Team- Und Organisationsassistenz Im Jugendamt in Teilzeit

Vor 5 Tagen

Wesseling, Deutschland Stadt Wesseling Vollzeit

Im Jugendamt der Stadt Wesseling ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion der
Team
- und Organisationsassistenz im Jugendamt (w/m/d)
in Teilzeit (24 Std.) zu besetzten.
**Ihre Aufgaben im Wesentlichen**:

- Unterstützung der Leitungskräfte im Jugendamt in allen organisatorischen, administrativen und operativen Angelegenheiten.
- Betreuung in Bezug auf Telefon, Organisation und Verwaltung der Abteilungen Kindertagesbetreuung und Soziale Dienste (derzeit ca.45-50 MA).
- Bearbeitung und Bewertung des Posteinganges und Postausganges, Verwaltung der Funktionspostfächer (BePO und Kinderschutz) sowie die Kopier
- und Faxdienste.
- Koordinierung von Terminen über das Kalendermanagement in Outlook, Überwachung von Terminen und Wiedervorlagen.
- Aktualisierung der Webseite der Stadt Wesseling über Infosite im Bereich Dezernat IV, Bereich 51 Jugendamt.
- Pflege der Mitarbeiterdaten, Anpassung von Formularen, Rechnungsbearbeitung, Erfassung von Eingangsrechnungen, Rechnungskontierung.
- Beschaffung und Verwaltung des Materialbestandes (Büromaterial, Borschüren).
- Betreuung des Fuhrparks (5 PKWs).
- Ablage und Verwaltung von digitalen Akten in D3.
- Erster Ansprechpartner für den Sicherheitsdienst im Alten Rathaus.
- Projektbezogene Aufgaben wie Umzugsplanung, Telefonvertretung.

**Ihr Profil**:

- Sie sind Verwaltungsfachangestellte / Verwaltngsangestellter oder Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation.
- Sie verfügen über eine wertschätzende Haltung gegenüber Kindern, Eltern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Sie sind belastbar und behalten auch in schwierigen Situationen die Ruhe und den Überblick.
- Sie verfügen über Flexibilität und Organisationsvermögen.
- Sie sind sicher in Wort und Schrift.
- Sie verfügen über gute EDV- Kenntnisse.

**Wir bieten**:

- Eine unbefristete Stelle in Teilzeit mit 24 Std.W.
- Eine leistungsgerechte Vergütung; bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8 TVöD.
- Jährliche Leistungsorientierte Bezahlung.
- Die Möglichkeit zur kostenlosen Nutzung des Deutschland-Tickets für Beschäftigte.
- Nutzung von Dienstfahrzeugen für dienstliche Fahrten.
- Homeoffice Möglichkeiten.
- Flexible Arbeitszeiten innerhalb der Rahmendienstzeit.
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche, Heiligabend und Sylvester frei.
- Eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit kollegialem Miteinander in einem erfahrenen und motiviertem Team.

**Ihre Bewerbung / weitere Auskünfte**:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Ihre Bewerbung senden Sie bitte über unser Online-Portal bis zum 23. Februar 2025.
Die Auswahlentscheidung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

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