Kfm. Bürofachkraft

Kaufmännische Bürofachkraft (m/w/d) - Schwerpunkt Terminplanung und -koordinierung

Wir suchen Dich

Du bist ein Organisationstalent, behältst stets den Überblick und liebst es, Abläufe effizient zu planen und zu koordinieren? Dann bist Du bei uns genau richtig

Über uns:
Rudat Arbeitsschutz ist ein familiengeführtes, dynamisches Unternehmen mit aktuell 10 Mitarbeitern: 6 Außendienstmitarbeiter, 3 Innendienstmitarbeiterinnen und einer Aushilfskraft. Unsere Fachkräfte für Arbeitssicherheit unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen. Sie erstellen Gefährdungsbeurteilungen, führen ASA-Sitzungen und Schulungen durch, prüfen Leitern und Tritte, analysieren Unfälle und beraten umfassend in Fragen des Arbeits
- und Gesundheitsschutzes.

Im Backoffice sorgt unser engagiertes Team dafür, dass alles reibungslos läuft: von der Terminplanung und Kundenbetreuung über die Organisation von Schulungen bis hin zur Buchhaltungsvorbereitung. Mit kreativen Ideen gestalten wir außerdem Sicherheitskennzeichnungen und Aufkleber, die wir in unserem kleinen Onlineshop anbieten.

Deine Aufgaben:

- Annahme, Führung und Weiterleitung von Telefonaten
- Professionelle E-Mail-Korrespondenz
- Planung, Koordination und Vergabe von Terminen und Touren für unsere Fachkräfte
- Strukturierte Verwaltung von Kundeninformationen
- Organisation des Arbeitsalltags in Abstimmung mit unserem Team
- Erstellung und Pflege von Terminkalendern sowie Terminübersichten
- Anpassung von Terminen und Zeitplänen bei kurzfristigen Änderungen
- Bestätigung und Erinnerung von vereinbarten Terminen
- Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Betriebsreisen
- Buchung von Hotels und anderen Reiseleistungen
- Erstellung von Dokumenten und Präsentationen
- Allgemeine Bürotätigkeiten und Unterstützung in weiteren Aufgabenbereichen

Das bringst Du mit:

- Ausgeprägtes Organisationstalent und ein Auge fürs Detail
- Professionalität, Vertraulichkeit und eine lösungsorientierte Denkweise
- Fähigkeiten zur übersichtlichen Terminplanung und -pflege
- Idealerweise Grundkenntnisse oder Interesse an Arbeitsschutzthemen
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Selbstbewusstes und souveränes Auftreten
- Eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
- Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
- Bereitschaft, sich in neue Programme und Prozesse einzuarbeiten
- Optional: Grundkenntnisse im Grafikbereich (z. B. CorelDRAW)

Das bieten wir Dir:

- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem familiären Arbeitsumfeld
- Ein engagiertes und herzliches Team, das Dich unterstützt
- Moderne Arbeitsmittel und ein Arbeitsplatz mit Entwicklungspotenzial
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Steuerfreie Zusatzleistungen in Form der Ticket Card City von Edenred
- Kostenlose Getränke und Kaffee im Büro
- Neu renovierte Büroräume mit angenehmem Arbeitsklima
- Feste Arbeitszeiten in Vollzeit (40 Stunden/Woche)

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: Bis zu 39.600,00€ pro Jahr

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Betriebliche Weiterbildung
- Kostenlose Getränke

Bewerbungsfrage(n):

- Haben Sie Erfahrung im Umgang mit Outlook?
- Besitzen Sie Erfahrungen mit Terminplanung und -koordinierung?

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)

Berufserfahrung:

- Büromanagement: 3 Jahre (Wünschenswert)

Arbeitsort: Vor Ort

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 06.01.2025