Assistenz Der Amtsleitung

Im Familienamt der Großen Kreisstadt Meißen ist ab sofort folgende Stelle sachgrundbefristet zu besetzen:
Assistenz der Amtsleitung (m, w, d)
Gestalten Sie das soziale Miteinander in unserer Stadt aktiv mit
Das Familienamt der Stadt Meißen steht für eine engagierte, bürgernahe und zukunftsorientierte Arbeit im Dienste von Familien, Kindern und Jugendlichen. Zur Unterstützung unserer Amtsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte und zuverlässige Assistenz der Amtsleitung (m/w/d), die mit organisatorischem Geschick, Kommunikationsstärke und einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein dazu beiträgt, die vielfältigen Aufgaben des Amtes effizient zu koordinieren und weiterzuentwickeln.
Werden Sie Teil unseres Teams und bringen Sie Ihre Fähigkeiten in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld ein - für ein familienfreundliches Meißen.
Es handelt sich um eine im Rahmen einer Langzeitkrankvertretung befristete Vollzeitstelle mit einer regelmäßigen Arbeitszeit von bis zu 39 Wochenstunden, welche nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in der Entgeltgruppe 6 eingruppiert ist.
**Ihre Aufgaben**:

- Erledigen allgemeiner Verwaltungs
- und Sekretariatsaufgaben, dazu gehören unter anderem Vermitteln von Telefonaten; Erteilen allgemeiner und aufgabenspezifischer Auskünfte; Abwickeln des Besucherverkehrs; Bedarfsermittlung, interne Bestellung und Ausgabe von Büromaterial; Koordinieren und Terminkontrolle des Unterschriftenumlaufes; Dokumentenmanagement im zugeordneten Bereich; Koordinieren der internen und externen Kommunikation; Aktualisieren der Homepage für den Bereich des Familienamtes; Verantwortung für das Vertragsregister und das Inventar des Amtes; Beschwerdemanagement und die Abwesenheitsvertretung der Haushaltssachbearbeitung
- Sicherstellen des organisatorischen Ablaufs im Sekretariat, dazu gehören unter anderem: Terminmanagement für die Amtsleitung; Vor
- und Nachbereiten von Besprechungen der Amtsleitung einschließlich Organisation, Nachverfolgung offener Aufgaben und Sachvorgänge; Unterstützen der Amtsleitung in verschiedenen Projekten; Organisieren und Koordinieren von Veranstaltungen, Workshops und Meetings
- Sachbearbeitung im Zusammenhang mit Ganztagsangeboten an Schulen: zentrale Ansprechperson, insbesondere Verantwortung für die Vertragserstellung, Auftrags
- und Fördermittelverwaltung

**Unsere Erwartungen**:

- abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsangestellten (m, w, d) oder kaufmännische Ausbildung
- Kenntnisse bereichsspezifischer Verwaltungsprozesse und -vorschriften, Vertrags
- und Haushaltswesen
- sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) und Dokumentenmanagementsystemen;
- mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, bevorzugt in einer öffentlichen Verwaltung oder in einer Position, die eine enge Zusammenarbeit mit Führungskräften erfordert von Vorteil
- ausgeprägte Organisations
- und Kommunikationsfähigkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- proaktive Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit

**Wir bieten Ihnen**:
Wir bieten Ihnen eine spannende, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Rahmen eines sachgrundbefristeten Beschäftigungsverhältnisses als Langzeitkrankvertretung. Freuen Sie sich auf vielfältige Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie attraktive Vorteile des öffentlichen Dienstes, darunter ein monatlicher steuerfreier Sachbezug, eine jährliche Sonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr. Zusätzlich profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge und vergünstigten ÖPNV-Tickets. Damit Beruf und Privatleben optimal miteinander harmonieren, ermöglichen wir Ihnen flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung sowie die Option auf mobiles Arbeiten. Im Bereich Gesundheitsförderung unterstützen wir Sie unter anderem mit einem Zuschuss für eine Bildschirmbrille und laden Sie herzlich zu unseren regelmäßigen Gesundheitstagen ein.
Angesichts der in der Stadtverwaltung Meißen anzustrebenden Chancengleichheit in allen Bereichen des Berufslebens sind Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts gleichermaßen erwünscht. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen im Sinne des - 2 Abs. 3 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) ist ausdrücklich erwünscht. Ein entsprechender Nachweis ist den Bewerbungsunterlagen beizulegen.
Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen) reichen Sie bitte bis zum 31.08.2025 bevorzugt über unser elektronisches Bewerberportal ein.