Sachbearbeitung Digitalisierung/leitung Registratur

**Über Uns**:
Der Präsident des Hessischen Rechnungshofs sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine überdurchschnittlich qualifizierte

Sachbearbeitung Digitalisierung mit Leitung der Registratur (w/m/d)
und der Fachadministration für DMS 4.0
im Referat Z 2 der Zentralabteilung

Es steht eine Stelle des gehobenen Dienstes zur Verfügung. Die Eingruppierung erfolgt, je nach Erfüllung der entsprechenden Voraussetzungen, nach den Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (TV-H).

**Ihre Aufgaben**:
Aufgabenschwerpunkte:

- Leitung der Fach
- bzw. Mandantenadministration für DMS 4.0 im

Geschäftsbereich des Hessischen Rechnungshofs und damit zentrale
Ansprechperson für die drei Dienststellen im Geschäftsbereich zu allen
entsprechenden Fragen des DMS 4.0 im Sinn eines ganzheitlichen Records
Managements
- Stetige Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Aktenordnung, des

Aktenplans und sonstiger organisatorischer Regelungen bezüglich der
Aktenführung und entsprechender Geschäftsprozesse im Geschäftsbereich
- Eigenständige operative Behandlung der aktenrelevanten Dokumente, inklusive

deren Aufbewahrung bis hin zur Aussonderung / Archivierung
- Laufende Optimierung und Dokumentation der Registratur-Strukturen und

Verfahren sowie die Mitarbeit an deren strategischer Weiterentwicklung; auch
unter Berücksichtigung IT-technischer Sicherheitsmaßnahmen in Anlehnung an
die Handlungsempfehlungen des BSI nach IT-Grundschutz (Schnittstelle der
Registratur zur IT)
- Mitwirkung bei der Umsetzung von E-Government-Prozessen / Implementierung

von Elementen des elektronischen Workflows
- Selbstständige Koordination des Registraturteams in Abstimmung mit der

Referatsleitung
- Bei Bedarf Mitarbeit in der täglichen Erfassung und Zuordnung der eingehenden

Unterlagen (digital und analog) sowie sachliche Zusammenführung von
Dokumenten und Vorgängen zu Akten im DMS 4.0
- Ansprechpartner und Schnittstelle der Zentralabteilung für alle Abteilungen sowie

für das Prüfungsamt des Hessischen Rechnungshofs in Bezug auf das
Registraturwesen

**Unsere Anforderungen**:
Fachliches Anforderungsprofil:

- Zum Zeitpunkt der Einstellung ein erfolgreich abgeschlossenes Fachhochschul
- oder Hochschulstudium (Bachelor / Diplom) im Bereich Informationstechnik, Informationsrecht oder ein vergleichbarer Studiengang mit IT-/Digitalisierungs-Bezug
- Praktische Erfahrung in der Verwaltung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und / oder Erfahrungen im Rahmen von entsprechender Projektarbeit sind von Vorteil
- Gute Kenntnisse der bei der Aktenverwaltung geltenden Regeln (z. B. Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen, Hessisches Archivgesetz, Hessisches E-Government-Gesetz) sind von Vorteil; die Bereitschaft, sich in diese Regeln vertieft einzuarbeiten wird vorausgesetzt
- Erfahrungen in der Anwendung von E-Akten bzw. von Software zur elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie zum elektronischen Dokumenten
- und Aktenmanagement sind vorteilhaft
- Kenntnisse im Bereich IT-Grundschutz in Bezug auf die elektronische Aktenführung sind wünschenswert; vorausgesetzt wird die Bereitschaft, sich auch aus dieser informationssicherheitstechnischen Perspektive mit dem Thema DMS und elektronischer Workflow zu befassen
- Sicherer Umgang mit dem Internet, internetbasierten Anwendungen sowie gängigen IT-Anwendungen (MS Office Programme) wird vorausgesetzt

Persönliches Anforderungsprofil:

- Zielorientiertes Denken, gute Auffassungsgabe und die Fähigkeit zur konzeptionellen Umsetzung von fachlichen Vorgaben
- Eigenverantwortliche und zielgruppenorientierte Denk
- und Arbeitsweise
- Ausgeprägte Fähigkeit zum selbständigen, verantwortungsbewussten und sorgfältigen Arbeiten sowie Bereitschaft zur Teamarbeit bei gleichzeitig hoher Serviceorientierung
- ausgeprägte IT-Affinität bei gleichzeitiger Affinität zu den Themen rund um die Aktenführung
- Fähigkeit, in Zusammenarbeit mit Dienstleistern bedarfsgerechte IT-Lösungen im Bereich E-Government zu implementieren und dokumentieren
- Gute Kommunikations
- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen sowie überdurchschnittliches Engagement, Verantwortungsbewusstsein, hohe Belastbarkeit in einem von Veränderung geprägten Umfeld auch bei zeitkritischen Aufgaben
- Sicheres und verbindliches Auftreten
- Bereitschaft zu regelmäßigen bedarfsorientierten Weiterbildungen
- Bereitschaft zu Dienstreisen

**Unsere Angebote**:
Wir bieten Ihnen:

- Vielseitiges, verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen sowie kurze Entscheidungswege
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit tariflich abgesicherter Vergütung sowie einer betrieblichen Altersversorgung (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder - VBL) und allen weiteren Sozialleistungen des öffentlichen Diensts
- Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten des mobilen A