Document Controller

Job Description

Job Title: Document Controller

Job Location: Stuttgart

Linxon ist ein Joint-Venture Unternehmen, das von AtkinsRéalis und Hitachi Energy gegründet wurde, um schlüsselfertige Projekte für elektrische Wechselstrom-Umspannwerke zu realisieren. Linxon entwickelt für seine Kunden massgeschneiderte Lösungen im Bereich elektrischer Hochspannungsschaltanlagen für die erneuerbare und konventionelle Stromerzeugung, die Stromübertragung sowie den Personen
- und Gütertransport und führt diese als Generalunternehmer vollumfänglich aus.

Bei der schlüsselfertigen Lieferung verantworten wir das Projektdesign, die Beschaffung, Bereitstellung und Integration aller zum späteren Betrieb der Anlage erforderlichen Komponenten und Dienstleistungen sowie die Bauausführung von der Planungsphase bis hin zur abschliessenden Übergabe an den Endkunden.

Höchste Ansprüche an die Qualität der Ausführung sowie die Einhaltung von Umwelt
- und Arbeitssicherheitsaspekten verstehen wir als Voraussetzungen für den gemeinsamen Erfolg bei der Planung und Abwicklung komplexer Projekte.

Wir suchen für Projekte im deutschen Markt eine(n) erfahrene(n) und motivierte(n) Document Controller zur Verstärkung unseres Teams für den Geschäftsbereich nationale & internationale schlüsselfertige GIS/AIS-Hochspannungsschaltanlagen mit Sitz in Stuttgart, Deutschland.

Wir bieten Ihnen
- Interessante, herausfordernde und vielseitige Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum in einem weltweit erfolgreich agierenden Unternehmen
- Individuelles und eigenverantwortliches Handeln
- Leistungsgerechte Vergütung
- Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen in einem engagierten Team

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

In dieser Position stellen Sie sicher, dass:

- bei der Abwicklung von Projekten, eine qualitativ hochwertige Dokumentationsabwicklung gewährleistet wird, die den Vorgaben von Linxon entspricht
- Mit unseren Kunden eine effiziente Dokumentationsabwicklung abgestimmen und umgesetzen

Dokument
- und Korrespondenz management System:

- Unterstützung der Kollegen mit Rat und Tat in Fragen der Dokumentationskontrolle
- Schulung und Coaching des Linxon-Projektteams, der Kunden und der Lieferanten/Auftragnehmer im Dokumentenkontrollsystem PIRS und im Bereich der Qualitätsverbesserungen
- Beschaffung und Aufsetzen und Verwaltung des Dokumentenmanagementsystems für jedes Projekt in Zusammenarbeit mit den Projektteams und gemäß Unternehmens-/Projektabläufen
- Etablierung von Prozessen, Koordination, Erleichterung und Kontrolle aller Projektdokumentationen und Dokumententransaktionen
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Versionskontrolle der gesamten projektbezogenen Dokumentation
- Aufrechterhaltung einer formellen und strukturierten Vereinbarung beim Kopieren, Scannen und Speichern von Dokumenten
- Die administrative Richtigkeit von Dokumenten überprüfen und gegebenenfalls bearbeiten und richtigstellen
- Zusammenstellung, Überprüfung und Aktualisierung von technischen Dokumenten (z. B. Handbücher, Verfahren und Arbeitsabläufe) im Zusammenhang mit dem Projekt
- Verteilung aller relevanten Dokumentationen gemäß den Unternehmens-/Projektabläufen; an Lieferanten, Kunden und Baustellen
- Dokumente in physischer und physischer Form ablegen
- Abrufen von Dateien nach Bedarf
- Verwaltung des Dokumentationsflusses innerhalb der Organisation
- Wahrung der Vertraulichkeit sensibler Informationen und Vertragsbedingungen
- Erstellung von Ad-hoc-Berichten
- Überprüfung von Projektverträgen im Hinblick auf die Dokumentenanforderungen und Sicherstellung, dass sie Linxon intern und von Lieferanten/Auftragnehmern verstanden und eingehalten werden
- Kontinuierliche Verbesserungen durch weitergabe Ihres Wissens über Schulungen und regelmässiges Coaching

Qualifikation:
Um sich für diese Position zu qualifizieren, sollten Sie über mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung verfügen und folgende Kriterien erfüllen:

- Nachgewiesene, relevante Berufserfahrung in Projekten unterschiedlicher Größe, Komplexität und Vertragsart (vorzugsweise GIS/AIS-Hochspannungsschaltanlagen)
- Fachkenntnisse in Dokumentmanagementsystemen vorzugsweise in PIRS (Sobis)
- Erfahrung mit SharePoint und anderen Dokumentenmanagementsystemen
- Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement (ISO9001)
- EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, PDF)
- Sie sind effizient und verfügen über ein hohes Mass an Fach-, Sozialkompetenz
- Sie sind in der Lage, Probleme früh zu identifizieren, zu lösen, und konstruktiv daran zu arbeiten, positive Kunden
- und Lieferantenbeziehungen aufzubauen
- Sie vermitteln Ihre Botschaften auf kohärente und klare Weise und bringen das für diese Aufgabe notwendige Durchsetzungsvermögen mit
- Sie wickeln die ihnen übertragenen Aufgaben mit viel Eigeninitiative, Flexibilität und Ausdauer ab, während Sie den Linxon Verhaltenskodex zu jeder Zeit einhalten.
- Sie behalten auch in anspruchsvollen Situati