Teamassistenz in Voll- Oder Teilzeit

vor 2 Wochen

Hamburg, Deutschland Leibniz-Institut für Virologie Vollzeit

Das
Leibniz-Institut für Virologie
(LIV) ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine motivationsstarke, service
- und teamorientierte
Teamassistenz in Vollzeit oder in Teilzeit (m/ w/ d)
Ihre Aufgaben
- Führen des Sekretariates
- Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
- Planung und Durchführung von Bestellungen (in Abstimmung mit der Einkaufsabteilung)
- Unterstützung beim Finanzmonitoring der Abteilungen
- Erledigung der Korrespondenz, auch in Englisch
- Führung von Besprechungsprotokollen
- Durchführung des Terminmanagements und des Berichtwesens
- Unterstützung bei der Einstellung von Personal (u.a. Vorbereitung von Einstellungsanträgen, Bögen für Interviews)
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z.B. Seminare, Vorlesungen, Praktika, Tagungen)
- Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
- Onboarding / offboarding und Betreuung von Mitarbeitern/‐innen
- Betreuung von Gästen (Reiseplanung, Unterkunft, Reisekostenabrechnung der Gäste)
- Pflege von Publikations‐ und Vortragslisten
- Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Pflege der Telefon‐ und Adresslisten

Das erwarten wir von Ihnen
- Bewerberinnen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossener Ausbildung zur/zum Sekretärin oder als Fremdsprachen‐ /Europasekretär*in mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)
- Sichere Englisch‐Kenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Gute kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres, kompetentes Auftreten
- Team‐ und Kommunikationsfähigkeit
- Ein hohes Maß an Flexibilität

Das bieten wir Ihnen
- Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
- Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
- Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. bezuschusster Englisch
- und Deutschkurse am Institut
- Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
- Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
- Zuschuss zum HVV Deutschlandticket
- Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist Vollzeit
- (50% Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder Teilzeitgeeignet.
Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins über unser Bewerbungsformular.
Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.
**Kontakt**:
Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Forschungsgruppenleiter
Leibniz-Institut für Virologie (LIV) | Martinistraße 52 (N63) | 20251 Hamburg |

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