Assistenz Der Verwaltungsleitung Der Fakultät Für

Assistenz der Verwaltungsleitung der Fakultät für Erziehungswissenschaft
- EinrichtungFakultät für Erziehungswissenschaft
WertigkeitEGR. 9A TV-L
Arbeitsbeginn01.01.2025, unbefristet
Bewerbungsschluss25.10.2024
Arbeitsumfangteilzeitgeeignete VollzeitstelleDie Fakultät für Erziehungswissenschaft versteht sich als lebendiger Ort der Forschung, Lehre und Bildung mit vielfältigen Kontakten zu Hochschulen im In
- und Ausland und zahlreichen Einrichtungen aus den pädagogischen Handlungsfeldern. Dem „Hamburger Modell“ folgend, beherbergt die Fakultät alle Fachdidaktiken, die in den Hamburger Lehramtsstudiengängen angeboten werden. Dies bietet exzellente Voraussetzungen für unterrichtsbezogene Forschung in Kooperation zwischen Erziehungswissenschaft und Fachdidaktik.

Aufgabengebiet

Im Team der Fakultätsverwaltung/-leitung unterstützten Sie die Verwaltungsleitung, die Fakultätsverwaltung und das Dekanat bei administrativen und koordinativen Aufgaben.
- Verwaltungsleitung in Terminplanung, -koordinierung und -überwachung, Erteilung von Auskünften und Koordination komplexer Auskünfte assistieren (per Telefon und E-Mail)
- deutsch
- und fremdsprachliche Korrespondenz der Verwaltungsleitung abwickeln, einschl. Entwürfe selbstständig erstellen
- bei der Redaktion und Gestaltung von Veröffentlichungen der Verwaltungsleitung und des Dekanats mitarbeiten (Texte für Print, E-Mail, Web)
- Geschäftsabläufe in Rücksprache mit Verwaltungsleitung und Dekanat selbstständig organisieren und koordinieren
- bei der Überwachung des Dekanats-Sachmittelbudgets mitwirken
- Sitzungen des Ausschusses für Haushalt und Struktur sowie weiterer Gremien und referatsübergreifender Sitzungen und Besprechungen innerhalb der Fakultät vor
- und nachbereiten (inkl. Sitzungsunterlagen und Protokollen, Terminplanung)
- Statistiken und Übersichten für fakultätsspezifische Steuerungsaufgaben erstellen
- Personal-, Haushalts
- und Organisationsangelegenheiten in der Fakultätsverwaltung bearbeiten
- Verwaltungsleitung und Dekanat in der Kommunikation an der Schnittstelle zu den einzelnen Organisations
- und Betriebseinheiten der Fakultät unterstützen
- bei der Pflege des Webauftritts mitarbeiten (CMS FIONA) sowie Datenbankpflege und elektronisches Ablagesystem weiterentwickeln
- Assistenz des Dekans im Abwesenheitsfall vertreten

Die o. g. Tätigkeiten erbringen Sie je nach Kontext in deutscher und englischer Sprache.

Einstellungsvoraussetzung
- abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder
- gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Bei den letztgenannter Einstellungsvoraussetzung erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten
- Erfahrung mit Verwaltungsabläufen, möglichst bereits im Hochschul
- und Wissenschaftskontext
- Erfahrung in der effizienten Gestaltung von Verwaltungsabläufen und ausgeprägte Organisationsfähigkeit
- sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, EDV-Programmen und Erfahrung mit Contentmanagementsystemen zur Pflege von Webseiten sowie die Bereitschaft der Einarbeitung in neue Anwendungen
- Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit Eingaben und Datenpflege sowie Recherchen und Auswertungen in Online-Tools und Datenbanken
- Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des Gem. Europ. Referenzrahmens bei Dienstantritt)
- strukturiertes, sorgfältiges und präzises Arbeiten; gutes Zeitmanagement und Priorisierung der vielfältigen Aufgaben
- Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich immer wieder auch in neue Aufgaben einzuarbeiten
- Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
- zugewandter, serviceorientierter Kommunikationsstil unter Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen

Wir bieten Ihnen
- Sichere Vergütung nach Tarif
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Attraktive Lage
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
- Beschäftigten-Laptop
- Mobiles Arbeiten
- Bildungsurlaub
- 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts
- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynami