Office Administrator

Welcome

Our Growth is Creating Great Opportunities

Thanks for your interest in working on our team

**** Deutsche Version unten ****
- We are currently looking for a highly motivated Office Administrator (M/F/D) to join our Facility team in Munich. If you want to be a part of our growing company that is driven by innovation and is focused on building a future together with our employees, consider applying.
- Principle duties and essential functions- Reception of deliveries, persons, guests, customers, and employees from other Adtran offices- Booking of pool cars- Booking of meeting rooms- Arranging catering services for meetings- Maintenance of kitchen and meeting rooms- Ordering office materials, company beverages, and kitchen supplies- Telephone service- Distribution of incoming and outgoing daily mail and carrier services- Maintenance of post stamp machine and all administrational stamps at reception- Administration of petty cash (contact Accounting)- Coordination and distribution of incoming invoices- Support of various departments in organizing events as well as other ad-hoc support- Performing other duties as required
- Knowledge, skills and experience required- Successfully completed vocational training- Relevant professional experience, preferably in a similar field (advantageous)- Excellent written and spoken German and English skills Strong ability to efficiently manage multiple tasks simultaneously (multitasking)- High level of customer and service orientation- Outstanding communication and interpersonal skills
- Benefits- Possibility to work in an international, multicultural environment- Strong team-oriented and friendly work culture- Internal training program- Fitness-, travel cost
- and kindergarten allowance as well as drinks and fruits for free- Employee discounts e. g. for events and branded products
- **** Deutsche Version ****
- Zur Verstärkung unseres Facility Teams in München suchen wir einen hoch motivierten Office Administrator (M/W/D). Wenn Sie ein Teil unseres wachsenden Unternehmens sein wollen, das von Innovation getrieben wird und sich darauf konzentriert, die Zukunft gemeinsam mit unseren Mitarbeitern zu gestalten, sollten Sie sich bewerben.
- Hauptaufgaben und wesentliche Funktionen- Empfang von Lieferungen, Personen, Gästen, Kunden und Mitarbeitern aus anderen Adtran-Niederlassungen- Reservierung von Poolfahrzeugen- Reservierung von Besprechungsräumen- Organisation von Catering für Meetings- Instandhaltung von Küche und Besprechungsräumen- Bestellung von Büromaterialien, Firmengetränken und Küchenbedarf- Telefondienst- Verteilung der ein
- und ausgehenden Tagespost und Zustelldienste- Wartung der Briefmarkenmaschine und aller Verwaltungsstempel am Empfang- Verwaltung der Portokasse (Kontakt Buchhaltung)- Koordinierung und Verteilung von Eingangsrechnungen- Unterstützung der verschiedenen Abteilungen bei der Organisation von Veranstaltungen sowie sonstige Ad-hoc-Unterstützung- Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf
- Erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung- Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in einem vergleichbaren Bereich (von Vorteil)- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift- Souveräner Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) sowie internetbasierten Tools- Ausgeprägte Fähigkeit zur effizienten Koordination mehrerer Aufgaben (Multitasking)- Hohe Kunden
- und Dienstleistungsorientierung- Exzellente Kommunikations
- und Interaktionsfähigkeiten
- Benefits- Möglichkeit, in einem internationalen, multikulturellen Umfeld zu arbeiten- Stark teamorientierte und freundliche Arbeitskultur- Internes Schulungsprogramm- Fitness-, Fahrtkosten
- und Kindergartenzuschuss sowie kostenlose Getränke und Obst- Mitarbeiterrabatte z. B. für Veranstaltungen und Markenprodukte