Mitarbeiter in Office Management

Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart ist mit rund 1.100 Mitarbeitern an neun Standorten in Europa und Asien sowie einem Gesamthaushalt von nahezu EUR 90 Millionen eines der größten Fraunhofer-Institute und eines der größten produktionstechnischen Institute der Welt. Mit unseren Industriepartnern, von Großunternehmen bis Mittelstand, erforschen und entwickeln wir weltweit führende Lösungen zu produktionstechnischen Zukunftsfragen wie Automatisierung und Digitalisierung.
Der Kaufmännische Bereich des Fraunhofer IPA unterstützt mit rund 100 Mitarbeitenden alle wissenschaftlich-operativen Bereiche des Fraunhofer IPA und gliedert sich in die vier Abteilungen Betriebswirtschaft, Personal, Technik/ Großprojekte sowie Business Development.
Als Teil der Administration betreut die Gruppe Prozessoptimierung alle internen Prozesse, um diese in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachgruppen weiter zu entwickeln. Ein Schwerpunkt dabei ist, die Durchlaufzeiten der Prozesse zu reduzieren und sie damit effizient abzuwickeln zu können.

**Was Sie bei uns tun**

Als Teil des Office
- und Empfangsmanagement-Teams der Gruppe Prozessoptimierung bestehen Ihre Aufgaben wechselnd aus folgenden Tätigkeiten (in Voll
- oder Teilzeit):

- Sie erfassen und erstellen Bestellungen in SAP Ariba auf Grundlage von Angaben der Mitarbeitenden
- Sie erfassen OPY- und Projektanlage in SAP S4 Hana auf Grundlage von Angaben der Mitarbeitenden
- Sie holen benötigte Freigaben bei Vorgesetzten ein
- Sie erfassen Geschäftspartner/ Lieferanten in SAP S4 Hana
- Sie holen Angebote von Lieferanten ein
- Sie empfangen Kunden und Gäste
- Sie betreuen die Telefonzentrale
- Sie bearbeiten Posteingang und -ausgang
- Sind sind zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden und Gäste im Haus
- Sie organisieren Meeting
- und Konferenzräume
- Sie melden Störungen an die zentralen Hausdienste

**Was Sie mitbringen**
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Sehr gute Kenntnisse in gängigen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in Software-Systeme, die wir in der Verwaltung einsetzen, einzuarbeiten
- Souveränität bei sowohl Routineaufgaben als auch neuen Tätigkeiten
- Einen engagierten und konsequenten Arbeitsstil, sowie Eigeninitiative und Dienstleistungsorientierung bzw. ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Freude am Umgang mit Menschen, sowie Freundlichkeit und gute Umgangsformen
- Ausgeprägte Team
- und Kommunikationfähigkeiten
- Hervorragendes Deutsch in Wort und Schrift und gutes Englisch

**Was Sie erwarten können**
- Abwechslungsreiche und interessante Aufgaben im Umfeld der angewandten Forschung
- Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team sowie ein offenes und kommunikatives Arbeitsklima
- Möglichkeiten der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung durch umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen im Rahmen der Aufgabengestaltung
- Ein hohes Maß an Vertrauen und Eigenständigkeit
- Persönliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) und weitere (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes
- Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Anteile

Haben Sie Kinder und sorgen sich um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf? Diese ist uns ein besonderes Anliegen. Neben flexiblen Arbeitszeiten bietet das Institutszentrum Stuttgart seinen Mitarbeitenden den Zugang zu drei institutsnahen Kindertagesstätten. Des Weiteren gibt es Unterstützung im Bereich Kindernotbetreuung und Homecare/Eldercare, die Möglichkeit des mobilen Mit-Kind-Büros und der Kinderferienbetreuung.

Wir bieten Ihnen vielfältige Angebote für Ihre persönliche Weiterbildung in den Bereichen Kommunikation und Projektmanagement sowie Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie zu Gesundheit, Kultur und Sport.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Die Stelle kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit besetzt werden. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Wir weisen darauf hin, dass die gewählte Berufsbezeichnung auch das dritte Geschlecht miteinbezieht. Die Fraunhofer-Gesellschaft legt Wert auf eine geschlechtsunabhängige berufliche Gleichstellung. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs
- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gese