Assistenz Im Leitungsbereich

Der ZENTRALBEREICH Neuenheimer Feld ist eine zentrale Einrichtung der Universität Heidelberg und ist dem Rektorat direkt zugeordnet. Der ZENTRALBEREICH ist die zentrale Betriebseinheit, die Dienstleistungen für die Fakultäten und deren Einrichtungen, die zentralen Einrichtungen sowie für das Universitätsklinikum und dessen Einrichtungen erbringt.

Im Leitungsbereich des ZENTRALBEREICH Neuenheimer Feld ist **zum nächstmöglichen Zeitpunkt** die folgende Stelle in Vollzeit unbefristet zu besetzen:
**Assistenz im Leitungsbereich (w/m/d)**

Die Stelle umfasst die Unterstützung des Direktoriums des ZENTRALBEREICH Neuenheimer Feld (Geschäftsführender Direktor und Geschäftsführer) in den Bereichen Projekt
- und Prozessmanagement sowie in administrativen Aufgaben.

**Ihre Aufgaben**:
**Projekt
- und Prozessmanagement**:

- Koordination von und Mitarbeit in Projekten des Direktoriums
- Projektcontrolling (Meilenstein
- und Ressourcenüberwachung, Statusberichte, Dokumentation)
- Vor
- und Nachbereitung von Projektmeetings (Sitzungsorganisation, Protokollführung)
- Qualitätssicherung der Projektergebnisse und Verstetigung der Projektziele
- Dokumentation und Pflege der Geschäftsprozesse der Einrichtung in Abstimmung mit der Leitung
- Begleitung von Prozessdigitalisierung und Change-Management-Maßnahmen
- Unterstützung des Qualitätsmanagements (Stammdatenpflege, Berichtswesen, Pflege des Geschäftsverteilungsplans)

**Allgemeine Verwaltung und Berichtswesen**
- Allgemeine Büroorganisation: Bearbeitung der Eingangspost, allgemeiner Schriftverkehr und administrative Unterstützung der LeitungAnsprechpartner in für Mitarbeiter innen, Kund
- innen und Fremdfirmen vor Ort
- Planung, Koordination und Organisation von Terminen sowie Veranstaltungen inkl. Bewirtung
- Protokollführung, Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen
- Erhebung, Erstellung und Aufbereitung von Berichten sowie Überwachung von Verwaltungsprozessen
- Sicherstellung der einheitlichen Umsetzung des Corporate Design in Arbeitsmitteln und Kommunikation

**Ihr Profil**:

- Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. in der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrungen in Assistenzfunktionen, von Vorteil im öffentlichen SektorWeiterbildung zum/zur geprüften Fachwirt
- in für Büro
- und Projektorganisation (IHK) oder vergleichbare Qualifikation wäre von Vorteil
- Selbstständige, effiziente und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohe Organisationsfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
- Teamfähigkeit, analytische und kommunikative Stärke
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Collaboration-Tools
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

**Wir bieten**:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und kollegialen Team
- Internes Weiterbildungsprogramm an der Universität Heidelberg
- Flexible Arbeitszeitregelung (Gleitzeit)
- Jahressonderzuwendung
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Zuschuss zum Deutschlandticket

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 9a TV-L.