Sachbearbeiter/in Verwaltung

Wir suchen eine engagierte und organisierte Person (m/w/d) für die Position in unserer Verwaltung. Als Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) sind Sie verantwortlich für eine breite Palette von Aufgaben, die einen reibungslosen Ablauf unserer Geschäftstätigkeit gewährleisten. Sie werden in einem dynamischen Team arbeiten und dazu beitragen, unsere Prozesse effizient zu gestalten.

Aufgaben:

- Bedienen der Telefonzentrale: Sie sind die erste Kontaktperson für Anrufe und leiten sie an die entsprechenden Mitarbeiter weiter.
- Bearbeitung und Verteilung der Eingangs
- und Ausgangspost: Sie kümmern sich um die Verteilung und Ablage der Post und sorgen für einen zeitnahen Versand.
- Allgemeiner Schriftverkehr: Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Schreiben und die Korrespondenz mit internen und externen Partnern.
- Erstellung von Arbeitsverträgen für das externe Personal: Sie unterstützen bei der Vertragsverwaltung und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind.
- Erstellung von Dienstleistungsverträgen für Freelancer: Sie sind zuständig für die Ausarbeitung von Verträgen und die Überwachung der Vertragsbedingungen.
- Rechnungseingangskontrolle Freelancer: Sie prüfen und überwachen den Rechnungseingang von Freelancern und stellen sicher, dass alle Zahlungen korrekt abgewickelt werden.
- Führung und Überwachung von Fristen: Sie behalten wichtige Fristen im Auge und stellen sicher, dass diese eingehalten werden.
- Akten
- und Ordnerführung: Sie sind verantwortlich für die Organisation und Pflege von Akten und Ordnern, um einen reibungslosen Zugriff auf relevante Dokumente sicherzustellen.
- Erstellung und Rücklaufkontrolle von Auftragsbestätigungen und AÜ-Verträgen: Sie unterstützen bei der Erstellung und Überwachung von Auftragsbestätigungen und Verträgen.
- Mitarbeiterstammdatenpflege: Sie aktualisieren und pflegen Mitarbeiterstammdaten in unseren internen Systemen.
- Erstellung der Liste fehlender Zeitnachweise: Sie überprüfen regelmäßig die Vollständigkeit der eingereichten Zeitnachweise und erstellen entsprechende Listen.
- Lohnabrechnungskontrolle und Erteilung der Freigabe an die Buchhaltung: Sie prüfen die Lohnabrechnungen und geben sie zur Weiterleitung an die Buchhaltung frei.
- Übergabe von Stamm
- und Lohndaten: Sie stellen sicher, dass alle relevanten Mitarbeiterdaten an die entsprechenden Abteilungen weitergegeben werden.
- Monatliche Kontrolle der Zeitnachweise auf Vollständigkeit: Sie überwachen die Vollständigkeit der monatlichen Zeitnachweise und ergreifen bei Bedarf entsprechende Maßnahmen.
- Kontrolle der Personalakten nach Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses: Sie überprüfen die Vollständigkeit der Personalakten nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses und ergreifen die erforderlichen Maßnahmen.
- Korrespondenz mit Ämtern, Sozialversicher

Qualifikationen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung
- Erfahrung in der Verwaltung und Büroorganisation
- Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und freundliches Auftreten am Telefon
- Gute schriftliche Ausdrucksweise und sichere Rechtschreibung
- Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Sorgfältige und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Verarbeitung von Verträgen und Dokumenten
- Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen und Terminen
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Teamfähigkeit und die Bereitschaft, bei Bedarf in verschiedenen Aufgabenbereichen zu unterstützen
- Kenntnisse im Bereich Lohnabrechnung und Personalverwaltung sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Hinweis: Die genannten Qualifikationen dienen als Orientierung. Je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens können weitere Qualifikationen erwünscht sein.

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Arbeitszeiten:

- 8-Stunden-Schicht
- Gleitzeit
- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Essenszuschuss
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Homeoffice

Sonderzahlungen:

- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Zusatzzahlungen

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

- Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)
- Sachbearbeiter: 1 Jahr (Wünschenswert)
- SAP: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

- German (Wünschenswert)
- Englisch (Wünschenswert)

Arbeitsort: Vor Ort