Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (W/m/d) Institutsverwaltung

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Bodenmechanik und Felsmechanik (IBF) zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine/einen

**Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)**:
**Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mind. 80 %)**:
Das Institut für Boden und Felsmechanik (IBF) am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein führendes Forschungsinstitut in den Bereichen Geotechnik, Boden

Tätigkeitsbeschreibung

Ihr Aufgabengebiet umfasst vielseitige und umfangreiche Büro
- und Verwaltungsaufgaben. Sie unterstützen sowohl die Institutsleitung als auch die Mitarbeiter/innen (w/m/d) des Instituts. Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Bearbeitung allgemeiner Büro
- und Verwaltungstätigkeiten, der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, der Termin
- und Besprechungskoordination sowie in der internen und externen Korrespondenz und Kommunikation. Darüber hinaus gehören die Planung und Durchführung von Veranstaltungen zu Ihren Aufgaben. Zudem unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Personalmaßnahmen sowie bei der finanztechnischen Abwicklung institutsbezogener Buchungen. Dazu zählt auch die Bestell
- und Rechnungsabwicklung.

**Ihre Qualifikation**
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
- Berufserfahrung ist wünschenswert
- Sie besitzen profunde PC- und MS Office-Kenntnisse und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software
- Gute Deutsch
- und Englischkenntnisse ergänzen Ihre Qualifikation
- Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus
- Sie bringen zudem Organisationstalent, Teamfähigkeit sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit. Ein sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten ist für Sie selbstverständlich

**Werden auch Sie** Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport
- und Freizeitangeboten sowie Kinder
- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bewerben Sie sich bitte online bis zum **30.09.2025** unter Angabe der **Ausschreibung-Nr. 1249/2025** bei Frau Jung, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Prof. Dr.Ing. Hans Henning Stutz, Telefon +49 721 608-42220.

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