Facility Koordinator

Die Dr. Sasse Gruppe ist ein familiengeführtes, international tätiges Unternehmen. Als Anbieter von integrierten Facility Management Dienstleistungen sind wir seit über 45 Jahren Kompetenzpartner für die Immobilienwirtschaft, Industrie - und Freizeitunternehmen, den Handel sowie für das Luftverkehrs - und Transportwesen. Aktuell sind 8.900 Mitarbeitende für die Dr. Sasse Gruppe und ihre Beteiligungen tätig. Als integraler Bestandteil des Workplace Services-Teams beaufsichtigt der WPS-Koordinator, Facility Services folgenden Bereiche und sorgt für ein 5-Sterne-Mitarbeiter - und Kundenerlebnis im gesamten Büro: - Anlagenbetrieb inkl. Gebäudeunterhalt - Bürowartung einschließlich PPM (geplante vorbeugende Wartung) und Hausmeisterdienste - Wartung aller TGA-Anlagen, die keine IT-Geräte sind - Pflanzenpflege - Lokale Bürosicherheitsvorgänge - Gesundheit & Sicherheit **Das sind Ihre Aufgaben - vielfältig und zukunftsorientiert**: **-Teamführung**: - Management und Motivation eines vielfältigen Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die sich in verschiedenen Karrierephasen befinden, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, unseren Mitarbeitern ein hervorragendes Serviceniveau zu bieten und in der Lage zu sein, Ergebnisse pünktlich und mit höchster Qualität zu liefern - Ermittlung des Schulungsbedarfs, Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen - Weiterentwicklung der betrieblichen Standards und Prozesse - Überprüfung, ob alle Arbeiten termingerecht, im Rahmen des Budgets und in höchster Qualität ausgeführt werden - Sicherstellung, dass neue Teammitglieder und Vertretungen effizient eingearbeitet werden, indem Einarbeitungspläne erstellt und deren Einhaltung überwacht wird. - Sicherstellung, dass alle Checklisten regelmäßig (vom Team) gepflegt werden - Enge Zusammenarbeit mit dem WPS-Koordinator, Hospitality & Event Services, um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Teams zu gewährleisten. - **Lieferanten - und Stakeholder-Management**: - Lokales Lieferantenmanagement einschließlich Vertrags - und Beziehungsmanagement - Bearbeitung von Rechnungen, Angeboten und anderen Einreichungen von Dienstleistern im Zusammenhang mit Ihrem Standort - Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Gebäudemanagement - Aufrechterhaltung einer zeitnahen, positiven und professionellen Kommunikation mit Stakeholdern und unseren Mitarbeitern **-Facility Services**: - Sauberkeit der Einrichtungen, ein auffälliges Erscheinungsbild und Funktionalität des Büros, einschließlich Konferenzräumen und Gemeinschaftsbereichen wie Lobbys und Küchen - Sicherstellung der Pflanzenpflege sowie des gesamten "Look & Feel" im gesamten Büro - Lokale Budgetverantwortung inkl. Kosteneinsparungen - Überwachung der optimalen Büroflächenplanung und Bereitstellung von Nutzungsempfehlungen inklusive End-to-End-Projektmanagement von Büroumzügen, Umzugslogistik, Erweiterungen oder Nachverdichtungen - Die Umsetzung neuer operativer Initiativen und der effektive Roll-out am jeweiligen Standort, autonome Befähigung zur Entwicklung und Implementierung von Lösungen - Ausgewogenheit einer Vielzahl langfristiger Projekte zur Verbesserung des Tagesgeschäfts Ihrer lokalen Niederlassung - Die Aufrechterhaltung unserer Standardarbeitsanweisungen bei Ihnen vor Ort - Zusammenarbeit mit IT- und Personalentwicklungsteams, um eine erstklassige Mitarbeitererfahrung zu bieten. Dazu gehören die Teilnahme und Koordination von Aktivitäten für neue Mitarbeiter - Überwachung der Ausführung von Dienstleistungen oder Lieferungen durch Drittanbieter im Büro sicherstellen **-Gesundheit und Sicherheit**: - Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter am Arbeitsplatz durch Umsetzung/Wartung/Aktualisierung unserer Notfallpläne und Bereitstellung von Gesundheits - und Sicherheitsrisikobewertungen nach Bedarf, einschließlich Schulungen und jeder Art von Notfallmaßnahmen nach Bedarf **Mit Ihrem Profil ergänzen Sie unser Team**: - Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Bereich Operations und Office Management, vorzugsweise in einem schnell wachsenden Technologie-, Hotel - oder Professional Services-Umfeld mit Schwerpunkt Facility Management. - Strategisches Denken und analytischem Verstand - Führungs - und Verwaltungsfähigkeiten, Computerkenntnisse und ein grundlegendes Finanzverständnis - Fähigkeit kreative Ideen zu entwickeln, um Kosten zu sparen - Ein hohes Maß an Serviceorientierung sowie ausgeprägtes Zeitmanagement und Problemlösungskompetenz - Fähigkeit, unter Druck ruhig zu agieren und konkurrierende Prioritäten zu managen - gute Kommunikationsfähigkeiten (fließend in Deutsch und Englisch, mündlich und schriftlich) und Beziehungsmanagement - Verständnis für Methoden der kontinuierlichen Verbesserung - Eigenstarter, kreativ, begeisterungsfähig, engagiert und zielstrebig - Ausgezeichnete IT- und AV-Kenntnisse - Sinn für Humor, Auge fürs Detail - Fähigkeit, eigenständig