Sekretär:in (M/w/d/x)

An der Fakultät für Mathematik und Informatik, Mathematisches Institut ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
**Sekretär**: in (m/w/d/x)
Stellenausschreibung vom 14.02.2025 - Kennziffer 35/2025
Vergütung
Entgeltgruppe 6 TV-L
Befristung
unbefristet
Umfang
50 % einer Vollbeschäftigung, geringerer Teilzeitumfang möglich
Beginn
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
WIR BIETEN
- einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
- die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
- flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
- umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

AUFGABEN
- allgemeine Sekretariats
- und Organisationsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (Postbearbeitung, Terminkoordinierung, Korrespondenz); Organisation und Protokollierung von Sitzungen
- Vor
- und Nachbereitung sowie Begleitung von wissenschaftlichen Veranstaltungen verschiedener Formate (Gastvorträge, Workshops, Seminare)
- Verwaltung von Haushalts
- und Drittmitteln, insbesondere Überwachung und Verwaltung von zugewiesenen Haushaltsmitteln, Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien einschl. Einholen von Vergleichsangeboten sowie Auslösen von Reparaturaufträgen und Inventarisierung; Kalkulation und Überwachung des Mittelabflusses sowie Vorbereitung der Zwischen
- und Endabrechnungen von Drittmitteln
- Organisation von Dienstreisen einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
- Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere Betreuung von Auswahlverfahren einschließlich der Einbeziehung relevanter Gremien, Ausfüllen der Einstellanträge für wissenschaftliches/ nichtwissenschaftliches Personal sowie für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte und Prüfung der Mittel-/Stellenverfügbarkeit, Beantragung von Umbuchungen für Personalumfinanzierungen, Ausfüllen der Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen sowie Honorar
- und Werkverträge

WIR SUCHEN
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann: frau für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte: r oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
- sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie Geläufigkeit im Verfassen schriftlicher Texte, sichere Beherrschung von Orthographie und Interpunktion
- sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (entsprechend Sprachniveau B2)
- Kenntnisse im Haushalts
- und Reisekostenrecht sowie in der Bewirtschaftung von Haushalts
- und Drittmitteln
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik und Internetanwendungen
- nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung wünschenswert
- eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- serviceorientiertes Auftreten, Organisationsgeschick und gute Kommunikationsfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.
Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter.
KONTAKT
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen adressiert an Herrn Prof. Dr. Artem Sapozhnnikov bis zum 14. März 2025 über unser Online-Bewerbungsportal zu. Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Claudia Wendt, Dekan