Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat

Robert Koch-Institut Deutschlands Public-Health-Institut**Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat **Geschäftsstelle der KRINKO (m/w/d)****:
**Arbeitsbeginn**: nächstmöglich

**Befristung**: unbefristet

**Standort**: Berlin

**Bewerbungsfrist**: 13.10.2024

**Vergütung**: bis E 7 TVöD

**Referenznummer**: 1183121 | 098/24

**Werden Sie Teil der RKI‑DNA**:
Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

**Direkt durchstarten**:

- Jetzt auf interamt.de bewerbenUnser Team FG 14 - Angewandte Infektions
- und Krankenhaushygiene freut sich auf Ihre Bewerbung

**Ihre Aufgabe bei uns**:
Organisatorische Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Kommission für Infektionsprävention in medizinischen Einrichtungen und in Einrichtungen und Unternehmen der Pflege und Eingliederungshilfe (KRINKO):

- organisatorische Vor
- und Nachbereitung der Sitzungen der KRINKO und der jeweiligen Arbeitsgruppen der KRINKO
- Implementierung und Durchführung einer digitalen Abfrage und Auswertung der Selbsterklärungen der Kommissionsmitglieder
- Unterstützung bei der:

- Erstellung von Sitzungsprotokollen
- Einleitung von Anhörungsverfahren und Zusammenstellung der Ergebnisse
- redaktionellen Bearbeitung und Prüfung von Druckfahnen in deutscher und englischer Sprache
- Beantwortung externer Anfragen
- Erstellung und Anpassung von Dokumenten zur Prozesskoordination der Arbeit der Geschäftsstelle der KRINKO
- Kommunikation mit den Mitgliedern der KRINKO

Allgemeine Sekretariatsaufgaben:

- Vor
- und Nachbereitung von Dienstreisen
- Organisation von Besprechungen und Terminen
- Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen
- Verwaltung der Funktionspostfächer des Fachgebiets
- Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen
- Bestellungen und Budgetkontrolle für Labor und Büro mithilfe eines elektronischen Bestellsystems

**Ihr Profil**:
**Formale Voraussetzungen**:

- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/‑r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

**Kenntnisse und Erfahrungen**:

- mehrjährige Berufserfahrung im Büro
- und Verwaltungsbereich
- sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen und modernen Kommunikationsmedien
- Erfahrung mit Präsentationstechniken
- allgemeine Verwaltungskenntnisse
- erste Erfahrungen in der Projektarbeit
- Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mind. B2

**Wünschenswerte Erfahrungen**:

- in der Arbeit mit einem digitalen Dokumenten-Management-System
- im Veranstaltungsmanagement
- mit Literaturverwaltungsprogrammen (z. B. Endnote oder Reference Manager)

**Persönliche Kompetenzen**:

- Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
- Flexibilität bei neuen Aufgaben und Veränderungen im Arbeitsumfeld
- Adressatenorientierung durch klaren, verständlichen schriftlichen sowie mündlichen Ausdruck
- Leistungsbereitschaft und ein hohes Engagement bei neuen Aufgaben
- Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
- Kooperations‑/Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis

**Darauf können Sie sich freuen**:

- 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
- bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
- transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
- sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- unbefristete Anstellung
- flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
- individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
- Sportangebote wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u. v. m.
- Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
- Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

**Haben wir Ihr Interesse geweckt?**:

- Jetzt auf interamt.de bewerbenWir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität. Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Nicht der richtige Job für Sie? Hier finden Sie mehr: jobs.rki.de.