Kaufmännische Projektassistenz

**Stellenbezeichnung**: Kaufmännische Projektassistenz (w/m/d)
Referenznummer: 30566

**Standorte**: Deutschlandweit an unseren Standorten

Arcadis ist das führende globale Planungs
- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 36.000 Menschen in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.

**Rollenbeschreibung**:
Wir suchen Sie als Kaufmännische Projektassistenz (w/m/d) für die Service Line Design & Engineering.

Die Stelle ist in unserem globalen Geschäftsbereich Mobility angesiedelt. Wir arbeiten mit unseren Kund*innen auf der ganzen Welt zusammen, um florierende, vernetzte Städte und Gemeinschaften zu entwickeln, die allen eine Chance bieten und die Welt voranbringen. Klimawandel, Urbanisierung, Digitalisierung und eine stetig wachsende Weltbevölkerung setzen Mobilitätssysteme und -plattformen unter immer größeren Transformationsdruck. Wir entwickeln vernetzte, nachhaltige Lösungen, die bestehende Infrastrukturen mit neuen Technologien verbinden, um die Mobilität von Menschen und den Transport von Gütern zu optimieren.

**Rollenverantwortung**:
Die kaufmännische Projektassistenz unterstützt die Projektleitung und das Projektteam in organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Belangen. Zu den Hauptaufgaben gehören:
**Projektorganisation und -koordination**:

- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten
- Erstellung, Pflege und Überwachung von Projektplänen, Terminlisten und Meilensteinen
- Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben innerhalb des Projektteams
- Vorbereitung von Meetings, Protokollführung und Dokumentation

**Kaufmännische Aufgaben**:

- Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Kostenkontrolle
- Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Angeboten und Bestellungen
- Verwaltung von Projektressourcen und Materialien
- Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie Abstimmung mit der Buchhaltung

**Administrative Tätigkeiten**:

- Pflege und Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten und Daten
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Kunden, Lieferanten)
- Unterstützung bei der Einhaltung von internen Prozessen, Richtlinien und Qualitätsstandards

**Unterstützung der Projektleitung**:

- Übernahme von organisatorischen Aufgaben zur Entlastung der Projektleitung
- Vorbereitung von Projektanalysen und Statusberichten

Unterstützung bei der Einhaltung von Fristen und Deadlines

**Qualifikationen & Erfahrung**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Bereich Projektassistenz oder Projektmanagement wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word und PowerPoint)
- Kenntnisse im Umgang mit Projektmanagement-Tools (z. B. SAP, Jira, MS Project) von Vorteil
- Verständnis für kaufmännische Abläufe und Prozesse

**Persönliche Fähigkeiten**:

- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Organisations
- und Koordinationstalent
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit

**Sprachkenntnisse**:

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil

**Warum Arcadis?**

Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung.

Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen - für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.

Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.

**Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit**

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.

**Join Arcadis. Create a Legacy**.