Fremdsprachensekretär:in (M/w/d/x)

An der Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie, Institut für Soziologie, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt nachfolgende Stelle zu besetzen:
**Fremdsprachensekretär**: in (m/w/d/x)
Stellenausschreibung vom 22.01.2025 - Kennziffer 14/2025
Vergütung
Entgeltgruppe 7 TV-L
Befristung
unbefristet
Umfang
100% einer Vollbeschäftigung, Teilzeit möglich
Beginn
ab sofort
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
WIR BIETEN
- einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
- die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
- flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
- umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

AUFGABEN
- administrative Unterstützung der Studiengangsleitung und des Prüfungsausschusses bei der Neuausrichtung und Digitalisierung der Bachelor
- und Masterstudiengänge im Fach Soziologie
- allgemeine Sekretariats
- und Verwaltungsaufgaben in deutscher sowie in englischer Sprache
- Korrespondenz mit internationalen Projektpartner: innen sowie Betreuung und Unterstützung von ausländischen Gästen
- Korrektur von Fachtexten in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei der Einrichtung und Ausweitung automatisierter administrativer Abläufe am Institut
- Studienzugangsorganisation (Mithilfe bei Werbung, Auswahl und Qualitätsmanagement)
- Planung, Kalkulation und Verwaltung von Haushalts
- und Drittmitteln
- Vorbereitung und Anweisung von Abrechnungen, Bearbeitungen von Beschaffungsvorgängen und Inventarisierung
- Planung und Administration von Dienstreisen und Gastaufenthalten unter Beachtung reisekostenrechtlicher Vorschriften
- Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere Einstellungsanträge für wissenschaftliches Personal sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar
- und Werkverträge
- Onboarding neuer Mitarbeitender und Betreuung externer Lehrender
- Pflege der Homepage in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation (z. B. Gastvorträge, internationale Workshops und Konferenzen)

WIR SUCHEN
- abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokauffrau/-mann, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Fremdsprachenassistent/-in oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation oder Erfahrung
- sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Sprachniveau B2)
- sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Office-EDV-Systeme, insbesondere Windows, Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint), Adobe Acrobat
- gute Kenntnisse und Erfahrungen im Haushaltswesen
- Erfahrungen in universitätsinternen Verwaltungsabläufen wünschenswert
- Kenntnisse der relevanten Studiengangs
- und Prüfungsordnungen bzw. die Bereitschaft, diese kurzfristig zu erwerben
- gute EDV-Kenntnisse, z. B. Content-Management-Systeme (insbesondere TYPO3) und Studienmanagementsysteme (AlmaWeb) sind erwünscht
- interkulturelle Kommunikations
- und Teamfähigkeit
- Arbeitserfahrungen in einem internationalen Umfeld sind erwünscht
- organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
- soziale Kompetenz und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit Mitarbeitenden und Studierenden der Universität sowie Externen

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.
Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Un