Mitarbeiter in Für Den Bereich Personal Und Administration Im Fremdsprachensekretariat

42.500 Studierende, 7.750 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten - das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In
- und Ausland an.

Für die internationale Forschungsschule für Batterie-Chemie, Charakterisierung, Analyse, Recycling und Anwendung - BACCARA am Fachbereich 12 und dem MEET Batterieforschungszentrum der Universität Münster ist zum 01.10.2025 eine Stelle als

**Mitarbeiter*in für den Bereich Personal und Administration im Fremdsprachensekretariat**:
zu besetzen. Angeboten wird eine bis zum 30.09.2030 befristete Teilzeitstelle (50 %). Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L möglich.

**BACCARA** - Nordrhein-Westfalen und Deutschland benötigen hochqualifizierte junge Talente, damit Forschung und Industrie zu Energiespeichern weiterhin konkurrenzfähig bleiben können. Die Forschungsschule BACCARA wird finanziert aus Mitteln des Landes NRW, des Industriepartners PowerCo und der Universität Münster. Das Programm ermöglicht eine moderne, umfassende und interdisziplinäre Ausbildung, um den teilnehmenden Doktorandinnen und Doktoranden erfolgreiche Forschungsarbeiten und persönliche Weiterentwicklung zu ermöglichen und sie so auf zukünftige Führungsaufgaben in Industrie und Wissenschaft vorzubereiten.

Die gesuchte Position dient der Entlastung und gezielten Unterstützung der Geschäftsführung der Forschungsschule und sorgt für die reibungslose Abwicklung und finanzielle Koordination von Drittmittelprojekten.

**Ihre Aufgaben**:

- Operative Personaladministration: Unterstützung der Geschäftsführung in allen personalwirtschaftlichen Angelegenheiten
- Abwicklung des Einstellungsprozesses von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und die Verwaltung der damit verbundenen administrativen Aufgaben (Unterstützung bei Visumsbeschaffungen)
- Betreuung von Mitarbeiter*innen für personalrelevante Fragen
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und sonstigen Bescheinigungen
- Beschaffungen über das SAP-System, Auslagenerstattungen
- Prüfung von Rechnungen und Reisekosten
- Unterstützung der Organe der Forschungsschule durch Entwicklung und Durchführung von Prozessoptimierungen im administrativen Bereich inkl. Dokumentation
- Allgemeine Sekretariats
- und Organisationsaufgaben, insb. Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminverwaltung sowie Koordinationsaufgaben für die Organe der internationalen Forschungsschule BACCARA
- Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler Gäste
- Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen, Tagungen, Workshops und Meetings
- Kontaktdatenmanagement
- Inhaltliche und gestalterische Pflege und Optimierungen des Internetauftritts der Forschungsschule

**Unsere Erwartungen**:

- abgeschlossene Ausbildung im Büro
- bzw. Verwaltungsbereich sowie die erfolgreich abgelegte Prüfung zum/zur Fremdsprachensekretär/in (Englisch und Französisch oder einer weiteren Fremdsprache, Sprachniveau mind. B2 des GER)
- Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
- Einschlägige Erfahrungen im Bereich der Personalverwaltung
- Selbstständiges Arbeiten sowie Belastbarkeit im Umgang mit erhöhtem Publikumsverkehr
- Sehr gute (interkulturelle) kommunikative Fähigkeiten
- Teamfähigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
- Kunden-/Serviceorientierung, seriöses Auftreten
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Produkten
- Gute SAP®-Kenntnisse
- Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
- Bereitschaft zu Fortbildungen

**Ihr Gewinn**:

- Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt - das sind Werte, die uns wichtig sind.
- Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten - auch von Zuhause aus.
- Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
- Ihre individuelle, passgenaue Fort
- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
- Von Aikido bis Zumba - unsere Sport
- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
- Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist un