Office-mitarbeiter in

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**Dezernat 2 - Studierendenservice und International Office**:
Dezernat 2.1 - Student Lifecycle Services, Projekt TalentKolleg Ruhr Hagen
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet in Vollzeit, Teilzeit (39,83 Std./Woche = 100 %; mind. 80% = 31,864 Std./Woche) eine*n
Office-Mitarbeiter*in (m/w/d) TalentKolleg Ruhr (TKR) in Hagen
Die Abteilung Student Lifecycle Services begleitet, berät und unterstützt Studieninteressierte, Studierende und (angehende) Absolventinnen auf ihrem Weg durch ein Studium an der RUB und bei der erfolgreichen Ausgestaltung der Übergänge, auch im Sinne einer nachhaltigen Beziehungs-, Bindungs
Als Office-Mitarbeiterin (m/w/d) unterstützen Sie das Team TalentKolleg Ruhr in Hagen in enger Zusammenarbeit mit dem Projektträger, Ruhr-Universität Bochum (RUB), engagiert bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und unterstützen im Erstkontakt mit interessierten Schülerinnen.
**Umfang**: Vollzeit, Teilzeit
**Dauer**: befristet, 31.12.2027
**Beginn**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
**Bewerben bis**: 28.09.2025
**Ihre Aufgaben**:

- Selbständige Organisation und Umsetzung von Bestellungs-, Vertrags
- und Rechnungswesen und Unterstützung in der Projektbuchhaltung
- Abwicklung von Personalangelegenheiten und Ersteinweisung in Zusammenarbeit mit dem Geschäftszimmer der Abteilung Student Lifecycle Services (Dez. 2.1) der RUB
- Koordination und Kommunikation im Rahmen der Verwaltung der TKR-Räumlichkeiten in Hagen
- Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung der Angebote des Kollegs am Standort Hagen, First-Level-Support für Schüler*innen
- Selbständige Koordination der Veranstaltungen und Termine mit lokalen und regionalen (Bildungs-)Einrichtungen und Projektbeteiligten sowie erste Ansprechperson für Gäste/Besucher*innen
- Unterstützung der Projektleitung beim Projektmanagement

**Ihr Profil**:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst, alternativ Hochschulabschluss mit Qualifikation für die o. g. Aufgaben
- Einschlägige Erfahrungen in der selbstständigen Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen (insb. Beschaffung, Verträge, Rechnungen und Personalangelegenheiten) oder administrativer Projektarbeit
- Erfahrung in Termin
- und Veranstaltungsorganisation mit verschiedenen Zielgruppen
- Erfahrungen in der Arbeit mit Schüler*innen und Jugendlichen von Vorteil
- Hohe Selbstmanagement
- und Kommunikationskompetenz, idealerweise interkulturelle Kompetenz
- Kenntnisse zum Hochschulsystem und deren Schnittstellen sind jeweils von Vorteil
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Erfahrung in der Netzwerkarbeit mit einem verbindlichen Auftreten vor externen Kooperationspartner*innen
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Sicherer Umgang mit gängiger Software im Bereich der Verwaltungsaufgaben (z. B. Office) und digitalen Tools (z. B. Zoom) bzw. grundsätzliche Bereitschaft, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten
- Effiziente Arbeitsorganisation und Belastbarkeit (Publikumsverkehr)
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitseinsätzen und Zeiten (auch nachmittags und abends)

**Wir bieten**:

- Umfangreiche Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
- Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
- Jahressonderzahlung
- Betriebliche Altersvorsorge

Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit), Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr, Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Betreuungsvermittlung/Ferienangebote/mobiles Kinderzimmer), Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
- Eine Arbeitsumgebung, die Vielfalt und Inklusion fördert und schätzt

**Weitergehende Informationen**:
Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8 TV-L.
Weitere Informationen finden Sie hierzu unter
- Der Dienstort ist das TalentKolleg Ruhr Hagen, Dieckstr. 42a, 58089 Hagen.
Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.
Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den b