Project Management Officer

Als Projektassistenz bist Du das organisatorische Rückgrat unseres Projektmanagements. Du sorgst dafür, dass aus Ideen konkrete Maßnahmen werden und kein Detail verloren geht - sei es bei der Angebotserstellung, der Rechnungskontrolle oder der Ressourcenplanung. In enger Zusammenarbeit mit unseren Project Managenden behältst Du Deadlines im Blick, verfolgst offene Punkte konsequent nach und stellst sicher, dass Prozesse reibungslos laufen. Mit einem sicheren Umgang in Tools wie Jira und Confluence strukturierst Du Projekte, dokumentierst Veränderungen und unterstützt mit fundierten Reports die Entscheidungsfindung. Dabei bringst Du nicht nur Ordnung ins Projektgeschehen, sondern auch Überblick, Verbindlichkeit und den richtigen Blick fürs Wesentliche.

**Was Dich bei uns erwartet.**
**Werde Teil von etwas Großem**:

- Tauche ein in eine der führenden Full-Service-Digitalagenturen Deutschlands. Über 350 kreative Köpfe, ein innovatives, kundenzentriertes Geschäftsmodell und eine echte New-Work-Kultur erwarten dich - als Teil der unabhängigen globalen Agenturgruppe MSQ.

**Flexibilität, die zu deinem Leben passt**:

- Arbeit, wo es am besten für dich ist: Ob in einem unserer modernen Büros in Mainz oder Ludwigsburg - mindestens vier Tage im Monat bist du vor Ort. Den Rest entscheidest du: Homeoffice, Büro oder beim Kunden.

**Agilität, die begeistert**:

- Erlebe die Dynamik einer agilen Organisation. Ohne starre Hierarchien, dafür mit einem starken Teamgeist und viel Freiraum, um deine Stärken zu entfalten. Wir unterstützen dich mit einem ausführlichen Onboarding, einem persönlichen Buddy und erfahrenen Kolleg:innen an deiner Seite.

**Dein Wohlbefinden zählt**:

- Deine Balance ist uns wichtig. Bleib aktiv mit Jobrad Leasing, unseren Smart’n’fit-Wochen und dem umfassenden Fitness
- und Selfcare-Angebot von EGYM Wellpass. So bleibst du nicht nur produktiv, sondern auch fit.

**Alles, was du brauchst, ist da**:

- Moderne Tools, topaktuelle Hardware, eine betriebliche Altersvorsorge und ein großzügiges Weiterbildungsbudget. Unser UDG Campus bietet dir Inhouse-Trainings, und regelmäßige Firmenevents sorgen für den richtigen Teamspirit - Getränke-Flatrate und guter Kaffee inklusive.

**Was Du tust.**
- Du unterstützt unsere Project Managenden tatkräftig bei der Umsetzung und Steuerung ihrer Projekte - strukturiert, verbindlich und mit einem guten Gespür für Timing und Prioritäten
- Du erstellst Angebote auf Basis von Briefings, Rechnungen auf Grundlage neuer Buchungen und unterstützt beim Projektcontrolling (z. B. Soll-Ist-Vergleiche)
- Du planst Ressourcen über Projekte hinweg, sorgst für aktuelle Status
- und Managementreports und dokumentierst Change Requests
- Du legst neue Projekte in Jira und Confluence an und pflegst die Strukturen kontinuierlich
- Du bist erste Anlaufstelle bei Fragen zu Prozessen und Tools - Du kennst Dich aus und gibst Dein Wissen gerne weiter
- Du organisierst, moderierst und protokollierst Projektmeetings
- Du entwickelst unser PM-Handbuch weiter und achtest darauf, dass Standards eingehalten werden

**Was Du mitbringst.**
**Du bist nicht nur operativ stark, sondern bringst die richtige Einstellung mit**:

- **Nachfassen**, **Nachbohren**, **Nachhaken**:
Du verfolgst Aufgaben mit Konsequenz - ohne Dich zu verzetteln
- Du stellst sicher, dass Deadlines und Vorgaben nicht nur gesetzt, sondern auch eingehalten werden
- Im engen Sparring mit den Projektmanager:innen bist Du Reminder, Checkliste - und manchmal auch das schlechte Gewissen
- Du erkennst Risiken frühzeitig und denkst proaktiv mit, bevor aus kleinen Unklarheiten große Probleme werden
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit digitalem Kontext
- Erfahrung als Projektassistenz, Teamassistenz oder im PMO - idealerweise auch in der aktiven Steuerung von Projekten
- Sicherer Umgang mit Projektmanagement-Tools wie Jira, Confluence sowie MS Office - insbesondere Excel
- Organisationstalent mit Blick fürs Detail - Dir fällt auf, was andere übersehen
- Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch unbequeme Themen klar und wertschätzend anzusprechen
- Hartnäckigkeit ohne Sturheit - Du bleibst dran, bleibst dabei aber konstruktiv und lösungsorientiert
- Ein Gespür für effiziente Prozesse und smarte Lösungen