Verwaltungsmitarbeiter in

**Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e Verwaltungsmitarbeiter*in (M/W/D)**

Die **Hochschule der bildenden Künste (HBK) Essen** ist eine staatlich anerkannte private Hochschule für Kunst und Design. Sie steht seit mehr als zehn Jahren für eine Welt in der Menschen unabhängig von ihrem Alter und ihrer Herkunft ihre künstlerischen und gestalterischen Talente entdecken, diese weiterentwickeln und in der Gesellschaft wirksam einsetzen können. Die HBK Essen bietet zurzeit sechs Bachelorstudiengänge in den Fächern Skulptur/Installation, Fotografie/Medienkunst und Malerei/Grafik sowie Digital Media Design, Digital Fabrication Design und Game Art and Design an. Diese werden ergänzt durch die Masterstudiengänge Kunst und Kooperation sowie Design und Kooperation. Neben den Studiengängen werden im Zentrum für Weiterbildung der HBK Essen umfangreiche Weiterbildungsangebote angeboten.

**Ihre Aufgaben**
- Besetzung des Studierendensekretariats
- Gebäudemanagement: Übernahme der Verantwortung für die Herstellung des Soll-Zustandes der Räume der Hochschule, Vor
- und Nachbereitung der Räume für Meetings und der Lehrräume (Bestuhlung, Equipment)
- Übernahme eigener Verantwortungsbereiche in der Verwaltung, z.B.
- eigenständige Projektkoordination
- Bearbeitung studentischer Angelegenheiten (Bescheinigungen, Auskünfte,)
- Selbstständige Planung und Organisation von Prüfungen, Bearbeitung von studienbegleitenden Unterlagen in Funktion des Prüfungsamtes
- Kommunikation mit Lehrenden, Studierenden und sonstigen Hochschulmitarbeitern
- Interne & externe Korrespondenz (telefonisch, per E-Mail, per Brief)
- Selbstständige Abwicklung des allgemeinen Büroablaufs
- Mitarbeit bei Planung und Durchführung von Ausstellungen und Messen in NRW sowie sonstigen Veranstaltungen (inkl. Unterstützung bei Aufbau und Abbau)
- Räumliche Einsatzbereitschaft auch bei Messen etc. sowie an den Campi Essen und Wuppertal, Haupteinsatzort Campus Essen

**Anforderungsprofil**
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Verwaltung oder in vergleichbaren Aufgabenfeldern
- Strukturiertes Denkvermögen und Organisationstalent
- Teamorientierung
- Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- Selbständiges, fristgerechtes und vorausschauendes Arbeiten
- Gutes und sicheres Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Geübter Umgang mit dem gesamten MS-Office-Paket (Word, Excel, Outlook, Teams), optional Dynamics, Power BI
- Freundlicher Umgang mit Studierenden, Dozierenden und Besucher*innen
- Körperliche Fitness
- Wünschenswert, aber nicht erforderlich, sind Erfahrung im Kultur
- und/oder Hochschulbereich
- Führerschein Klasse B

**Facts**
- Beginn: ab sofort
- Wochenarbeitszeit: 40 Stunden
- Probezeit: 6 Monate
- Jahresurlaub: 28 Tage (5-Tage Woche)

**Wir bieten Ihnen **

einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz an einer innovativen Hochschule in privater Trägerschaft. Wir arbeiten in einem kleinen Team mit größtmöglicher Selbstständigkeit und kurzen Entscheidungswegen. Die fundierte Ausbildung und Zufriedenheit unserer Studierenden haben für uns oberste Priorität.

**Hochschule der bildenden Künste (HBK) Essen**
Prinz-Friedrich-Str. 28A
45257 Essen

Art der Stelle: Vollzeit

Erwartete Arbeitsstunden: 40 pro Woche

Arbeitszeiten:

- Gleitzeit
- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenloser Parkplatz
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 45257 Essen