Mitarbeiter in Buchhaltung

**Berichtet an**: Geschäftsführung

Wir sind ein kleines, dynamisches Distributionsunternehmen mit Sitz in Oberhausen und verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Vertrieb hochwertiger Produkte für Akupunktur und Physiotherapie. Zur Unterstützung unseres Management-Teams und zur Sicherstellung reibungsloser finanzieller und administrativer Abläufe suchen wir eine engagierte **Fachkraft für Buchhaltung und Administration (m/w/d)**, die unsere internen Prozesse verantwortet und die Koordination mit unserem externen Steuerberater übernimmt.

**Ihre Hauptaufgaben**

Diese Position fungiert als zentrale Schnittstelle für alle internen Buchhaltungs-, Zahlungs
- und Verwaltungsprozesse und stellt Genauigkeit, Struktur und Compliance sicher.

**1. Finanzen & Zahlungswesen**
- **Kreditorenbuchhaltung**: Verwaltung und Durchführung sämtlicher Zahlungen an Lieferanten, Dienstleister und sonstige Kostenstellen - präzise und fristgerecht.
- **Debitorenbuchhaltung**: Verantwortung für das Forderungsmanagement, Überwachung offener Kundenrechnungen und professionelle Nachverfolgung bei Zahlungsverzug.
- **Dokumentation & Reporting**: Organisation und Aufbereitung aller buchhalterischen Unterlagen (Rechnungen, Belege, Kontoauszüge) zur monatlichen Weitergabe an den externen Steuerberater.
- **Rechnungsmanagement**: Erstellung, Ablage und Pflege aller Kundenrechnungen in digitaler und physischer Form.

**2. Administration & Compliance**
- **Dokumentenmanagement**: Aufbau und Pflege einer strukturierten Ablage für sämtliche Unternehmensunterlagen - sowohl digital als auch in Papierform.
- **Behördenkommunikation**: Hauptansprechpartner*in für städtische Behörden, Ämter und externe Institutionen; Verantwortung für die Erstellung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen.
- **Büroorganisation**: Koordination allgemeiner Büroangelegenheiten, Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistern sowie Unterstützung bei internen Abläufen.

**3. Personal & Teamunterstützung**
- **Recruiting**: Eigenständige Durchführung des gesamten Bewerbungsprozesses - von der Erstellung der Stellenausschreibungen über die Bewerberkommunikation bis hin zur Interviewkoordination.
- **Onboarding**: Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.

**Ihr Profil**
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung oder Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern.
- Fundierte Kenntnisse der Buchhaltungsgrundlagen (Kreditoren/Debitoren) und im Umgang mit buchhalterischen Dokumenten.
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel); Erfahrung mit Buchhaltungs
- oder ERP-Systemen (z. B. DATEV, Lexware) oder E-Commerce-Plattformen (z. B. WooCommerce, Xero) ist von Vorteil.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zur Kommunikation mit Behörden; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Hohe organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben eigenverantwortlich zu erledigen.

**Wir bieten**
- **Verantwortungsvolle Position**: Die Möglichkeit, eine zentrale Rolle in der Verwaltung und Buchhaltung eines wachsenden, internationalen Unternehmens zu übernehmen.
- **Work-Life-Balance**: Sicherer Vollzeitarbeitsplatz mit festen Arbeitszeiten (Details nach Absprache).
- **Attraktive Vergütung**: ca. 2,800 - 3.400 € brutto/Monat inklusive Urlaubs (abhängig von Erfahrung) und Weihnachtsgeld (je nach Unternehmensentwicklung).
- **Angenehme Unternehmenskultur**: Ein freundliches, respektvolles und multikulturelles Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit und Eigeninitiative geschätzt werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
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- **Reports to**: Management

We are a small, dynamic distribution company based in Oberhausen with a 20-year history in the high-quality acupuncture and physiotherapy product sector. To support our management team and ensure smooth financial and administrative operations, we are seeking a **dedicated Accounting and Administration Executive** to manage internal processes and coordination with our external tax advisor.

**Your Key Responsibilities**

This position serves as the central point of contact for all internal accounting, payment, and administrative workflows, ensuring accuracy, organization, and compliance.

**1. Financial & Payment Management**
- **Accounts Payable**: Manage and execute all supplier, utility, and expense payments, ensuring accuracy and timely processing.
- **Accounts Receivable**: Oversee credit control, monitor outstanding customer invoices, and follow up professionally on delayed payments.
- **Documentation & Reporting**: Organize and prepare all accounting documents (invoices, receipts, bank statements) for monthly submission to the external tax advisor.
- **Invoice Management**: Issue, file, and maintai