Abteilungsleitung Auftragsklärung, Controlling Und

**Die FITKO - Digitale Verwaltung. Intelligent vernetzt.**

Verwaltung und Start-up - passt das zusammen? Wir sagen ja Die FITKO mit zurzeit rund 80 Mitarbeiter:innen wurde konzipiert, um als schlanke, agile und spezialisierte Unterstützungseinheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland zu koordinieren und voranzutreiben. Als „Unterbau“ des IT-Planungsrats soll sie dessen Handlungs
- und Steuerungsfähigkeit stärken, Synergien schaffen und Akteure vernetzen. Das geht am besten, wenn Zusammenarbeit und Vernetzung auch organisationsintern gelebt werden - deshalb basiert unsere Zusammenarbeit auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung.

Wir sind ein vielfältiges und engagiertes Team mit flachen Hierarchien und den unterschiedlichsten Hintergründen, von der Biologin über den Informatiker bis zur Theaterwissenschaftlerin.

Für den Aufbau und die Leitung eines neuen Bereiches suchen wir ab sofort einen kreativen Kopf mit sehr viel Teamgeist, exzellenten analytischen Fähigkeiten und hoher Selbstorganisation, für den klassische Verwaltung und innovative Methoden keinen Widerspruch darstellen.

Um die FITKO zukunftsfest und leistungsstark aufzustellen, haben wir eine Weiterentwicklung der Organisation angestoßen. Hierzu gehört der Aufbau eines neuen Bereiches, in dem wir die Funktion der zentralen Koordination von Auftragsklärungen, das bereichsübergreifende Controlling sowie das interne und externe Kapazitätsmanagement für bereichsübergreifende Vorhaben bündeln.

Die für das künftige Controlling notwendigen Systeme, Methoden und Prozesse sollen ein gemeinsames Finanz-, Vertrags
- und internes/externes Ressourcen-Controlling ermöglichen. Hier werden wesentliche Anforderungen für alle Abteilungsleitungen und dem Präsidenten zusammengeführt, um das Portfoliomanagement der FITKO zu ermöglichen sowie das Risiko
- und Compliance Management zu unterstützen.

Darüber hinaus wird für das Kapazitätsmanagement bereichsübergreifender Vorhaben ein eigenständiger Experten
- und Projektepool mit zugeordneten Mitarbeitenden aufgebaut, um Aufgaben im Projekt
- und Multiprojektmanagement zu übernehmen. In diesem Pool können auch Kolleg:innen anderer Abteilungen zeitlich befristet Aufgaben wahrnehmen. Darüber hinaus gehört auch das Auftrags
- und Kapazitätsmanagement für alle externen Verträge mit der FITKO zur Aufgabe der neuen Abteilung.

**Das sind Ihre Aufgaben**:

- Sie verantworten den Aufbau des neuen FITKO-Bereichs für Auftragsklärung, Controlling und Kapazitätsmanagement.
- Bereichsübergreifend koordinieren Sie den Aufbau der technischen Systeme, Methoden und Prozesse für ein gemeinsames Finanz-, Vertrags
- und Ressourcen-Controlling.
- Sie begleiten den Aufbau des Portfoliomanagements der FITKO und unterstützen das Risiko
- und Compliance Management.
- Für bereichsübergreifende Vorhaben rekrutieren und leiten Sie einen eigenständigen Experten
- und Projektepool, um Aufgaben im Projekt
- und Multiprojektmanagement für hoheitliche Vorhaben zu koordinieren.
- Sie evaluieren die Bedarfe der FITKO für externe Unterstützungen, erörtern Beschaffungsoptionen durch bestehende Verträge, Kooperationen oder Mitgliedschaften und zeichnen für die Bewirtschaftung eigener Rahmenverträge mit externen Dienstleistern verantwortlich.
- Sie koordinieren in einem regelmäßigen Turnus ein Steuerungsboard, dass über den Einsatz bereichsübergreifender Ressourcen nach einer vorgegebenen Priorisierung entscheidet.
- Als Teil des Leitungsteams der FITKO berichten Sie direkt an den Präsidenten.

Formeller Hinweis: Die Aufgabenfelder sind aufgrund der fortlaufenden Konzeption noch nicht final. Bei starker Veränderung würden gleichwertige Tätigkeiten übertragen werden.

**Das bringen Sie mit**:

- Hochschulstudium (Master, Universitätsdiplom, 2. Staatsexamen) der Betriebs
- oder Volkswirtschaftslehre, der Verwaltungs
- oder Politikwissenschaft oder ein vergleichbarer Studiengang sowie gleichwertige einschlägige Fähigkeiten.
- Mehrjährige Berufserfahrung in jeweils entsprechend qualifizierten Tätigkeiten.
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen im Programm
- oder Projekt-/ Multiprojektmanagement (agile und klassische Methoden) sowie Controlling
- und Ressourcen-Management von internen und beauftragten Ressourcen, auch in der Verwaltungsdigitalisierung.
- Kenntnisse in Methoden der Auftragsklärung durch technisches und fachliches Anforderungsmanagement für öffentliche Digitalisierungsvorhaben konnten Sie aufbauen.
- Kenntnisse im Portfoliomanagement sind von Vorteil.
- Sie besitzen eine ausgeprägte Sozial
- und Kommunikationskompetenz, um Personen und Teams zielgerichtet zu führen, Aufgaben zu delegieren und Organisationsziele zu erreichen. Ein ausgeprägtes Interesse zur Übernahme disziplinarischer Führungsaufgaben bringen Sie mit.
- Erfahrungen im Aufbau von (neuen) Organisationseinheiten werden Sie einbringen.
- Sie bringen ein ausgeprägtes Inter