Assistenz Der Ressortleitung

**Arbeitszeit**

**Stellenbewertung**

**Homeoffice**

**Bewerbungsfrist**
- 41/39 Std., Teilzeit möglich, unbefristet- A 8 / EG 8- stundenweise möglich nach Absprache- 30.10.2024 - 27.11.2024Als Ressortleitung Kinder, Jugend und Familie - Jugendamt (208) suche ich eine Vorzimmerkraft, die mir hilft, den vielseitigen Arbeitsalltag bei der Leitung des Wuppertaler Jugendamtes zu organisieren. Für die Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen brauche ich eine verlässliche Assistenz. Das Jugendamt beschäftigt sich mit allen Fragen rund um Hilfen für Familien, das gelingende Aufwachsen von Kindern, die Sicherung und Förderung des Kinderschutzes und die gesellschaftliche Mitwirkung und Teilhabe von Jugendlichen.
Als Vorzimmerkraft sind Sie für alle Anliegen von Familien, Kindern und Jugendlichen, Jugendamtsmitarbeiter*innen, Kollegen*innen anderer Dienststellen und Partnerorganisationen, die sich an mich als Leitung des Jugendamtes wenden möchten, die erste Ansprechpartnerin.
Sie informieren mich über die Anliegen, verweisen an zuständige Stellen, wenn sich das Anliegen an Andere richtet.
Ein wichtiger Aufgabenbereich ist zu dem die Verwaltung von Drittmitteln für Projekte. Hier arbeiten Sie sachlich ebenfalls eng mit mir wie auch mit anderen Stabstellen, Fachbereichen und dem Finanzmanagement des Jugendamtes zusammen.
- **Jetzt hier bewerben**

**Ihr Profil**

Wen suchen wir?

**Wenn Sie**
- die Befähigung für die Laufbahngruppe 1. 2. Einstiegsamt **oder**:

- eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte*n **oder**:

- einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I **oder**:

- einen der nachfolgend aufgeführten Berufsabschlüsse (diese Personen erhalten eine Verpflichtung zur Teilnahme am Basislehrgang):

- Bankkaufleute
- Bürokaufleute
- Kaufleute für Büromanagement
- Industriekaufleute
- Kaufleute für Bürokommunikation
- Notarfachangestellte*r
- Rechtsanwaltsfachangestellte*r
- Sozialversicherungsfachangestellte*r **oder**
- einen der nachfolgend aufgeführten Berufsabschlüsse (diese Personen erhalten keine Verpflichtung zur Teilnahme am Basislehrgang):

- Kaufleute für Büromanagement mit der Fachrichtung „Verwaltung“ oder „Verwaltung und Recht“
- kirchliche Verwaltungsprüfung (mD)
- Bankkaufleute mit einer Prüfung an einer Sparkassenschule

**sowie**
- Erfahrungen in der Verwaltung,
- Erfahrung in der Beratung von Bürger*innen und
- Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit MS Office,

**mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung**

**Wir freuen uns, wenn Sie außerdem über folgende Kompetenzen verfügen**:

- Erfahrung in der Projektverwaltung
- Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken, Fachanwendungen
- Mehrsprachigkeit
- ausgeprägtes Organisationsvermögen
- Fähigkeit zur Selbstorganisation und strukturiertem Arbeiten
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- hohe Vertrauenswürdigkeit
- Bereitschaft, sich neue Kenntnisse anzueignen

**Tätigkeitsprofil**

Welche Kernaufgaben erwarten Sie?
- Organisation, Vor
- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen, Veranstaltungen, Protokollierung
- Bearbeitung des Posteingangs, Klärung von Zuständigkeiten über Gedok, Meso, WiKi, Weiterleitung von Informationen und Meldungen zur Kindeswohlgefährdung
- Urlaubs
- und Krankenbearbeitung
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erstellen von Vorlagen und Präsentationsmaterialien
- laufende Projektverwaltung, Aufarbeitung von Förderrichtlinien, Erstellen von Projektabrechnungen, Beleglisten und Verwendungsnachweisen, ggfs. Bedienen von Fachanwendungen/Förderportalen wie z.B. ZUWES, ABBA, Zeus

**Was bieten wir Ihnen?**

Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 8 TVÖD bzw. Besoldungsgruppe A 8 LBesG bewertet und unbefristet zu besetzen. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die mit Teilzeitkräften besetzt werden kann, wenn die gesamte Wochenarbeitszeit abgedeckt wird.

Wir bieten Ihnen eine interne Einarbeitung durch verschiedene Mitarbeiter*innen von den Stabstellen und des Ressortmanagements. Wir haben eine gleitende Arbeitszeit, in der Sie flexibel Ihre Arbeitszeit gestalten können, soweit dies die Aufgabenstellung nicht beeinträchtigt. Gleiches gilt für die Ermöglichung von Homeoffice. Hierfür erhalten Sie auch eine entsprechend digitale Ausstattung.
Es gibt interne und externe Qualifizierungsangebote.

Zusammen mit EAP Assist bietet die Stadtverwaltung Wuppertal allen Mitarbeitenden und ihren unmittelbaren Familienangehörigen rund um die Uhr individuelle Beratungsleistungen in allen Lebenslagen an. Dies umfasst Hilfe bei Fragen und Problemen aus den Bereichen Gesundheit, Krankheit, Arbeit und Familie sowie sozialen Fragestellungen.

Mit einer betrieblichen Altersvorsorge sorgen wir auch über das Renteneintrittsalter hinaus für unsere Beschäftigten.

Die Stadtverwaltung Wuppertal gehört übrigens zu den ersten, wenigen Städten in Deutschland, die Ihren Auszubildenden und Ausbilder*innen ein