Büroassistenz /office Assistant (M/w/d) - Vollzeit

_**Du liebst Ordnung, Struktur und hast ein gutes Auge für Details?**_
- **Dann bist du bei uns genau richtig**_
Wir sind ein internationales, wachsendes Vertriebsunternehmen in Oberhausen und suchen eine **zuverlässige Büroassistenz (m/w/d)**, die mit Organisationstalent und Sorgfalt dafür sorgt, dass im Büro alles rund läuft.

**Ihre Hauptaufgaben**

Diese Position unterstützt die täglichen administrativen Abläufe und stellt sicher, dass alle Unterlagen und Prozesse sorgfältig und nachvollziehbar dokumentiert sind insbesondere für die Zusammenarbeit mit unserem externen Steuerberater.

**1. Administrative Koordination & Dokumentation**
- _Zahlungs
- und Lieferantenunterlagen:_ Vorbereitung und Organisation von Dokumenten für Lieferantenrechnungen und Unternehmensausgaben zur internen Freigabe.
- _Rechnungsverwaltung:_ Unterstützung bei der Erstellung, Organisation und Ablage von Kundenrechnungen (digital und in Papierform).
- _Dokumentenvorbereitung:_ Sicherstellen, dass alle Belege, Rechnungen und Kontoauszüge vollständig und monatlich für den Steuerberater bereitstehen.
- _Datenpflege:_ Pflege und Aktualisierung von Datensätzen zur Unterstützung von Vertrieb und Logistik.
- _Programmerfahrung:_ Kenntnisse in DATEV, Xero oder ähnlichen Programmen sind von Vorteil.

**2. Büro
- & Allgemeine Verwaltung**
- _Dokumentenmanagement:_ Aufbau und Pflege eines gut strukturierten, prüfsicheren Ablagesystems (digital und physisch).
- _Kommunikation & Behördenkontakt:_ Ansprechpartner für Ämter, Behörden und Dienstleister; Bearbeitung von administrativen Anfragen und Schriftverkehr.
- _Büroorganisation:_ Verwaltung von Bürobedarf, Koordination von Dienstleistern und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags.
- _Kundensupport:_ Unterstützung bei telefonischen oder schriftlichen Kundenanfragen mit freundlicher und professioneller Kommunikation.

**3. Personal
- & Teamunterstützung**
- _Recruiting-Unterstützung:_ Organisation von Stellenanzeigen, Bewerberkommunikation und Interviewterminen.
- _Onboarding:_ Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Unterlagen für neue Mitarbeiter.
- _Projektassistenz:_ Allgemeine Unterstützung bei internen Projekten und Auswertungen im Auftrag der Geschäftsführung.

**Was wir bieten**
- _Strukturiertes Arbeitsumfeld:_ Ein ruhiges, gut organisiertes Büro, in dem Zuverlässigkeit und Genauigkeit geschätzt werden.
- _Einarbeitung & Schulung:_ Eine klare Einführung und praxisnahe Einarbeitung in alle Prozesse - auch für Quereinsteiger geeignet.
- _Bedeutende Rolle:_ Eine zentrale Position in einem kleinen, internationalen Team mit kurzen Entscheidungswegen.
- _Work-Life-Balance:_ Unbefristete Vollzeitstelle mit festen Arbeitszeiten (Montag bis Freitag).
- _Vergütung:_ Je nach Erfahrung ca. 2.500 - 2.800 € brutto/Monat, inkl. Urlaub; Weihnachtsgeld möglich bei guter Unternehmensentwicklung.
- Angen_ehme Arbeitsatmosphäre:_ Freundliches, respektvolles und multikulturelles Umfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird.
- _Zusatzvorteile:_ Kostenlose Parkplätze und Kaffee

**Ihr Profil**
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
- Erste Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Teamassistenz.
- Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit DATEV, Xero oder ähnlichen Programmen ist ein Plus.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
- Zuverlässige, disziplinierte und eigenständige Arbeitsweise mit Freude an klaren Prozessen und Teamarbeit.

**Office Assistant (M/F/d) - Full-Time**

**Location**: Oberhausen, Germany
**Reports to**: Management

**Do you love order, structure, and have a keen eye for detail?**
Then this role is perfect for you
We are a growing, international distribution company based in Oberhausen, and we are looking for a **reliable Office Assistant (M/F/d)** who ensures that daily office operations run smoothly with precision and organization.

This role is ideal for someone who enjoys keeping things structured, takes pride in accuracy, and values efficiency in supporting a small, dynamic international team.

**Your Key Responsibilities**

This position supports daily administrative operations and ensures that all documents and processes are carefully maintained and ready for coordination with our external tax advisor.

**1. Administrative Coordination & Documentation**
- **Payment & Supplier Documentation**: Collect and organize documents for supplier invoices and company expenses for internal review and approval.
- **Customer Invoice Handling**: Assist with the creation, organization, and filing of customer invoices (both digital and physical).
- **Document Preparation**: Ensure that all financial and administrative documents (invoices, receipts, statements) are complete and ready for monthly submission to the tax advisor.
- **Data Entry**: Maintain structured databases and assist with updates for the sales and logistics teams.
- **Program Skills**: Experience