deutschlandticket (Jobticket)
- Angemessene Vergütung und voller Überstundenausgleich

Dein Job?
Dann bewirb Dich jetzt als Teamassistenz und werde Teil unseres Teams in Köln Lass uns wissen, welche Aspekte der Rolle Dich besonders ansprechen und wo Deine Stärken liegen.
Sende uns Deine Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe deiner
- Gehaltsvorstellung
- frühestmöglichen Eintrittstermins

Wir melden uns innerhalb von 14 Tagen bei Dir und freuen uns darauf, Dich kennenzulernen