Assistenz Institutsleitung

Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office Werde jetzt Teil eines starken Teams Wir suchen ab sofort in Stuttgart eine/n Assistenz Institutsleitung (m/w/d). **€ 48.000 bis 55.000 in Vollzeit** - Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Bürokauffrau/-mann für Bürokommunikation, etc.) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung - Fundierte administrative und organisatorische Kenntnisse z.B. in der Vorbereitung von Besprechungen, der Terminplanung und -überwachung, etc. - Sicherer Umgang mit MS Office (z.B. Outlook, Word, PowerPoint und Excel) - Sehr gute Deutsch - und gute Englischkenntnisse (Wort/Schrift) - Kenntnisse im kaufmännischen Bereich z.B. in der Beschaffung von Büromaterial unter Einhaltung der geltenden Regularien von Vorteil - Idealerweise bringst du zusätzlich Kenntnisse über und Erfahrung in der Anwendung interner Regularien bzgl. der Beantragung von z.B. Überstundenanträgen, Dienstreisen inkl. deren Abrechnung, etc. mit - Erfahrung im Sekretariats - und Controllingbereich, Personaladministration (Personalentwicklung) von Vorteil - Sehr gutes Zeitmanagement und Durchsetzungsvermögen wünschenswert - Aufgaben - Eigenständige Bearbeitung und Erstellung des internen und externen Schriftverkehrs der Institutsleitung - teilweise in englischer Sprache - Strukturierte Vorbereitung, Aufbereitung und Bereitstellung von Präsentationen und Unterlagen aus unterschiedlichen Quellen in einheitlicher Form - Protokollführung bei internen Besprechungen, Abteilungssitzungen und Veranstaltungen - Koordination, Planung und Überwachung von Terminen inklusive Vor - und Nachbereitung aller relevanten Unterlagen - Selbstständige Organisation und Abwicklung von Dienstreisen: Terminkoordination, Buchungen, Erstellung von Reiseplänen sowie Reisekostenabrechnung - Betreuung des Besuchermanagements inklusive Empfang und professionelle Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern - Erstellung und Pflege von Projektübersichten (z. B. in Tabellenform oder als Mindmaps) zur strukturierten Informationsaufbereitung - Was wir bieten - Unbefristeter Arbeitsvertrag - Tarifgehalt + Jahressonderzahlungen - Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten für eine ausgewogene Work-Life-Balance - Spannende Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten im Umfeld eines OEM der Sportwagenwelt - Prämienzahlung "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" - Zugang zu den hidden champions der Region - Dauerhafte Betreuung sowie kurze Kommunikationswege - Einfacher und persönlicher Bewerbungsprozess - Kontakt **Maria Occhiuzzi** Recruiting