Empfangsmitarbeiter:in Mit Backoffice

**Empfangsmitarbeiter:in mit Backoffice (m/w/d)
**Wer sind wir?**

**#About - **wir, das Institut september Strategie & Forschung, stehen für inspirierende
psychologische Forschung und beschäftigen uns mit dem spannendsten Thema überhaupt: DEM
MENSCHEN, seinen Sehnsüchten, Konflikten, Sorgen und Emotionen Wir arbeiten für Kunden
auf der ganzen Welt, mit einem leidenschaftlichen und kreativen Team und innovativen und
agilen Tools.

**#Means -** wir helfen Unternehmen, ihre Kunden, Marken und Kommunikation besser zu
verstehen und einen Blick ins emotionale Innenleben ihrer Zielgruppen zu werfen. Dazu stehen
wir NICHT mit einem Klemmbrett/Fragebogen in der Innenstadt, sondern laden interessierte
Teilnehmende ein und führen bspw. tiefenpsychologische Interviews durch - virtuell und face
- to-face.

**Wir brauchen Dich, als unseren Dreh
- und Angelpunkt im Office für Überblick und Organisation**

Du hast Freude an einem lebhaften - auch mal chaotischen - Umfeld, stets den Überblick und einen
klaren Kopf behaltend. Mit großer Flexibilität und Geschick hast Du das vielfältige Tagesgeschäft im
Griff. Du bist unser Dreh
- und Angelpunkt am Empfang für Kunden, Gäste und das gesamte Team.
Gute Nerven, Organisationstalent, ein ausgeprägter „Rundumblick“ und Einfühlungsvermögen sind
dafür unerlässlich.
Wenn Deine gute Laune ansteckend ist, Du aufgeschlossen und open-minded bist, dann freuen wir
uns, wenn Du Teil unseres großartigen Teams, **ab sofort** in **Vollzeit **als** Receptionist & Office**
**Manager **wirst**
**Deine Aufgaben**:

- Erste Anlaufstelle und Mittelpunkt am Empfang für Gäste, Kund:innen, Proband:innen

und im Backoffice für unser Team.
- Betreuung der Telefonzentrale inkl. Entgegennahme von Nachrichten bzw. Weiterleitung

an die entsprechenden Teams und Units.
- Bearbeitung von Ein
- und Ausgangspost, Paket
- und Kuriersendungen,

Dateimanagement, Verwaltung Unternehmens-Accounts u.ä. Tätigkeiten.
- Administrative Tätigkeiten und allgemeine Office-Organisation sowie in
- und externe

Korrespondenz (gelegentlich in Englisch, v.a. per E-Mail & Telefon).
- Material-Management, Beschaffung/Disposition (von Getränken und Studienmaterialien

über Büromaterial bis hin zu IT-Ausstattung wie Laptops und Smartphones).
- Entlastung bei organisatorischen Aufgaben im Personal-Bereich in enger Abstimmung mit

der HR-Referentin.
- Mitbetreuung (organisatorisch) von Praktikant:innen (Erstkontakt Bewerber:in,

Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, etc.).
- Unterstützung bei der Planung und eigenständige Vorbereitung von Firmen
- und

Mitarbeiterevents, Organisation von Feelgood-Aktionen für das Team
(Geburtstagspräsente, Surprise-Pakete, etc.).
- Vorbereitung von Räumlichkeiten, Organisation von Catering und Bewirtung für

Meetings von 2 bis 20 Personen, Monitoring Office-Räume und Breaktime-Bereich.
- Unterstützung der Teams bei der Reiseplanung sowie Durchführung von Reisebuchungen.

**Dein Profil**:

- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in den Bereichen

Büromanagement/-kommunikation, Hotelmanagement oder ähnliche Qualifikationen
- möglich ist auch ein Quereinstieg.
- Gewinnende, klare und verbindliche Kommunikation auf allen Ebenen.
- Exzellente Deutsch
- und gute Englischkenntnisse (von Vorteil) in Wort und Schrift.
- Internetaffinität und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
- Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, strukturierte, eigenverantwortliche und

serviceorientierte Arbeitsweise.
- Organisationsgeschick, Koordinationsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen

und Anfragen zu filtern.
- Loyalität, Verschwiegenheit, Empathie und Humor sind für Dich in dieser Position

selbstverständlich.

**Deine Vorteile bei uns - #FeelValued**
- Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit, Vielfalt und Neugierde: Wir

bieten Gestaltungsspielräume für kreative Köpfe und sind aufgeschlossen für neue Wege.
- Du hast die Möglichkeit, von Beginn an Deinen Aufgabenbereich mit einem hohen Maß

an Selbstverantwortung zu übernehmen: Go for it
- Dich erwarten Büroräume zum Wohlfühlen mit modernen, tlw. flexiblen Arbeitsplätzen

in einem denkmalgeschützten Gebäude im „Boomtown Schanzenviertel“ in Köln.
- Kaffee, Wasser und Softdrinks stehen zur freien Verfügung, darüber hinaus Snacks für

den kleinen Hunger zwischendurch und Sekt:) - es gibt immer etwas zu feiern
- Solltest du öffentliche Verkehrsmittel nutzen: Wir bezuschussen Dein Jobticket.

**Und jetzt - #NextStep**

Wir freuen uns auf Deine ausführlichen Bewerbungsunterlagen mit Angabe eines möglichen
Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung.

Bitte sende Deine Bewerbung per E-Mail an:
Christiane Münz